论电力建设项目实物档案的管理

吕龙梅

摘要：随着社会的进步和信息化时代的到来，项目档案除了纸质档案外，特殊载体档案特别是与工程质量相关的实物档案数量也在急剧增长，而对这些特殊载体档案的收集、整理和归档却是项目档案管理的薄弱环节。本文对电力工程质量相关实物档案的重要性、存在问题、收集和管理控制措施、整理、保管等方面提出了一些意见，以供参考。

关键词：建设项目档案；实物档案；控制措施；管理

建设项目档案管理是项目管理的组成部分，是工程实体的载体，是项目建设成果和项目建设软实力的综合体现，是工程移交生产安全运营的技术保障和基础，更是工程创优的数据库。这就要求各参建单位对产生的所有项目档案必须齐全、完整、准确、系统，才能真实反映工程建设的全过程和建设成果。随着社会的进步和信息化时代的到来，项目档案除了纸质档案外，特殊载体档案特别是与工程质量相关的实物档案数量也在急剧增长，而对这些特殊载体档案的收集、整理和归档却是项目档案管理的薄弱环节。因此，必须改变特殊载体档案在项目管理中呈现弱项的现状，使得特殊档案的收集、整理和归档工作逐步走向规范化。

一、工程质量相关实物档案的重要性

电力建设项目实物档案是指与工程质量相关的实物档案，是企业档案的重要组成部分，也是企业档案载体的一种重要表现形式。与工程质量相关实物档案是由火电建设项目的特殊性决定的，是记录和反映工程建设质量的特定有型物品，是电力项目建设特定状态下形成的未经分析、最为原始的记录形态。这些实物在工程质量过程检查、机组达标验收和工程创优检查中，对地质矿样、金属探伤底片、高温高压监察段管道、吹省靶板等形成的书面材料记录不清楚或存在异议时，通过分析检测实物可以得出反映工程建设质量的相关数据，是书面分析报告的重要旁证材料。电力工程质量相关实物作为反映工程质量的一种特殊实物形态，在工程创优活动中发挥着重要作用。因此，做好电力工程质量相关实物档案的收集和管理，显得十分重要。

二、工程质量相关实物档案管理存在的问题

一是管理分散。实物档案的分散式管理不符合档案管理的要求，也不利于实物档案安全保管，更不利于企业工作上的利用。二是归档意识不强，收集不齐全。建设单位对实物档案的归档意识不强，造成实物档案收集不及时。三是实物没有统一的分类、整理和编号，甚至被作为废品丢弃，造成这些实物档案的缺失严重。四是保管条件落后。实物档案由于没有专门的柜架存放，往往是杂乱地摆放在一边，落满灰尘，非常不利于实物档案的安全、长久保管和利用。

三、做好工程质量相关实物档案收集和管理的控制措施

首先，建立档案工作体系。建设单位是项目建设的法人主体，在项目管理中處于主导地位。建设单位档案部门作为项目建设档案管理的组织核心和管理中枢。成立档案室，配备专职档案员，明确职责。建立以档案室为核心，各职能或承办部门、技术员及各项目专兼职档案人员为基础的档案工作网络，明确各层级网络成员的职责和相应的考核措施。

其次，统一管理标准。建设单位管理部门要熟知国家、行业档案管理标准、规范，并依据这些标准和规范结合实际制定统一的档案管理制度和业务规范，落实归档责任制。

第三，参加合同审查。在合同中明确施工单位的归档责任、项目文件的形成质量质量、档案案卷的整理质量要求及归档范围、归档时间、归档份数、归档手续、违约的责任，并对特殊载体档案特别是工程质量相关实物档案的归档工作做出明确的规定。

第四，与项目建设同步管理，及时收集各阶段产生的实物档案，确保档案的齐全、完整、准确、系统。

第五，深入各参建单位，监督、检查指导项目文件的形成、积累、整理工作。发现问题，及时提出书面整改要求，并跟踪掌握整改情况。

第六，组织档案培训。建设项目档案工作需要有计划地组织各参建单位学习国家、行业有关档案工作的法律法规、标准规范、深入理解项目文件形成、收集、整理、归档工作的条款。

四、工程质量相关实物档案的收集与整理

为了能全面地反映工程质量、防止实物材料的缺失。凡是与工程质量相关的地质矿样、金属探伤底片、高温高压监察段管道、吹管靶板等能够反映工程建设质量的特定有型物品都要列入收集范围。这些特定有型实物形式的材料应由实物形成单位负责收集与整理，在工程竣工后按有关规定或按建设单位要求与纸质档案一并移交档案部门保存。

五、工程质量相关实物档案的保管与利用

建设单位要完善实物档案的保管条件。实物档案的安全保管与利用，首先应考虑它的特殊性和载体及形态。工程质量相关实物档案不便于整齐统一的排列和收藏，一般按种类分别保管，保管的柜架也要因需而定。地质矿样、高温高压监察管道、吹管靶板等，一般采用加锁的框式、架式玻璃柜、架式木柜等保管比较好，直观易见、便于放取。金属探伤底片的保管要求不同必须单独用防磁柜保存。同时要注意档案材料的防潮、防尘、防光、防火、防鼠、防损坏的要求。重要的实物档案还应当拍成照片，这既是对实物档案采取一种特殊形式的备份，也方便利用，保护原件。

六、结语

与工程质量相关的实物材料是反映工程建设质量的特定有型物品，它是证明工程质量的合格、优良性的关键材料之一。同时这些特定有型物品又是建设单位接收项目档案及其相关材料的一个重要组成部分。只有做好工程质量相关实物档案的收集与管理，才能确保项目档案齐全、完整、准确、系统、有效，为电力建设项目投产后运行、管理及今后的检修、扩建提供可靠依据，更好地为企业服务。

参考文献：

[1]王黎平.电力档案标准化管理实施指南[M].中国水利水电出版社，2011.

（作者单位：神华国能集团有限公司重庆发电厂）