加强高校档案管理工作的思考

苟煜林

[摘 要] 高校档案管理在一定程度上影响着其他工作的有序展开，是学校综合竞争力评价的一大因素。完善人才培养模式需要高校档案管理体系做好后期辅助，做好档案查询利于服务人才、服务校友、服务地方，需要高校档案管理体系做好长期辅助，学校领导要重视学校档案管理工作的开展，提高学校管理效率。

[关 键 词] 高校；档案管理；工作思考；发展潜力

[中图分类号] G647 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）31-0240-01

档案管理工作在一定程度上促使经济发展，经济发展目标要求我们完善档案管理体系，档案管理涉及社会经济发展各行各业，需要引起我们的重视。教育层面档案管理影响着社会未来人才水平，档案管理手段要及时跟进时代步伐，借助现代管理手段提高自身档案管理水平，加快学校档案管理现代化步伐。校领导要深入档案管理工作垂直管理层面，及时纠正管理中的一些错误，适时加大投入，进行深入思考，提出符合档案管理发展的新方向。

一、当前高校档案管理的现状

（一）高校档案管理职能面临新的挑战

1.现代信息技术转移传统档案管理重心，档案管理工作人员面临着机遇与挑战。依托现代化信息技术，档案管理工作人员不再像以前那般苦守在库房收整上架，不断进出库房查阅利用，而是以现在计算机技术为基础，进行大规模计算和分析，不断向档案管理数字化迈进，进而依托现代信息技术，最终转向档案管理信息化，实现档案信息资源的合理整理、分类、高度共享。

2.传统档案管理的作用愈加微弱，应及时转变自身档案管理模式，跟上时代发展潮流。积极采购档案管理相关设备，完善自身基础设施，同时要求档案管理工作人员及时跟上时代发展步伐，完善自身相关知识库，组建高素质管理团队，配备高水平设备，从而让档案管理达到事半功倍的成效。

3.把握传统档案管理与现代档案管理之间的矛盾是现代管理工作人员面临的一大新挑战，两种管理手段之间互相取长补短，开阔了档案管理工作人员的视野。在现代计算机技术大数据基础上，融合传统档案管理手段当中的精华，让档案管理在传统与现代两种方式优势交叉之中实现新突破。同时传统档案管理与现代档案管理之间的顺利过渡也是值得好好研究并实践的。

（二）高校档案管理人员专业能力仍有较大提高空间

依托现代计算机技术档案管理新模式，要求档案管理工作人员及时跟上现代信息技术步伐，要求档案工作人员掌握一些基础设施。我国目前大部分高校档案管理工作人员依然停留在传统档案管理模式与现代化档案管理模式中间的过渡阶段，各个高校的条件环境不同，没有一种非常成熟的适用于绝大多数高校档案管理的过渡模式，所以都在摸索中不断学习前進，档案管理工作人员难以从目前繁重的收整、查阅、利用等工作中脱身，全力学习现代化档案管理模式，在一定程度上也制约了高校档案管理水平的提高。另一方面是档案管理数据范围依然狭小，没有融进高校各个工作方面，例如高校数据库等，一些重要领域没有切实利用现代信息技术去规范整理，在一定程度上制约了高校管理的进步步伐。

学校档案管理种类较为全面，档案管理工作人员涉及的数据面多样，需要高校提高自身办学水平，完善自身管理体系，根据教育部颁布的《高等学校档案管理办法》，不断引进相关领域的专业人才，并且对现有档案管理工作人员进行定期或者不定期培训，专项提升管理工作人员能力，提高档案从事人员现代化信息管理水平。

二、提高高校档案管理水平的措施

高校档案管理要根据《高等学校档案管理办法》进行整体规划，学校要根据未来发展方向优化档案管理结构，发挥档案管理这一重要组成部分对整个学校的价值。利用档案管理整合信息资源，全方位促使学校走在教育界前端。学校档案管理水平在一定程度上反映学校办学综合水平，也反映学校人才培养体系的成熟程度，校领导要高度重视学校档案管理体系的完善。档案管理不仅是一个团队的智慧结晶，更是全校师生智慧的荟萃，高校要开放档案管理环境，面向全体师生征集完善档案管理的意见或者建议，聚集广大人才的智慧，提高自身的管理水平，也向外界彰显学校包容的文化底蕴。

三、进一步加强规范，完善管理体制和工作体制

档案管理要有明确制度指引，学校要注重打造一流管理团队，让档案管理工作水平在原则和人才引导之下循序渐进地提高。（1）学校集中管理档案工作，垂直体系掌握档案管理各项动态，健全档案管理制度，避免因为权力分散而造成档案管理工作疏忽，带来一些数据错误或者是不严谨等情况。（2）加强兼职档案员的培养，便于全面及时收集学校各类档案，充盈档案管理人才库，提高档案管理工作效率。（3）完善档案管理体制，学校要实现从档案数据到档案数据评估一条龙管理体系，确保档案管理工作循序渐进地展开，数据可靠，当数据出现明显错误时，责任落实到个人，让员工在这种压力之下规范自身档案管理工作，端正自身对待档案数据的态度，及时准确全面收集学校发展数据，进行科学分析。（4）完善档案管理工作评估体系。档案数据要经过再三检验，确保数据科学严谨，才有利于学校提高办学水平。可靠的档案评估小组有利于后期保障管理信息化需要，也在一定程度上减轻了档案管理工作人员的压力，将他们从库房中解放出来。

参考文献：

[1]郑登文，王薇.新时期提高高校档案工作管理能力探析[J].北京教育（高教版），2005（3）.

[2]石为群.新形式下如何做好高校档案管理工作[J].杭州科技图书情报，2008（2）.