高校学生成绩、学历证明翻译工作分析

沈牡丹 范智新

（华中科技大学档案馆 武汉 430074）

高校学生成绩、学历证明翻译工作分析

沈牡丹 范智新

（华中科技大学档案馆 武汉 430074）

随着我国国际合作交流的发展和人们学习观念的改变，近年来，出国留学的人数不断攀升。高校档案馆提供学生成绩翻译、学历证明翻译逐渐成为一项重要的档案服务利用工作。基于对华中科技大学档案馆2013—2015年办理出国留学材料统计数据的研究，从需求分析、数据构成、关键环节三个方面，对高校学生成绩、学历证明翻译工作进行了分析和探讨。

高校 留学 学历证明 成绩翻译

根据教育部统计数据显示：从1978年到2015年底，我国各类出国留学人员累计达404.21万人。2013年我国出国留学总人数为41.39万人，2014年为45.98万人，2015年为52.37万人。以2015年为例，出国留学人员的构成为：国家公派2.59万人，单位公派1.60万人，自费留学48.18万人。由以上数据可以发现，随着我国国际合作交流的发展和人们学习观念的改变，近年来，选择到国外留学的人数不断攀升。

在申请出国留学过程中，英文学历证明（毕业证、学位证）和英文成绩单是必不可少的证明材料，高校档案馆提供学生成绩翻译、学历证明翻译逐渐成为一项重要的档案服务利用工作。近年来需求量持续递增，成为高校档案服务利用的重要组成部分。

一、高校学生成绩、学历证明翻译需求分析

1.需求类型分析。高校学生成绩、学历证明翻译主要是为在校学生、毕业校友留学深造提供证明服务。以华中科技大学档案馆为例，来馆办理留学证明材料的既有在校生、应届毕业生，也有毕业多年的校友；既有成教类学生，也有本科生、研究生。不同的需求人群，所对应的档案证明材料需求也不尽相同。概括起来说，留学人群对档案证明材料的需求，主要包含高考成绩中、英文证明；大学本科主修专业的中、英文成绩证明，辅修专业的中、英文成绩证明，毕业证明，学位证明；研究生阶段中、英文成绩证明，毕业证明，学位证明。针对不同学历层次学生和校友的个性化需求，我们提供了菜单式服务。每位来馆办理成绩、学历证明翻译材料的人员根据清单里提供的项目，按照需求自行勾选。

2.需求趋势分析。前文提到的教育部统计数据显示，近几年我国留学总人数每年都在增加。来我馆办理出国材料有两种途径，一是学生、校友直接来我馆办理相关证明审核材料，我们简称成绩审核；二是学生、校友通过我们提供的邮箱预约网上代办业务，简称网上代办。其中直接来馆办理材料，即成绩审核类型的人次更多。2013年华中科技大学档案馆接待成绩审核2428人次，完成网上代办235人次；2014年华中科技大学档案馆接待成绩审核2666人次，完成网上代办310人次；2015年华中科技大学档案馆接待成绩审核2279人次，完成网上代办312人次。成绩审核的数量2014年最高，其次是2013年，2015年最低。网上代办从2013至2015年每年呈递增趋势。

二、高校学生成绩、学历证明翻译数据构成分析

依据华中科技大学档案馆办理学生成绩、学历证明翻译的流程要求，每位来馆办理出国材料的人员首先要填写一份《学生成绩、学历证明翻译清单》，档案馆作为资料保管备查。2013—2015年，华中科技大学档案馆共接待了学生成绩、学历证明翻译共计7995人次。我们以这7995份翻译清单作为样本，进行分析。

1.学生成绩、学历证明翻译各项目种类。依据《学生成绩、学历证明翻译清单》中的类目分类，档案馆提供以下种类的证明及翻译服务：证书翻译、中文成绩（本科主修专业）证明、英文成绩（本科主修专业）翻译、中文辅修成绩证明、英文辅修成绩翻译、中文毕业证明、英文毕业证明、中文学历证明、英文学历证明、中文辅修证明、英文辅修证明、高考中文成绩证明、高考英文成绩翻译。

2.学生成绩、学历证明翻译办理人员院系构成分析。《国际人才蓝皮书：中国留学发展报告（2015）》中提到：中国留学生专业以商科、理工科为主，商科有所降温。从中国留学生在美国、英国和加拿大的专业分布统计结果来看，中国留学生的专业分布以商科、STEM领域（科学、技术、工程、数学）为主。人数较多的专业包括：工商管理（22.19%）、工程技术（15.66%）、数学与计算机科学（8.57%）、社会科学（8.04%）、医学（7.62%）、生命科学（6.66%）、艺术与应用艺术（5.66%）[1]。

华中科技大学是一所综合性、研究型的大学，拥有工学、理学、医学、管理学、经济学、哲学、法学、教育学、文学等12大学科门类。来档案馆办理学生成绩、学历证明翻译的人员也分布在多个不同的院系，依据“学生成绩、学历证明翻译清单”中登记的办理人员的毕业院系信息，我们分析统计出2013、2014、2015年学生成绩、学历证明翻译办理人员院系构成图，详见图1、图2、图3。

图1：2013年学生成绩、学历证明翻译办理人员院系构成

图2：2014年学生成绩、学历证明翻译办理人员院系构成图

图3：2016年学生成绩、学历证明翻译办理人员院系构成图

光电、建规、电气、能源、计算机、材料、船海等传统的强势工科院系占据了出国材料办理的半壁江山，而诸如经济、人文、新闻等学科，近几年也占到了不小的比重，医科毕业生也逐渐成为了出国留学申请人员的重要组成部分。

三、高校学生成绩、学历证明翻译关键环节分析

高校学生成绩、学历证明翻译的环节较多，笔者认为应该从以下环节入手，确保证明的规范真实有效。

1.规范成绩办理流程。以华中科技大学档案馆为例，首先我们制定了规范的学生成绩、学历证明翻译办理流程，在档案馆网站首页、馆内公示栏、服务利用窗口予以公布；同时将各类证书、各层次成绩单中英文模板的标准化格式、注意事项等公布在档案馆网站首页，供需要办理相关证明的师生查看下载；在实际办理中，我们严格遵循条例清晰的成绩格式、统一准确的课程翻译、标准有效的印章、严格规范的成绩启封方式等原则，使翻译工作人员有章可循、各司其职，确保所办理的成绩证明翻译真实有效，在规范中体现出学校办学特色。

2.入口出口双层把关。真实性是档案的生命线，在学生成绩、学历证明翻译的入口、出口严把关，这样才能确保从档案馆出具的证明翻译的真实性。档案馆应对学生成绩、学历证明翻译的原始档案材料严格把关。明确规定包括学生成绩在内的所有学籍证明材料，应依据档案馆存档材料为依据提供利用。未及时归档的学籍材料需要提供利用的，必须先由所在院系、教务处或研究生院等部门提供学籍材料原件，加盖部门章，密封提交档案馆后，工作人员依据相关材料提供证明翻译，并且这份材料应存档作为出具证明翻译的凭证。对于学历材料的翻译，学生本人应提供学历学位证的原件，工作人员必须对证书原件的真实性进行核实。工作人员按收集、整理、导入、校对等不同内容进行流水作业，多位人员共同参与翻译、审校、盖章，相互监督把关，最大限度地减少学生成绩、学历证明翻译过程中的失真和失误，确保档案证明的真实性和准确性。

3.档案信息化提高效率。目前，国内高校在办理学生成绩翻译时，主要采用著录法，即将中英文课程名称、成绩著录到标准的格式中，为档案利用者提供中英文的成绩证明。这种方式需要对各种信息逐项进行著录、人工翻译、审核，费人力，耗时长[2]。华中科技大学档案馆在推进档案信息化过程中，开发了中英文成绩自动办理系统，该系统通过与学校公共信息平台的数据对接，实现了学生电子成绩的同步管理。中英文成绩自动办理系统投入使用后，学生办理成绩翻译时，工作人员直接从档案管理系统中提取该生的成绩数据，匹配不同学制类型的学生成绩模板，系统自动生成相应的翻译证明材料，工作人员将翻译证明材料与档案中的学生原始成绩进行比对，即可办理完成，极大提高了服务效率，提升了服务质量。

在经济全球化和教育国际化的今天，出国留学是一种跨越国界的文化融通。高校档案馆出具的每一份学生成绩、学历证明翻译，都是学校走向世界的一张名片，是世界了解学校的窗口。高校档案馆应该充分发挥档案信息资源的价值，为师生搭建一座通往世界的文化之桥。

[1]王辉耀，苗绿.国际人才蓝皮书：中国留学发展报告（2015）No.4[M].社会科学文献出版社，2015.

[2]刘焰，张珍辉，林其钰.高校学生成绩档案翻译工作对策探讨[J].云南档案，2012（3）.

Analysis of Translation Work of Grades and Education Certificates for College Students

Shen Mudan,Fan Zhixin
(Archives of Huazhong University of Science and Technology,Wuhan 430074,China)

With the development of international communication and corporation as well as the study concept change of people in China,the number of students who go aboard for further education is increasing rapidly.The translation of grades and education certificates for college students by college archives becomes an important part of archives service and utilization work.Based on the study on statistical data of going aboard files recorded in Archives of Huazhong University of Science and Technology during 2013 and 2015,the work of translating grades and education certificates for college students is analyzed and discussed in three aspects:requirement analysis,data component and key link.

college;study aboard;education certificate;translation of grades

沈牡丹，华中科技大学档案馆办公室主任，从事高校学生人事档案、档案利用等方向的研究；范智新，华中科技大学档案馆直属党支部书记、副馆长，从事档案信息化方向的研究。

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2017-04-20