浅谈加强人社局档案管理的举措

杨虹莹

摘要：人社局需要对我国国民的就业活动负责，通过合理地调动人力资源可以有效地解决国民就业问题，使其能够顺利地进入到处于运作状态的社会系统之中。而在人社局的工作之中，管理人事方面的档案非常重要，通过优化管理人事档案可以使人事信息被更为完整地保存好，而随着人事档案的内容被逐渐丰富，管理工作的开展也被提升。人社局之中负责管理人事档案的工作者需要通过改变管理方法来有效地加强档案管理工作的开展效果，本文对优化人社局档案管理工作的可行举措加以研究。

关键词：人社局；档案管理；举措；加强方法

就业是解决现代人生计困难的最好方法，而在大部分人的就业活动之中，人社局发挥出作用不容小觑，人社局负责的日常工作主要围绕社会保障与人力资源两个方面展开。在管理人力资源以及处理就业问题时，需要应用到人力资源的档案，通过加深对人力资源信息的了解，可以帮助管理人员做出更为合理的就业方案，面对不断出现变动的就业形势，人力资源出现了变动，其档案内容被扩充，因此管理人员在管理档案期间使用的管理方法也需要有所变化，本文对能够切实加强对人力资源档案管理效果的有效举措进行分析。

1 现有管理问题

档案是对各种人类行为活动的记录，具有一定的价值和意义，并且档案是对各种人类活动的记录的整理和总结。档案的管理工作是非常重要的，尤其是人力资源与社会保障局的档案管理工作。但当前人力资源与社会保障局档案管理工作中存在着一些问题。在全球都已经步入了信息化时代环境下，人力资源与社会保障局的档案的储存和处理方式还没有完全的得到进步。

1.1 信息交互问题

由于当前的人力资源与社会保障局在处理档案的时候没有大量的使用现代化技术，导致人力资源与社会保障局的档案信息和与之相关的部门的信息交互并不同步。造成这种现象的主要原因是现代化档案管理技术在人力资源与社会保障局并不受到重视，对这部分的资金投入远远不足。由于严重缺乏资金投入致使工作人员的工作效率并不高，人工录入档案信息会导致信息交互出现时间差。由于缺乏相当的资金投入致使人力资源与社会保障局档案管理部门的信息化程度过低是信息交互不同步的主要原因。由于信息交互不同步会导致相关单位在调取有关档案时出现错误信息，所以对于这个问题要给予高度的重视。

1.2 档案处理效率不高

人力资源与社会保障局在档案处理工作中效率普遍不高，其主因是管理不到位和工作人员专业素质不过关。管理不到位主要体现在管理的方法和思想上不够先进。在当前的社会形势下人力资源与社会保障局档案管理还在沿用已经过时的管理方法，导致人力资源与社会保障局档案处理效率低下。在管理思想上本位主义严重，墨守成规不知变通也是导致档案处理效率低下的原因。在档案管理工作中使用了部分兼职工作人员，部分工作人员专业素质不能达到要求，不了解档案管理工作的具体流程，甚至不能合理的对档案进行分类，严重的影响了人力资源与社会保障局的档案管理工作。

1.3 制度方面存在的问题

在人力资源与社会保障局中由于部分工作人员对于档案的重要性没有足够的认识，致使其在对档案管理的时候不能正确的对有关档案进行处理。这种情况的出现主要是因为在人力资源与社会保障局中并没有针对档案管理制定出相应的管理制度以及处罚措施。一旦没有一个严格执行的管理制度就会导致人力资源与社会保障局的档案管理工作因为认为因素出现重大失误，对某些人事造成严重的影响。

2 加强认识档案管理效果的有效举措

随着我国经济社会的不断发展，人们对于档案管理的要求越来越高，人力资源与社会保障局应该紧跟时代的脚步对档案管理工作中出现的问题进行处理。对档案管理中存在的处理效率﹑信息交互﹑制度不完善等问题采取针对性的举措，增强工作人员的档案处理能力﹑大力普及信息化数据处理﹑建立健全完整的档案管理制度。只有加强对档案管理工作的重视才能更好的满足人们对于档案管理工作的日益增加的要求。

2.1 完善人事档案管理基本制度

档案管理工作需要一个完善的管理制度，并依制度对相关工作人员进行规范，一旦发现其行为不符合相关规定就可以根据管理办法对涉事人员进行处理。在管理制度中还要对责任进行明确的划分，力争将责任落实到每一位工作人员身上，这样可以保证在问责的时候明确负责人。管理制度不仅对人的行为和责任人进行规范，还要对档案的状态进行严格规范。对档案状态进行规范后可以明确人力资源与社会保障局中的每一份档案的所属状态，档案借出﹑入藏﹑销毁等。在档案管理制度实行之后，各级工作人员都应该严格遵守，不要让制度形同虚设。这样就完全的违背了建立档案管理制度的宗旨。

2.2 优化数据处理技术

面对数量与内容均有所增加的人事档案，管理人员必须要应用全新的数据处理技术，加快档案处理速度。

信息化处理工作方式可以使工作人员的工作效率大大的提高。相关责任人对于信息化的重视程度要提高，加大对档案信息化设备的资金投入。在人力资源与社会保障局档案管理工作中使用信息化设备可以使档案资料的存储更加的方便，同时也可以提高事件检索速度。使用档案信息化设备可以降低人力资源与社会保障局相关档案管理人员的工作强度，同时使得档案的管理更加的趋近于标准化和规范化，要对档案管理工作人员进行相关的培训。使用档案信息化设备不仅可以提高工作效率，降低工作强度，还可以加强各单位间的信息交互，避免了因为信息交互问题而产生的不良后果，具有着重要的意义。

2.3 进一步提升档案管理人员的管理水平

除了做好基础性的制度完善与技术革新工作之外，管理人员还要在档案管理过程中通过学习来提升自己的管理能力，学习新型管理技术与档案管理理念，改变自己长期使用的低效率的档案管理方法，培训工作必须要全面展开，不能只从工作能力一个方面开展，人事档案管理者还要改变自己的工作態度，明确人事档案在国民就业环节中的重要性。人社局也可以将科学的奖惩制度引入到工作人员培养方案之中，对管理人员加以考核，以此来保障管理人员可以以较好的工作态度投入到人事管理过程中。

相关领导要加大对档案管理的重视程度，加强对于档案处理工作的管理工作，时刻对该工作进行监督和检查，这样可以在无形中增加相关工作人员对于档案管理的重视程度。相关的负责人也要端正对档案管理工作的态度，要清楚的认识到档案管理工作的重要意义，从而提高相关工作人员的档案处理能力。

3 结束语

人社局之中的工作人员的工作内容复杂，除了一些社会保障性事务之外，其还需要对就业相关事宜有效处理。而在选用科学的方法来处理人事档案时，工作人员必须要先找出人事档案存在的几个方面的新变化，借此来了解全新的管理问题，从信息交互处理工作、管理效率以及制度等几个方面来改变人事档案的管理现状，将更好的档案服务提供给各个档案拥有者。总之人社局的工作人员要继续革新信息化的档案管理技术，满足更多的档案管理要去，将更为优质的人事档案服务提供出来，进一步改善我国的不良就业现状。

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