新时期下企业档案管理以及利用开展分析

姚丽

摘要：社会在不断地发展变化之中，为了适应社会发展的实际需要，任何企业都要更新发展模式，而在企业的发展过程中，档案管理发挥着十分重要的作用。因此，企业应该重视对档案的管理，只有这样才能减少企业在发展的过程中遇到的风险，让企业不断地发展壮大。企业档案管理工作是企业工作的重要组成部分，是基层基础建设的重要内容之一，管好、用好企业档案是每个企业必须履行的重要职责。

关键词：企业档案；现状；管理与利用；对策

引言

企业中档案管理工作对于企业而言非常重要，对于企业的发展有着举足轻重的作用。通过档案管理可以帮助企業对每一个时期的工作进行记录，而且还可以对工作内容和工作经验进行总结，在一定程度上能够促进企业经济的发展。自从我们国家加入世界贸易组织之后，企业的信息安全问题以及档案管理问题就显得更加重要。企业在进军全球化经济中会遇到一些问题，这时需要采取比较好的管理方法对档案进行管理，增强档案管理工作的高效性，对各种企业资源进行合理的整合，帮助企业获得更好的发展趋势。

一、企业档案管理存在的现状

1、管理思想陈旧

企业在对档案管理工作进行审查的时候，对档案部门工作有一个全面的认识，一些管理人员思想陈旧，缺乏创新思想，把对档案的管理工作仅仅当成是对相关的资料进行整理，不需要花费太多的时间和精力，不能有效地推动企业的发展，使企业的档案不能得到很好的管理。

2、硬件管理能力不足

站在企业整体的角度，由于信息技术的不断发展和电子文件的出现，对档案管理部门也提出了更高的要求，而目前很多的电子文档在整理过程中出现丢失的现象，阻碍了企业内部文件的沟通，使企业内部关系出现矛盾。在对档案的管理过程中，相应的管理部门大都将时间花费在对档案进行收集、核对、整理、保存等这些环节上，把对档案的保存记录放在了重要的位置上，却没有重视企业的实际工作情况。

3、档案管理力量还较为薄弱

企业档案管理人员大多数属兼职人员，人员素质、工作责任心、业务管理能力参差不齐。主要表现在：一是队伍不稳定；二是对档案管理工作者对档案工作重要性认识不够，造成企业档案资料管理不完备、不规范；三是对档案的重要性认识不足。平时不注重各种文字资料的收集、整理和归档工作，到年终才搞突击，不利于档案管理工作的顺利开展。使档案的利用价值显现不出来，致使档案管理质量一直上不去；四是业务素质不高。对档案管理人员应具备的理论水平和业务知识学习不够，不能高质量地完成档案管理工作任务，实际工作中往往出现档案材料收集不全，颠倒文件先后顺序，案卷标题拟写不准确，计算机网络使用不熟练等现象，难于适应新时期档案管理工作需要。

4、企业的档案管理信息化建设滞后

企业档案信息化建设是企业竞争和社会发展的必然要求，然儿企业基层单位大多数没有启用档案信息化管理系统，依然是依靠手工操作，效率低下，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。企业的档案信息化工作大多数不具备相应的硬件设施和技术标准，人力、物力、财力投入不足，档案信息化和数据库建设处于起步初期。

二、新时期下企业档案管理以及利用对策

1、建立科学的、规范的集团档案管理体系

根据档案法和地方档案法律法规的相关规定，依法管理本企业档案。集团及各成员企业应遵循“统一领导、分级管理”的原则，由集团总部档案部门是企业集团内档案工作的主管部门，统一领导全集团的档案管理工作，依法进行监督、检查和业务指导。各成员企业必须接受集团总部档案部门的领导，负责本企业的档案管理。明确档案管理的部门和人员及相应职责，制定相应的档案管理制度和标准，采用合适的手段、加大集团总部对各成员企业的档案工作的统一领导、管理、监督、协调的力度。统筹制定企业集团的档案工作发展目标及工作计划，协调处理好集团总部与成员企业、成员企业与成员企业的管理接口。采用有效手段，确保企业集团档案资源利用和安全，发挥档案作用。充分发挥集团内档案专业人员的作用，开展培训，提高档案工作人员的素质，保证企业集团档案工作统一、协调、高效发展。

2、加强档案收集、整理、录入等工作全过程的信息化

企业需将档案管理相关人员的业务能力培训、考核等纳入到管理体系中，注意将管理的数字化建设与技术资料网络性区别开来，加强信息化建设，实现档案的统一性领导和分级化管理。对企业内部文件资料根据不同类别做好组盘，并分盘储存，方便后期查询。在组盘完成后应当将数据库进行规范性命题，建立盘内的资料目录，將纸质文件扫描成為影像文件并传输至资料库中，企业公文审批、传输等皆在系统中完成。然后由业务部门根据文件的重要程度来确定加密等级，并归档操作，加上信息的类别号、加密登记、档号、访问权限的设置等。针对企业账簿数据的相关操作则由会计进行操作，其储存多由光盘的形式进行，光盘归档的时候需做好交接表格的填写，将部门全程、编号、账簿全部信息、会计与审核人等信息表明，增强其真实性与凭证性作用。

3、切实加强档案交接工作

企业要把档案交接纳入工作程序和规章制度之中，要把档案交接列入有关人员的岗位职责之中。在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位。档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作，机构负责人应认真做好档案监交工作。

4、加快档案数字化进程，提高档案管理的信息化水平

企业档案管理部门要建立电子档案和全息数据库，实现檔案管理模式由原来实体保管向电子档案信息化的转变，增加档案储存量；要运用计算机软件，建立档案电子管理系统，实现对档案信息资源进行分类、分析、提取、加工修改和高速便捷查询；要建立档案网站平台和信息服务中心，为档案信息迅速传递交流提供网络支持，为档案信息服务社会创造条件。构建从数据录入—数据管理—数据处理—数据输出完善的应用链条。利用计算机实现档案资源的自动化管理，提升档案材料的利用效率，为企业发展提供准确到位、稳定快捷的服务。

5、自觉提高业务技能，适应新形势下档案工作的新要求

努力提高自身专业知识和业务能力，认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，完善档案管理制度加强档案管理的规范化建设，健全各项档案制度，制定相关管理制度，这是新形势下档案管理工作的基本要求。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。作为档案管理专业人员，就是要把理论知识应用到实践中去。如何能学以致用，是当前应该面对和解决的首要问题，也是日后档案管理工作的重中之重。通过不断培训学习和日常工作的实践总结，加强扎扎实实的业务功底和较强的管理能力与服务意识。一是要认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不仅要熟悉档案业务工作的各個环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。二是要勤总结，勤改进，不断创新。

结语

综上所述，可以总结出随着新时期的到来，企业的档案管理工作越来越重要，企业需要建立更加科学完善的档案管理制度对档案进行管理，发现档案管理过程中存在的问题，采取有效的方法对这些问题进行解决，帮助企业更好发展。

参考文献

[1]张莉，郝幸田.企业文明[J].我国企业档案工作现状及创新，2015（2）：14-18.

[2]崔杰.现代档案结构研究[J].天津师范大学研究生论文，2016（24）：68-71.