关于推进机关事业单位档案管理工作的规范化与标准化探究

陈芳

【摘要】档案的全面化、规范化管理工作主要通过完善的管理体系来实现，而档案管理工作在促进机关事业单位的高效运转上一直起着极其重要的作用。随着科技与社会经济的不断发展，推进机关事业单位档案管理工作的规范化与标准化应经成为目前机关事业单位内部管理工作的重要内容。本文就如何推进机关事业单位档案管理工作的规范化与标准化进行探讨。

【关键词】机关事业单位；档案管理；规范化；标准化

一、前言

对机关事业单位档案管理工作进行规范化与标准化是提升其综合竞争力的有效途径。一方面，推进机关事业单位档案管理工作的规范化与标准化，不仅能够促进机关事业单位的科学发展，还能在根本上提高机关事业单位工作的精细度，以避免发生决策性的失误。另一方面，机关事业单位档案管理工作的规范化与标准化对社会资源与社会力量的保存起到了一定程度的积极作用，同时能够保证机关事业单位更加有效率的开展工作，进而提高机关事业单位决策的合理性。因此，本文根据机关事业单位档案管理工作中存在的问题，并结合实际工作情况，提出几点关于推进机关事业单位档案管理工作规范化与标准化管理的意见。

二、机关事业单位档案管理工作的重要性与现状

档案管理工作对机关事业单位的重要作用主要体现在对优秀人才的发掘和员工的個人发展这两方面。人事档案是记录及发现优秀人才的重要途径，通过对员工个人档案的查询，可以清楚地對其个人素养和能力做出较为准确的判断，帮助部门领导更加客观地评价员工，并根据单位的发展情况做出合理的人员调整，提高人事的工作效率。从另一角度来看，档案管理工作对提高员工工作的积极性和工作质量也具有重要意义。随着社会的不断发展，我国机关事业单位的档案管理工作的工作量越来越大，工作难度越来越高，传统档案管理方式已经无法适应复杂的现代化管理环境，只有持续推进机关事业单位档案管理工作的规范化与标准化，才能保障机关事业单位的健康、稳定发展。

三、机关事业单位档案管理工作中的主要问题

（一）档案管理的方式过于落后。目前，许多机关事业单位在进行档案管理工作时，仍然采用传统的以纸质档案为主的管理方法，需要查询档案时，要先前往特定的地点，查阅过程耗费的时间由几个小时到几天不等，而且纸质资料非常容易发生丢失、破损等意外情况，造成档案资料的残缺不全，这种管理方法不但耗时耗力，还会增加管理部门的工作负担，影响工作效率，并且为相关的查阅工作增加难度。

（二）缺乏完善的档案管理体系。尽管许多机关事业单位会安排专业的部门或人员负责档案管理工作，但由于缺少完善的档案管理体系，致使档案管理工作的效果差强人意，工作效率低下，档案信息错乱、信息录入不完整等情况时常发生。在缺乏完善的档案管理工作体系的情况之下，档案管理人员的相关理论知识会比较匮乏，档案管理工作的工作效率难以保证。

（三）对档案管理工作的重视程度不够高。目前，无论社会大众或是档案管理的相关工作人员，对档案管理工作的意义与重要性均缺乏正确的认知。一方面，单位领导层对档案管理工作过于轻视，未能意识到档案管理工作对机关事业单位的运转的重要意义，在档案管理工作上投入的力度不够大；另一方面，档案管理工作受到机关单位工作方式的影响，一直处于基层位置，这种情况直接导致机关事业单位档案管理工作的信息化水平过低，使档案管理工作流于表面，对促进档案管理工作的规范化与标准化极为不利。

四、提高机关事业单位档案管理工作规范化与标准化的措施

（一）升级管理方式。在档案的管理工作中应充分利用现代化的信息保存方式，这种方式不仅能够储存文字资料，还能够储存照片、录像等数据，工作效率是传统管理方式无法比拟的。这种存储方式不仅管理方便，查阅起来也更加直观且省时省力。

（二）完善档案管理制度。首先，机关事业单位要根据自身发展的情况，在单位内部各个部门的配合下，对档案管理制度进行完善，合理的划分各岗位人员的职责，要求档案管理工作的相关人员严格按照制度执行工作。其次，提高单位内部人员对档案管理工作的重视程度，尤其是档案管理工作的相关人员。通过完善的档案管理制度，对档案管理工作人员进行岗前培训，在一定程度上，增强管理人员的专业素质，保证档案管理工作趋于规范化与标准化。

（三）增强档案意识。运用先进的信息传播手段与媒体工具，大力宣传档案管理工作对于机关单位运行与员工个人发展的重要意义，提高相关人员的档案意识，真正地将档案管理工作重视起来，以促进档案管理工作的规范化与标准化。

五、结论

综上所述，机关事业单位的档案管理工作对单位自身的发展运营和员工个人的职业生涯规划均有着极其重要的作用。本文在详细阐述机关事业单位档案管理工作现状与重要意义的基础之上，针对档案管理工作存在的主要问题，提出了几点参考意见，希望对相关人员的研究工作提供些许参考价值。

【参考文献】

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