浅谈工程档案的整理保存与应用

杨阳

【摘要】做好建筑工程档案管理工作，整理保存好建筑工程档案，合理开发应用建筑工程档案，对于继承我国传统建筑文化，提高建筑工程质量，促进我国建筑行业的发展，有着积极的推动作用。本文对建筑工程档案的整理、保存与应用进行了粗浅论述，作为一种宣传交流，希望能为建筑工程档案管理的发展做出一点贡献。

【关键词】工程档案；整理；保存；应用

建筑工程档案是建筑工程建设的重要组成部分，是建筑工程历史的记载。做好建筑工程档案管理工作，整理保存好建筑工程档案，合理开发应用建筑工程档案，对于继承我国传统建筑文化，提高建筑工程质量，促进我国建筑行业的发展，有着积极的推动作用。然而由于多种原因，建筑工程档案的整理与保存存在种种不如人意的问题，工程档案的应用也达不到最佳效果，究其原因，除了部分建筑单位和工程施工领导片面追求经济效益和施工速度，不重视工程档案管理原因外，另一主要原因是多数基层建筑施工单位对于建筑工程档案管理知识学习宣传不够深入，工程资料管理员对建筑工程档案的整理、保存、应用的规范、程序、标准和操作缺乏全面的掌握，在实践中不能全面落实。基于这一考虑，本文就建筑工程档案的整理、保存与应用进行粗浅论述，作为一种宣传交流，希望能为建筑工程档案管理的发展做出一点贡献。

一、建筑工程施工档案的收集整理范围

建筑工程，无论是房地产、冶金、矿山、大坝、桥梁、隧道等，其共同特点是投资大、工期长、图纸资料多、国家审批项目多而繁杂，因此无论在工程项目立项、审批、施工、竣工、使用、维修各个环节都会产生大量文件、图纸和资料，数量繁多，品种复杂。这就是建筑工程档案的基础。作为工程档案整理保存不是不分轻重全部收集，而是要视其价值和重要程度有所选择，即要确定一个收集整理范围。主要包括施工前期的准备资料、施工过程中产生的文件材料和项目竣工验收过程中的所有文档资料。项目施工前的准备资料主要包括工程建设项目建议书、规划许可证、开工审批表、招标文件、设计图纸等；施工过程中产生的文件资料主要包括设计变更、工程质量检测报告、工程定位测量等资料；竣工验收过程中产生的文档资料包括项目竣工图、工程竣工验收报告等。在明确了项目施工档案的收集整理范围后，严格按照范围要求完成档案收集整理。

二、建筑工程施工档案的收集整理与保存方法

（一）分工负责，归口管理。各建筑工程施工组织要设立专项资料信息管理部门，负责建筑工程施工前期后期，施工组织内外所有资料信息的收集、发放、管理和回收保存，信息管理部门要设专职资料员岗位，负责具体资料管理工作。工程档案资料在施工组织内部实现归口管理，使所有的文件资料只有一个进出口通道，从而在组织上保证项目文件资料的有效管理。在档案资料制作、报批、使用、上报归档方面，实行分工负责制。工程前期准备资料（包括各种许可证、开发报建、招投标资料等），由各职能部门直接向信息管理部门上报归档。 工程监理资料，主要由监理单位负责制作并归档。工程施工资料，主要由施工作业部门进行具体制作、收集、整理，并在每项分部工程完成后，统一移交信息管理部门。工程竣工验收资料，由施工作业部门进行验收资料编制、收集、汇总、上报归档。工程结算资料，主要由施工作业部门及承包单位，按工程结算目录进行收集整理，提交给预决算部门，由预决算部门在結算完毕后，向信息管理部門归档。

（二）遵守规范，保证质量。收集整理建筑工程档案要严格遵守中华人民共和国《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）各项要求标准。按照归档范围、保管年限、组卷排列、案卷编目、案卷装订等要求执行，确保档案整理、保存质量。如竣工图的组卷要做到：1.竣工图不装订，按照国家标准《技术制图复制图的折叠方法》中表一的方法折叠（即采用手风琴式折叠，白边裁掉），折叠成4号图纸（297×210mm）规格，图面朝里，图签要外露。2.竣工图按单体工程排列，并按单体内的专业组卷。以此为例，其他不一一赘述。

（三）科学存储，安全长效。建筑工程是百年大计，我国对工程设计、建设质量实行终身责任制。为此要求作为建筑工程历史记录的工程档案的存储，必须经得起时间和岁月的考验，这是工程建设单位的责任和义务。为此，各建设施工单位要适当投入，配备档案保管设备，确保所有建筑工程档案资料在上交本地区档案馆之前完整无损，需本单位保存的资料安全长效。同时要配备专门档案资料室和现代化保存设备，做到防潮、防霉、防火、防盗、防辐射。对于重要且符合数字化转换条件的档案资料，要及时通过电子数码技术转换为数字档案，以利于增大存储量和快捷查询应用。

三、建筑工程施工档案的开发应用

档案开发应用是档案整理存储的主要目的之一，建筑工程档案应用主要表现在以下四个方面：1.为项目工程建设的论证、决策、设计、监理和施工提供重要的信息和科学依据。为建筑业的科学发展，中国传统建筑文化的继承提供经验。2.作为工程建设活动的真实记录，为本项工程的建设管理、交工验收、使用、改建、维修等提供重要的依据。3.通过档案记载，总结发现以往建设施工中的经验教训，为今后的建设施工提供经验和教训，对于不断提高施工质量，提高施工效率具有积极的意义。4.在施工技术方面，通过对档案记载的施工技术不断改进、提高，产生本企业自己的技术标准，有利于本企业技术人员从中获得实际经验，减少技术培训时间和培训成本。

四、结束语

以上是本人对建筑工程档案整理保存与应用的粗浅认识，难免存在片面性与问题，敬请同行给予批评指正。

【参考文献】

[1]李宇.建筑工程施工档案管理主要问题与加强措施[J].学术堂，2015-04-21.

[2]张扬.绿化工程档案的收集整理及其应用[R].城市规划论文，2012-08-16.