试论现代档案管理中档案管理基础工作的作用

程菲 康婕

摘要：在现代档案管理过程中，做好档案管理基础工作，不但能够为现在档案管理提供良好的档案管理手段和档案管理基础，同时还能够保证档案管理在准确性、有效性和高效性上满足实际要求。基于这一认识，我们应当认真分析现代档案管理中档案管理基础工作的作用，并在现代档案管理中，认真做好档案管理基础工作。

关键词：现代档案管理；基础工作；作用

从现代档案管理来看，做好档案管理基础工作，不但能够为现代档案管理打下坚实的基础，同时也能够保证现代档案管理工作在准确性、有效性和高效性方面达到规定要求。

一、档案管理基础工作，可以保证现代档案管理的准确性

（一）通过有效的档案管理基础工作，可以对档案材料进行整理和核对

在现代档案管理过程中，档案材料的准确性关系到档案管理的整体效果，为了达到这一目标，就应当在现代档案管理中，利用现有的人员和核查手段，对档案材料进行整理和核对。在整理和核对过程中，找出档案材料是否存在瑕疵以及是否存在前后不对应的问题。如果存在这些问题，就要对档案材料进行分类，对于存在问题的档案材料，责成档案提供部门予以补充和完善，保证档案材料在准确性和完整性方面达到相关要求。

（二）档案管理基础工作，能够对档案材料进行有效的分类

在档案管理过程中，由于档案的种类较多，对档案材料进行有效的分类，不但能够便于档案材料的保存，同时还能够保证档案材料在调用过程中能够实现快速的调用，降低档案材料查找的工作量。为了达到这一目标，就应当认真夯实档案管理基础工作，利用现有的人员和管理手段，对档案材料进行有效的分类和整理，按照档案的类别以及内容合理的划分档案种类，并且将同一种类的档案放在固定的位置，便于档案材料在日后进行调用。

（三）档案管理基础工作，可以实现档案材料的有效保管

在档案管理中，档案材料的有效保管关系到档案管理的有效性，如果档案材料在保管过程中发生了损毁或灭失，那么将会对档案管理的有效性造成极大的影响，对于一些重要性相对较高的档案内容，加强原始材料的保管并且提高档案材料的管理效果，对于档案管理工作的开展有着重要的现实意义。由此可见，做好档案管理基础工作，可以实现档案材料的有效保管，对于提高档案材料的保管质量具有重要作用。

二、档案管理基础工作，可以提高现代档案管理的有效性

（一）档案管理基础工作，可以夯实档案管理基础

在现代档案管理过程中，档案管理内容相对较多，基础工作种类和基础工作内容也相对较多，做好档案管理基础工作，可以使档案管理手段进一步完善，同时也可以对档案管理内容进行进一步的细化，使档案管理工作中所需要完成的内容以及需要完成的工作能够得到妥善的解决。因此，档案管理基础工作对现代档案管理过程具有重要作用，做好档案管理基础工作，可以夯实档案管理基础。

（二）档案管理基础工作，可以解决现代档案管理中存在的问题

在现代档案管理中，最突出的问题就是如何提高档案材料的准确性和完整性，并且实现档案材料的有效调用，为了达到这一目标，做好檔案管理基础工作是解决档案材料准确性和完整性的重要手段，也是保证档案管理能够取得实效的关键。基于对现代档案管理工作的了解，现代档案管理工作在管理细节上要求较高，要想在管理细节上满足管理要求，就应当做好档案管理基础工作，通过对档案材料的分类整理及有效审核来提高档案管理基础工作的整体质量。

三、档案管理基础工作，可以提高现代档案管理的整体效率

（一）档案管理基础工作，可以保证档案材料达到借阅条件

在现代档案管理中，档案材料需要根据实际要求随时借阅，为了满足这一要求，需要档案材料在准确性和完整性达到相关要求，为了实现这一目标，就应当夯实档案管理基础，通过完善的档案管理基础工作，使档案材料在准确性和完整性以及有效性方面符合要求，保证档案材料能够随时借阅，满足借阅人的基本需求，提高档案材料的作用，使档案材料的用途能够得到明确。

（二）档案管理基础工作，可以提高档案材料的整理效率

在档案管理过程中，由于档案材料数量较多，要想提高档案管理的整体效率，就应当对档案材料进行有效的分类，并且在调用过程中实现快速有效的调用，避免档案管理因查找时间过长，影响用户的借阅。而档案管理基础工作是决定档案材料整理效率的关键，通过有效的档案管理基础工作，能够保证档案材料得到快速有效的整理，并且在实际的调用过程中达到快速性要求，提高档案材料的调用效率。因此，做好档案管理基础工作是十分重要。

四、结论

通过本文的分析可知，在档案管理过程中做好档案管理基础工作，不但有助于提升檔案管理的整体效果，同时还能够满足现在档案管理工作的实际要求，在档案材料的分类整理以及档案材料的准确性和档案材料的调用上能够达到预期目标，使现代档案管理在管理流程和管理手段上能够更加成熟更加有效。因此，做好档案管理工作，夯实党员管理基础，对于提高现代档案管理质量具有重要的现实意义。只有认识到这一点，并对档案管理基础工作的作用有正确的认识，才能提高现代档案管理的有效性。

参考文献：

[1]周宇飞.在现代档案管理中档案管理基础工作的重要性研究[J].办公室业务，2013（11）.

[2]吴玉萍.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].经营管理者，2014（04）.