浅谈OA办公自动化在我院工作中的应用

阮晨

摘要：近年来，隨着信息化技术的广泛应用，传统的办公模式已经不能满足医院的日常办公需求，有必要通过一个高效、统一的办公平台，采用科学的管理方法，开启无纸化、规范化的管理模式，提供辅助决策手段，全面创建节约型医院，实现高效率高质量的办公。

关键词：OA办公自动化；医院管理；应用

现如今，快速的科学技术发展推动着医疗服务要求的不断提高，加上医疗体制改革的深入开展，卫生信息化建设是卫生行业在现代化背景下的必然选择，网络经济的发展带动了市场经济模式从销售型经济模式转变为服务性经济模式，行政办公的方式也在发生着变革，国家卫生部发布的《全国卫生信息化发展规划纲要（2003-2010年）》中就提出“建成中央、省、地市三级卫生行政部门电子政务系统，逐步实现办公自动化、信息交换和资源共享，提高办事效率和管理水平，加强电子政务建设”的客观要求，医院办公OA系统在医院信息化管理中的重要作用日趋显现。笔者所在的安徽省立医院集团是一所集医疗、教学、科研、预防、保健、康复、急救为一体的省级大型三级甲等综合性医院，医院现由总院、南区（安徽省心脑血管医院）、西区（安徽省肿瘤医院）、感染病院（合肥市传染病医院）和微创医学中心组成。在院领导和各部分的大力支持下，于2012年9月集团引进医院OA协同办公系统，开启无纸化、规范化的管理模式，全面提升医院集团的管理效率。

1简述oA办公自动化系统

OA办公自动化是一种将计算机网络和现代化办公相结合的新型办公模式，OA系统的英文全称为：Office Automation Sys-tem，意为办公自动化系统。传统的办公方式需要耗费大量的时间和人力取处理那些繁杂、重复的工作，而且难免会有差错和延时。比如你手头上有份文件，需要科室负责人及各层领导审批签字，有时候领导出去开会不在医院，或者在外地出差几天，这份文件就会积压很长时间得不到处理，久了甚至会丢失这份文件，这样不仅费时，更会耽误重要紧急的工作，而OA办公自动化系统，会利用另一种办公方式而解决这一头疼的问题。我们不用为一份文件而左右奔波找人签字，只需在电脑前轻轻一点，就能自动发送到文件审批流程的相关人员那里，借助办公OA平台，提高办事效率，节省资源，实现轻办公。

2在医院推行OA办公系统的必要性

安徽省立医院集团内部人员众多，平时工作中涉及的人员、科室、业务、通知、事务等信息多而复杂，如何利用信息技术来全面改造医院办公方式，优化资源配置，增强协同办公能力，提高行政办事效率，实现办公自动化，成为十分迫切的任务。安徽省立医院前身为合肥基督医院，始建于1898年，历经风雨洗礼，是一家具有100多年历史的三级甲等综合性医院，随着近几年集团医院的相继建立，多个分院区也融入到省医这个大集体中来，形成了庞大的职工人群和繁杂的业务体系，层次架构复杂，包括医疗、护理、医技、门诊、行政及后勤保障等，几千名职工，有些人还拥有跨院区、跨科室的多重身份，并且常有变动，如果再沿用以往的传统办公方式，会存在许多弊端，比如：1）人工审批程序繁琐，难免会有疏忽和遗漏，延误工作；2）院内制度不能得到及时的贯彻和执行；3）工作流程的进度不方便掌握；（4）多院区信息孤岛、资源孤岛；5）大批的物力费用造成医院管理成本的上升和浪费。传统的办公方式显然已经不能满足当下迅猛发展的现代化管理模式，此时，办公自动化就显得尤为重要，越来越多的实践表明医院管理必须充分利用网络和信息技术手段，运用现代的OA办公自动化系统，推行无纸化的现代管理模式，创建节约型医院，并有效利用OA办公自动化，将医院的管理体制进行复制延伸，整合各方资源，增强信息交互与共享，建立起一套统一、高效的协同办公平台是现代数字化医院办公系统的发展所趋。

3OA办公自动化系统的主要功能模块

我院OA办公自动化系统选用的是万户网络公司开发的软件，工作界面简明清晰，具有良好的易用性和扩展性，见图1，主要包含以下几个功能模块。

3.1医院首页

首先，用户登录OA进入系统后，系统会自动识别出其身份和所在的科室信息，自动匹配出该权限下所看的个性化信息，用户可以在首页上浏览医院文件、通知公告、工作通报等信息，界面友好，操作简单，使用方便。

3.2信息管理

不同的用户根据系统分配的权限可以在这个版块发布信息，目前，我院按照信息发布人群和内容的不同设置几个分类，有支部动态、院内通知、医院新闻、党纪法规等。用户可以在信息管理中获取医院最新发布的通知公告、重大事项等信息，及时了解医院动态，从而确保医院各项工作活动的快速响应。

3.3部门主页

该板块对每个科室和部门都设置了信息发布权限，各部门可以结合本部门的职能和工作实际，做好部门主页的设置维护工作，促进各部门与医院信息间的紧密衔接，也对每个部门起到宣传推广的积极作用。

3.4公文管理

公文管理支持院内及院外的收发文管理，涵盖医疗、护理、医技、行政及后勤多个层级的文件信息。发文管理适合医院在发文过程中的规范化流程使用，用户可以发符合医院发文规范的发文流程模板，经领导层层审批，最终由院办签发印发。收文管理可以实现外部收文的登记、拟办、承办、督办及反馈。所有的发文和收文都可以供全院职工阅览，使职工及时感知到医院发展的动态，是院务公开的集中体现。

3.5工作流程

为了更好的规范医院管理，让办公变得高效且便捷，按照医院各部门业务的实际情况，该板块支持多分类的工作流程申请，见图2，大致分为：通用流程类、行政管理类、人事管理类、信息管理类、医务管理类、护理管理类、门诊管理类、药事管理类等。医院职工可以根据不同的业务需求申请相应分类里的流程，使用时只需点开流程链接，填写流程中的事项，点击发送，便可直接分到流程的下一个节点，该节点的用户再审批点击发送，到下下个节点……每个工作流程都针对各个科室的职能特点，明确科室负责人、相关职能负责人、分管领导审批，每个节点处都有相应人员阅批，并且，流程发起人可以查看追踪流程的进展情况，大大提高了流程办理的效率。endprint

3.6综合办公

综合办公模块中开通了会议申请和车辆申请，用户可以提前在网上预约会议室和车辆，方便院办及车队协调资源，避免了以往来回奔走询问的麻烦，也解决了大量纸质申请带来的浪费，给平时的办公带来了便捷。

3.7内部邮件

用于医院用户之间邮件的往来，促进了日常工作的交流和沟通。

3.8个人办公

用户可以在个人办公模块里查询到本人的工资、奖金和劳务费等信息，是医院对职工人性化管理的全然体现。

3.9论坛

论坛版块设置了院务公开交流区、OA系统使用交流区、工作交流区、建言献策交流区，员工可以在此讨论并交流工作、生活中的各类问题，为员工提高了信息交流、思想沟通和问题讨论的平台，也推动了医院文化的重塑和建设。

4OA办公自动化在我院发挥的突出作用

4.1提高协同办公能力，促进多科室人员之间的协作和沟通，提高医院整体凝聚力

在OA办公平台上，医院集团内院区之间，科室成员之间沟通起来更为方便，比如内部邮件、通知公告、OA论坛都为职工提供了很好的沟通交流渠道。员工将对医院建设有价值的建议或是关心的问题通过OA平台发布，领导便可获悉，掌握到职工的思想动态，让医院领导和职工的关系变得更加密切；另外，OA办公自动化还为职工提供了一个很好的学术交流平台，职工可以就自己在平时工作中取得的经验和遇到的问题在平台上进行交流和讨论，互相学习，吸取精华，共同提高，增强医院的整体凝聚力。

4.2提高工作效率，节省医院办公成本

OA办公自动化的最显著特点之一就是无纸化办公，打破了以往耗时间低效率的办公格局，医院职工不用拿着各种文件和申请挨个科室挨个领导的跑来跑去，等着签字审批，有时遇到领导不在医院，几天出差在外的情况，文件又要积压到后面办理，长此以往，不仅耗费大量人力和纸张，而且容易造成文件的丢失和遗漏。OA办公自动化的出现，节约了大量的纸张，为职工节省了大量的工作时间，借助网络资源，办公可以在网上进行，支持移动办公，只要有台电脑、iPad或是手机，领导就可以远程处理公文，批示意见，进行日常办公事务，不用受到空间和时间的限制，明显提高了工作效率，缩短了办理时间，也在一定程度上节省了医院的办公成本。

4.3优化流程审批，培养规范意识，完善工作追踪机制

OA办公自动化系统将医院传统的纸质申请电子化，由系统管理员根据不同科室的应用需求做了个性化设置，制作了规范化的工作流程申请，对每个流程审批的节点做了严格设定。为了适应工作需要，工作流程包含串行、并行以及串并结合的三种方式，串行就是流程按序往下走，从开始节点到最后节点结束。并行方式需要多个部门一起审批才能完成某一步骤节点，比如经济合同审签流程，由某个人发起流程，到多科室会签时，需要多个职能科室的负责人共同审签，这些科室之間不存在先后顺序，只要全部审批完毕，这个节点就算结束。有时流程还可以返回上一节点，进行补充和再审，或者遇到特殊情况跳到指定节点审签。为了让用户了解到流程进度，系统还提供了流程追踪机制，发起人可以在我的在办文件里查阅到流程进行到哪一个环节，等待着什么人审批，经办人也可在在办文件里查询到经自己审批过但不是自己发起的流程进行的如何。所有流程环节在网上留痕，方便用户查阅和追踪，有效建立起一个紧密、协调、可靠、规范的工作流程管理机制，促进医院持续发展。

4.4通过信息共享，消除资源孤岛

集团医院的管理建设涉及医疗、科研、教学、行政等多个活动，这就导致医院每天大量的信息资源产生，作为信息密集型组织，医院必须寻找一个有形的载体，保证各院区数据和信息的一致性，OA办公自动化系统就能做到这些，各类通知公告、医疗报表、规范制度都可借助OA集中发布，从而保证了医院信息传达的有效性和畅通性，消除了分院区的资源孤岛现象。

5结束语

OA办公自动化系统是办公方式的一次重大变革，在日趋精细的管理理念中起到了显著效果。安徽省立医院集团自2012年底起启用OA，花了半年多的时间推行，实施效果明显，运行良好，受到用户的积极响应和肯定。OA办公自动化在我院的应用将工作人员从繁琐低效率的工作模式中解放出来，高效的处理繁多的重要事务，真正提高了工作效率，促进了成员间的相互交流，并且规范了办公流程，加强了信息共享，使信息流通更加便捷和迅速。我院将继续深入推行OA办公自动化系统，不断提高医院管理水平，创建节约型医院。endprint