浅析医院会议资料档案管理的问题及对策

张令法　马启勇　胡旭光

【摘要】会议档案资料的整理与归档是一项烦琐而又复杂的工作，如何能够以最大的时效处理好各项档案资料的归档工作，是非常重要的。一方面医院档案的价值日益提高，有利于日后的查证和帮助，另一方面，会议档案的管理存在着管理意识淡薄，管理方法落后等现象，无法与日益发展的医院管理齐头并进，面对新的信息需求，档案工作的必须要严格管理，科学管理，力求信息化，确保会议资料的有效保存与利用。

【关键词】医院会议；资料；档案管理

一、会议档案资料主要存在的问题

（一）认识不足，重视程度不够。作为一所三级甲等综合医院，每一个细节都关乎着医院的工作实效，因此，能够将每次会议中的资料进行归档管理，是医院管理工作中的凭据，是医学科学研究的基础，是医院进行宣传教育的生动资料。而有些时候，领导只重视会议的成效，而没有关注会后对会议资料的保存和归档工作。医院的人才们也对档案的认识不足，忽略了档案资料的历史性，而这部分恰恰是医院工作的延续和发展，他们大都重实践，轻理论，而这些会议资料，却恰恰是实践工作的导向。

（二）制度不健全，信息化不流畅。对于会议资料的归档工作，没有设立健全的档案管理制度，使得会议资料的归档工作出现很多纰漏，这是档案工作没有得到较好实施的重要原因。档案借阅制度的不严密，会议档案的借阅随意性很强，没有经过严密的制度化管理，随借随走，借阅记录不完善，使得很多宝贵的会议资料丢失。

（三）档案资料管理方法不规范，不到位。很多会议资料，开完会以后便没有按照正规的保存档案的标准进行统一的归类和整理，而是随便放入一个文件夹，或者一个档案盒，也没有放置在统一指定的地方，时间一长，便有可能找不到了。

（四）档案成了摆设品，实用率低。每次会议中各种资料，及时整理归档后，但却很少能够成为每个科室及人员的实用资料，在做每一项工作时，开每一项会议时，很少有人借阅以前的会议档案资料作为每次开会的准备材料和依据。

二、针对出现的问题，就会议档案管理工作提出几点建议

（一）加强领导的重视，提升档案管理人员的水平。档案管理工作是医院管理工作的一部分，是提高医院工作质量和工作效率的必要条件，领导的重视对档案工作起着重要的作用，领导应从思想上重视档案工作的宝贵性，选取工作责任心强，对工作认真负责的人，对档案进行认真、负责的管理，档案工作专业性很强，要求档案管理人员要有很强的责任心，又要具有一定的档案管理水平，尤其是运用现代技术和计算机应用技术来管理档案的基本技能。由于医院的特殊性，医疗、护理、医技、管理、后勤、工程等专业种类多，如医疗又分内科、外科、妇产科、儿科、眼科、麻醉科等，对工作人员的能力有较高要求。还有不断学习法律、法规，增强其法律意识，许多课件、资料内容有患者的隐私方面，做到心中有数，切实维护档案的保密性，方便科教、医疗使用。

（二）加强医院会议档案管理的制度化、标准化。切实加强制度化管理，确立明确的档案管理制度，严格落实档案的借阅制度，做到借阅有记录、归还有督促，时限有规定。尤其科室学术会议频繁，专家授课专业性强，内容新穎，非专业人士容易混淆，必须及时归档，目录清晰。促进档案工作的实用性、安全性和规范性。

（三）加强档案信息化管理，增加档案的检索功能。信息化时代，使得档案管理也趋于信息化管理，医院科室众多的特点，如何能够第一时间将会议资料传到科室人员的手中，显得尤为重要，而信息化能解决此问题，一方面，借助院内网，设立专门的档案信息专栏，以供各个科室能够相互了解、学习，力求信息资源共享。另一方面，档案管理的信息化流程应建立在所有医院的科室中，增加其档案的检索功能，使得所有会议资料能够第一手、快速地在每一个科室查阅，方便、快捷、迅速，能夠更好地节约人力、物力，更有效率地做好其他工作。

（四）增强档案的实用性。档案要想更有意义，更有实效性，应在会议后进行有效的归档和管理，图文并茂，力求最直观、最真实地展现当时的会议内容，这样才能使得会议资料具有实效性和针对性，实用价值比较高，促进档案的借阅率。

三、总结语

医院中的会议档案资料管理是医院管理工作的重要组成部分，通过对会议档案的有效管理，能够更好地提高医院的工作效率，提高学术水平，更有利于医院管理的科学化和规范化，因此，扎实做好会议档案工作，是档案人员不可推卸的责任。