浅议现代婚姻档案的信息化管理

张正义

摘要：信息化时代，信息化管理已经被引入到档案管理中，使档案的整理、使用与保存较之以前有很大的改善。对婚姻档案资料进行整理，在计算机中建档，并将必要的信息输入其中，使婚姻档案得到妥善保存，并能在使用时，及时调出来。所以说信息化管理在婚姻档案管理中的地位十分重要。

关键词：婚姻档案；信息化管理；策略

在对婚姻档案进行信息化管理中，难免会出现一些问题，影响到最后的管理效果，相关人员要从问题入手，找到相应的解决措施。本文主要针对现代婚姻档案的信息化管理进行研究。

一、婚姻档案信息化管理的必要性

（一）避免资源浪费

婚姻档案的管理分为两阶段，首先拥有管理权限的是本单位档案室，但是管理时间是有限的，最终还是被比较正规的档案行政管理部门获得长期的管理贮存权。在管理权限发生变更的过程中，需要一直做的就是对所有的婚姻档案进行统一整理、移交，这就使得相关人员的工作量增大，资源也得不到有效利用，但信息化管理就有效解决了这个问题，它节省了权限变更过程的时间，还使资源免于浪费。

（二）降低成本，防止损毁

传统的档案一直都是纸质载体，然后储存在固定的档案室里，然后对纸质版材料采取防潮、防虫以及防火等保护措施，这些保护措施需要用到一些特殊的手段，所以需要大量的资金支持。并且这种纸质版的材料一旦发生火灾，将会是无法挽回、毁灭性的灾难，这使档案保存一直存在着安全隐患。婚姻档案信息化管理就可以有效解决上述问题，电子版代替纸质版，节省了占地空间以及保存成本，还使其保存的安全隐患降低到最小[1]。

（三）实现资源共享

社会管理中有时会用到婚姻档案的一些信息，但这些信息都不是直接通过婚姻档案分享的，可以说两者之间的合作关系有可能通过婚姻档案信息化管理实现。

二、婚姻档案信息化管理中出现的问题

（一）认识水平有待提高

档案管理工作在一些领导人员和相应的管理人员眼中，一直是流于形式的工作，所以领导人员对其不关注，管理人员对其不重视，所以信息化管理在婚姻档案管理工作中开展的并不是很顺利，管理人员就不能与时俱进，学习相应的计算机知识和技术来对婚姻档案进行有效管理。

（二）管理手段需要加强

管理手段多采用人工管理，而比较先进的信息化管理应用不是很广泛，这和领导人的不重视有很大关系，领导人员不大力支持档案信息化管理，所以支持信息化管理的信息设备和信息技术的资金就不会到位，所以即便管理人员重视婚姻档案信息化管理，也没有条件学习相应的计算机软件操作技术[2]。这样档案的保存与查找就不会变得很简单，在急需对档案资料进行查阅时，也不能及时将资料调出来。

（三）管理人员的业务素质亟待提高

信息化设备齐全，还要管理人员具备高素质，能把婚姻档案管理工作看成很重要的工作，并且能积极学习相关的计算机软件操作技术，对档案的存储、查阅等过程的操作很熟稔。但是在实际的档案管理中，管理人员的专业素质达不到标准，再加上管理人员本身对档案管理工作的不重视，使这方面的专业人才特别稀缺。

三、婚姻档案信息化管理的有效策略

（一）增强婚姻档案管理信息化建设的紧迫感和责任感

传统的婚姻档案信息处于一种比较封闭的状态，所以现实中经常会出现一些骗婚或者重婚问题，对当事人造成很大的损害，此外，在进行离婚或者再婚时，也需要对婚姻信息进行查阅，但是传统的人工查阅，在速度和效率上不占优势，也会给当事人造成很大的麻烦。而这些问题在信息化管理中得到了解决，不会给信息查阅者造成损失。信息化管理借助计算机和互联网，实现了全国婚姻登记信息的全国联网审查。信息化管理还有需要完善的地方，所以相关的管理人员和领导人员应加强对婚姻档案信息化管理的建设力度，使“全国公民婚姻状况数据库”能为需要进行婚姻档案信息查阅者提供更加准确全面的信息。

（二）加大对婚姻档案管理信息化软硬件的投入力度

信息化软硬件的投入是做好婚姻档案信息化管理的前提条件，所以相关领导要加大资金支持力度，使相关的信息化设备贮备齐全，还要为管理人员提供培训机会，使他們有机会掌握档案信息储存以及查阅软件的操作技术，这样在进行查阅时，就会很大程度的节省时间，减少工作量，提升查阅效率，不会对信息需求者造成负面影响。

（三）确保婚姻档案信息的安全性

婚姻档案信息化，就代表着所有的信息数据化、电子化，又因为信息化管理需要借助于计算机，所以婚姻档案信息有了新的安全隐患。在信息化时代，计算机网络操作技术十分强大的人有很多，如果他们为了达到某种目的，蓄意对婚姻档案信息进行篡改、删除，几乎不可能对婚姻档案信息进行恢复工作，所以一旦档案管理系统被攻击，就会使婚姻档案信息不再准确，也会给档案信息需求者造成困扰，严总影响婚姻档案信息管理系统发挥正常功能[3]。所以婚姻档案管理部门应聘用计算机技术好的工作人员对婚姻档案管理网络进行监管，并为此系统设置不易被攻破的防火墙，还要时刻关注信息是否被植入病毒，是否有篡改的迹象。

四、结语

信息化管理，有助于婚姻档案信息资料的保存、查阅以及与社会管理等之间进行信息共享，所以档案部门的相关领导要加强对档案管理信息化的建设力度，以使婚姻档案信息及时满足查阅者的需求。

参考文献：

[1]鄒铁民.现代档案信息化管理中存在的问题及解决措施[J].企业改革与管理，2016（16）：27.

[2]陆敏.婚姻档案信息化管理的思考[J].黑龙江档案，2013（03）：126.

[3]宗辉.浅析现代信息化档案管理[J].办公室业务，2013（09）：148+151.