档案管理原理在档案管理现代化中的运用与分析

贺迎芳

摘要：随着现代化科学技术的不断发展，传统的档案管理方式无法满足现阶段档案管理机构的要求，档案需要实现现代化管理。现代化的档案管理打破传统管理的束缚，使工作人员的工作效率更高，社会进步更快。本文就档案管理原理在档案管理中现代化的相关问题进行简要分析。

关键词：档案管理；管理原理；现代化

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1672-9129（2017）12-0169-02

Abstract： With the continuous development of modern science and technology， the traditional way of file management can not meet the requirements of the archives management organizations at the present stage， and the archives need to realize modern management. Modern file management breaks the shackles of traditional management， making staff more efficient and faster social progress. This article briefly analyzes the issues related to the modernization of file management principles in file management.

Keywords： file management； management principle； modernization

前言：

信息时代的来临，让互联网和我们的生活密不可分。档案管理是个人或组织委托档案管理机构将有效信息妥善保管的方法，使信息具有参考和记录的作用，档案管理不仅需要现代的管理技术，也需要遵守社会发展原则。不断创新管理办法，提高档案管理的效率，维护档案的安全是现代化档案管理的基本主旨。

1 档案管理原理现状

科技发展迅猛，档案管理越来越自动化、无纸化。档案管理是长期的工作且工作速度较慢，且在实际的档案管理工作过程中，展开管理对象的不同、管理对象的性质不同限制了档案管理的实际工作，社会的发展速度加快暴露了档案管理更多的不足，当今的档案管理模式有以下几点问题：

1.1 统一性差

档案管理工作的工作目的是为了按某种特定的顺序、特定的规定妥善保存文档，方便日后的查找和运用。但现在各个管理档案的部门使用的设备和系统都不相同且不互通，没有既可以检索文件又可以管理档案的系统软件，阻碍了档案管理的工作效率，限制了档案管理现代化的发展。

1.2 基础管理标准化未建立

规范化及标准化的管理是档案管理现代化的前提，但传统的纸质档案管理质量差，无法长期保存，系统软件性能低，导致档案丢失，档案自动化管理缺少统一的标准化管理，造成档案管理工作结果参差不齐。

1.3 管理人员素质需要提升

想要档案管理现代化，首先需要现代化的管理人员，对管理人员掌握的知识和技术都有较高要求，不仅仅局限于打字和基础操作。许多档案处理部门缺少档案整理能力和信息处理能力的双向人才，管理人员责任意识弱，对工作不认真，没有职业道德和良好的态度，有的连基础的现代化设备操作都不会，更谈不上档案的信息化管理了。

我国人口基数大，档案数量多，档案丢失属于常见的情况，管理人员不能做到档案的归类、整理，影响的档案质量，为日后使用档案留下隐患。

2 档案管理现代化的重要性

档案管理现代化就是指以科学管理、现代化管理为基础，运用先进的管理方法、管理模式、科学设备等科学管理档案。通过对计算机技术的合理运用，不仅提高了效率还规范了流程，对社会进步的发展提供基础。计算机的网络化和系统化可以使档案分类更准确，归档及时；在工作中，管理人员能够高效运用系統，提升管理人员的素质，让档案管理更高效[1]。

3 实现档案管理现代化的方法

3.1 加强档案管理的系统管理

在国家建设的过程中，建立档案管理现代化的工作模式是重要的，因此想要做到档案管理现在化就必须要建立一个全方位系统模式，让管理人员有据可依，遵照统一的系统管理。部门整体由每个小区域组成，需要系统管理才能发挥每一个小区域的力量。保证档案处理信息的安全性能，优化信息处理，减少实际工作出现的问题，通过建立现代化的管理的模式，实现可持续发展的档案管理，保证了信息处理的过程。

3.2 注重档案管理现代化的重要性

在传统档案管理向档案管理现代化转折的过程中，将处理信息和管理模式规范化作为工作重点。通过建立管理模式和整理档案加快社会经济的发展提供。档案管理的主要作用是根据整理档案信息，为社会发展提供信息和根据。加强档案管理的现代化，开发成熟的档案管理系统可以节省人力物力，用有限的资源发挥无限的能量。

档案管理的自动化并不是要废弃纸质档案，纸质档案和电子信息档案是现代化档案管理的两个不可缺少的部分，但纸质档案容易破损，保密性差，无法快速更新信息，由于纸质档案历史价值较高，所以先要做好纸质档案的整理，将纸质档案录入系统，确保档案无误后将纸质档案统一科学管理，做好档案室的安全工作，保证纸质档案的完整性。

3.3 外向和内向的功能结合

档案管理在系统完成管理工作时同样存在外向功能，外向功能是管理的准则之一，所以小部门在进行管理工作时，对外向功能的影响同样需要注意，保证系统的良性运行，此外，档案管理也是服务行业的一种，对群众提供个人档案管理功能，这也是档案管理机构的价值体现。管理人员代表的是档案管理机构，专业、热情的服务态度，可以提升群众的好感度，有益于档案管理机构展开后期工作[2]。

3.4 反馈与整分合原理

档案信息的反馈，实际上就是系统对信号提出传输指令，当信号输出后将原来的信号当成结果回传，可以鉴定档案管理工作是否合理，通过反馈信息，可以进一步的改善档案工作的不足，不断收集反馈信息使档案管理系统越来越完善。

档案管理的高效工作离不开对整体工作规划的合理安排，在整体规划的基础上，将整体分解为每个小区域，明确分工小区域职能，整合结果后得到高效的档案管理工作，就是整分合原理，例如，档案室-档案馆-档案系统。为了能最大限度的发挥档案部门的最大能力，各级别档案管理部门需要制定周期工作小目标，随着小目标的不断实现，才能够实现整个档案管理系统自动化的大目标。

4 结论：

综上所述，档案管理是科学发展的基石。档案管理对于个人和企业都有着重要的意义，通过建设规范、自动化的档案管理系统，解决档案管理的不足，在工作中运用计算机不断创新，使档案系统更加系统化，保证档案的安心、安全，为国家发展贡献出自己的一份力量。

参考文献：

[1]张建芳.浅谈档案管理原理在档案管理现代化中应用[J].管理纵横，2016，02：102.

[2]王树云.档案管理原理在档案管理现代化中应用的分析[J].管理论坛，2015，03：136.