浅谈照片档案的收集与整理

陈菲菲

摘要：档案管理工作之所以具有相对较高的专业性要求，不仅仅是因为档案材料的数量繁多，从档案材料的类型来看，档案材料种类丰富，从存在形式来看，包括电子档案与纸质档案，从档案的内容来看，可以将其划分为物品档案、人事档案、活动档案等。而照片档案是当前极为重要的档案材料，其存在价值并不低于文字型的档案材料。照片档案的获取难度比较高，其载体为感光材料，管理人员需要根据保存需要，收集照片档案，同时还要做好整理图片档案的工作，本文主要介绍收集以及整理现代照片档案的方法。

关键词：照片档案；收集方法；整理方法；档案管理

档案材料在社会发展中一直具有独特的作用，其最重要的价值就是记录过去的信息，同时一些档案材料还具有历史性价值。照相技术问世之后，照片档案被添加到现代档案系统中，相比单纯的文字型档案，照片档案的更具直观性，虽然照片档案具有极高的价值，但是收集照片档案的工作却更具难度，而在电力档案管理模式被添加到档案管理系统之中后，照片档案的获取难度降低，但是收集人员仍旧需要面对一些照片档案带来的收集问题，本文重点研究针对照片档案开展的收集工作以及整理工作。

1 收集以及整理照片档案工作开展现状

1.1 信息管理部门没有发挥作用

档案信息管理部门在档案收集工作中的主体地位受到严重的威胁。因为照片信息是有专门的部门负责，一般是由宣传部门和文化部门加以拍摄，并且照片出现之后主要是在相关的单位中展开一些公务性活动。因此，对于档案信息部门来说，这些行为对照片资料的收集和整理产生一些巨大的阻碍作用，极难对整个照片资料展开有效的管理和控制，无法有效的对文字档案进行管理，从而导致整个档案管理部门工作效率低下，不利于未来工作的开展。

1.2 照片档案本身存在的问题

照片具体数量难以掌握。这在实际的工作中极为常见，在同一活动中会有多种活动负责人进行照片的拍摄，并且在同一时间或者不同时间将照片上交给档案部门，这就容易带来信息的混乱和自扰。另外，因为照片具有版权的属性，从而使得档案资料管理中有许多版权费的限制，使得档案管理部门无法更好的进行照片收集和整理的工作。

照片档案资料中存在着分散特性。对于档案管理部门来说，一般只负责所有部门上交的照片收集和整理，进而进行档案的确立。但是因为单位部门十分的分散，并且无法主动地展开照片收集工作，从而只能守株待兔的等待照片的上交，极难发挥整个档案管理部门工作的主动特性。

1.3 技术性问题

拍摄技术给档案管理工作带来了许多新的问题，主要表现在现阶段我国图片档案主要是数码照片的形式，而传统的我国图片都是对胶卷冲印的图片。着不同种类的照片之中存在的信息传输工作存在着混乱，从而不利于档案的标准化管理。照片整体的比例失调，并且覆盖面窄。现代照片资料的内容十分单一，多数反映的是当前领导的各种工作之中，而很少有反映现阶段我国一线工作人员面貌的图片资料。多为重要性内容的图片资料，而反映重要事件的照片资料极少。另外，照片并不能真正表现出整个单位的优秀面貌，从而使得照片缺乏必要的利用價值。

1.4 照片档案欠缺完整性

缺乏文字说明解释。照片档案管理标准中涉及到照片信息的解释和说明，然而现阶段我国档案管理工作中的各种历史照片档案，缺乏必要的文字解释说明，使得整个照片档案价值大打折扣。

1.5 保管问题分析

照片档案安全保管中存在着问题。现阶段我国照片档案一般是附属在整个纸质档案的后面，并且因为档案用力具有一定的特殊性，并且存在着许多特殊的内容，从而使得整个资料中存在着许多元素，容易对整个档案中照片产生一定的腐蚀性，从而不利于照片资料的保管。

2 合理的收集照片档案的方法

2.1 增强对于照片档案价值的宣传力度

负责管理照片档案的人员可以通过宣传来对企业其他的工作部门忽视照片档案价值的问题进行解决，使企业工作人员可以重视照片档案，随着拍照技术逐渐发达，人们可以通过手中的移动设备随时拍照，而对于照片档案的重视度也在降低，而管理人员有义务向企业员工传达出照片档案作为重要档案材料具有的重要性，在所有员工都能有意识地重视照片档案的同时，也要使其能够按照一定的标准拍摄出标准、可用照片档案。管理人员自身也要重视照片档案，更加负责认真地完成管理照片档案的工作任务。

2.2 增加档案收集方法

为了更为全面地获取照片档案，管理人员需要借助档案科技的力量看来改进并增加收集档案的方法，从更多的渠道来获取照片档案，原有的照片档案收集工作只需要收集实体化的照片档案即可，而在电子档案进入到档案系统之后，管理人员要借助可靠的方法来完成电子照片档案的收集工作，在收集环节中，管理人员可以对其进行编辑，将格式统一的照片档案提供给整理人员，减轻其档案管理负担。为了获取更具有价值的照片档案，收集人员可以采用有偿的方式扩大照片档案的收集范围，在获取一手照片的同时，还可以积极获取翻拍照片，使照片档案更具清晰度。

2.3 完善收集制度

建立健全照片档案管理制度。一是要制定《照片档案管理制度》，将照片档案材料的归档范围、照片档案的收集、整理、归档、移交、借阅、鉴定、销毁等工作环节纳入此制度中，建立照片档案专兼职档案员管理网络和工作职责，以文件形式下发，举办照片档案业务培训班，严格按照制度执行，通过一系列相关制度的出台、培训的实施，使照片档案的管理工作得到规范有序地推行，从而实现照片档案的科学管理。

3 可行的整理照片档案的方法

3.1 优化照片档案的管理模式

在管理方面，应严格制定管理要求，改变管理模式如，档案工作人员应采用新的管理模式，改变照片附属地位，把照片档案按照事件发生顺序进行集中排列管理；对电子照片档案与相关说明要素有杨结合，使照片属性能够自动提取，推动照片档案的利用工作；对照片进行缠上时，建立电子计算机检索系统，建立网上服务平台，形成系统的电子照片档案库，等等。

3.2 改进照片档案的存放环境

在技术方面应做好管理和技术更新照片档案与其他档案相比，其保管的要求更高一些，如，应在人库前对照片和底片进行严格检查，把好照片档案人库关；对已存档的照片档案进行定期检查，避免照片发生霉变、卷曲现象；保持档案库适宜的温度和湿度，做了防尘、防潮、防火工作；对档案中的照片进行翻拍备份并集中保管，等等。

4 结束语

照片档案与文字档案不仅仅存在着外在形式上的差异，两种档案在收集与整理两个管理环节时采用的方法不同。因此对于照片档案不了解或者欠缺照片档案管理工作经验的工作人员会出现一些整理或者收集照片档案的工作问题，本文先对照片档案管理问题一一列举，而后又分别给出了合适的收集方法以及整理方法。工作人员需要处理好照片档案的分散性问题，实现统一收集，在整理照片档案时，可以按照固定的标准来给照片档案分类，在规范科学的管理体系之中管理照片档案可以高效解决管理问题，管理人员还需要研读并熟记相关的照片型档案管理制度，规范化管理照片档案。

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