工程档案的收集整理和验收

易志艳

摘要：工程档案作为基础设施建设中的重要技术资料，作为国家科技档案一项重要组成部分，能够将工程中关于质量真实记录做一系列的反映，还可以作为工程质量评定中的基础图文材料，对隐蔽的工程或者建成之后难以检测项目存在一定的唯一性，具有不可代替的价值。文章根据工程施工當中的档案收集与整理存在的一些问题和做好工程档案收集和整理讲述了一些比较不成熟的看法，为工程档案的收集和整理提供參考与借鉴。

关键词：工程档案；收集与整理；验收

工程建设项目存在周期长、投资大、内外部协作的关系比较复杂、环节比较多等特点，这样就导致档案的种类比较多、数量比较大、价值也比较高。工程档案能够对工程质量进行全面的鉴定，对事故原因进行详细查明，是项目建成之后管理、运行、改造和养护的依据，也是追究事故责任的依据，存在十分重要的法律价值以及凭证。有些本应在建设的过程当中就整理的资料，但却等到工程结束之后才对其进行整理

一、工程档案管理中存在的问题

（一）工程档案管理和施工管理脱节

在施工的过程当中，一些施工单位对档案材料的收集与整理没有足够的重视，使竣工之后出现记录不全、资料参差不齐、不可以将工程的真实情况进行反应的现象，对工程技术的文件系统的完整与准确有一定的影响。施工日志、工程录像以及工程照片都属于档案管理资料的一部分，但是施工单位没有足够的重视，一些隐蔽工程中的施工照片在竣工验收再进行收集就晚了。施工日志可以更好的为填写资料提供先关的数据，但是实际的工作当中几乎没人能够坚持，在竣工验收在进行收集就增加了一定的难度。

（二）表格没有统一的标准

施工当中用表格没有统一的标准，在数据填写方面容易出现重叠，遗漏了一些应按设计要求与实际操作的特定内容，对竣工资料的编制方法没有统一的章法。

（三）档案的管理水平不专业

由于档案的管理水平不专业，以致一些归档资料不满足归档要求，像在工程资料当中有大量的复印件，有的是复印材料在进行多次复印，其内容就会模糊不清，有些复印件是经过涂改之后再进行复印的，其字迹不容易辨析，不能够进行长期的保存。这些资料在归档后不能可靠使用，有可能给竣工档案的整理带来损失和不必要的麻烦。

二、产生问题的原因

（一）工程档案的编制方法没有统一

竣工档案盒一般与文书档案有些不同，其形成既要满足行业管理要求，还需满足档案编制要求，验收交工的时候还要经过行业审查，档案专项验收。很多建设单位将竣工资料交给档案管理单位进行保管。档案管理者凭借自己对文件的理解制定文件编制的方法，导致施工单位不同的地区，其竣工文件编制的方法不一样的现象，使竣工资料再返工。施工管理中的表格不统一，工程用表作为工程项目管理当中的表现形式之一，根据国家的相关规定针对工程质量的控制形成的施工中的原始记录。各地对规范有不同的理解，施工用表设计缺乏合理的科学设置，格式都存在各种不一样。工程规范的修改不能跟上施工技术发展的步伐，导致施工用表不能适应工程技术发展要求。

（二）工程档案的管理人员的专业化程度差异

工程档案管理与工程有着十分密切的联系，因此对档案的管理人员在专业技术方面有一些要求。很多工程的档案管理人员是刚毕业的学生或者非专业的技术人员，他们都缺乏经验和工程技术知识，可能给资料的整理增加一定的困难。

（三）工程档案的管理意识比较淡薄

工程档案文件贯穿着整个建设工程，有的施工单位觉得工程档案管理仅仅是事后文件整理的工作，和工作质量、进度等都没关联，认为工程资料中的目的就是计量，把计量做好，其他就暂时不用管了。

三、对策和措施

（一）制定统一的竣工资料编制的规范

施工单位和项目管理部门、档案管理部门要协调配合，制定合适的档案管理标准，对竣工资料编制的规范进行统一。建设部门要能够组织一批专家进行监理、设计、造价与质量监督等。并建立课题组，根据国家档案局的标准规范与企业等相关的文件规定来编制适合的编制方法，当做国家行业的标准进行使用。

（二）提高档案管理的意识

对工程的各级管理部门在档案管理方面的意识进行一定的提高，重视在建设过程当中的资料收集工作。在施工的过程当中，真实反映工程作为竣工资料的整理的基础。需要实施一套在建设过程当中进行收集资料的措施，建设单位要不定期的组织人员进行检查与指导，对于问题进行及时的解决，避免同样的问题再次发生，竣工资料整理与收集要指定专人负责，并列到工作计划当中。

（三）提高管理人员专业化程度

在工程建设涉及到的所有单位人员中，档案管理知识与其他不在同一个水平线上。要调查了解各个单位具体的情况，宣传先进，并向先进学习。有利于工程档案整体水平的提高。加强单位和单位之间的交流，学他人的长处，来补自己的短处，学习档案管理当中较好的方法。

四、结束语

工程档案存在十分重要的意义，但是就当前工程档案管理的现状来说，存在一个重质量、重工期、忽略档案资料的整理和收集等现象。工程档案是一种信息资源，能够更好的保证工程安全使用以及正常的运营，在一定程度上促进企业的发展和经济建设。上述措施能加速工程建设的步伐，将建设水平提升一个台阶。

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