浅谈财务档案管理信息化建设

吴静

摘 要：本文阐述了财务管理信息化的必要性，分析了财务档案管理信息化建设中的问题，探讨了加强财务档案管理信息化建设的措施。

关键词：财务档案管理；信息化建设

随着信息技术的高速发展，我们也进入了一个新的时代——信息化时代。计算机网络技术的使用使得事业单位财务档案管理工作变得更加简单方便，有效提高了工作效率。

1 财务管理信息化的必要性

档案信息化是档案管理部门适应社会信息化发展的必然要求。自上世纪末期提出档案信息化以来，我国的档案信息化建设工作已经初见成效，全新的信息化档案管理模式也得到了社会的普遍认可。随着财务工作范围的拓展和管理要求的提高，改进财务档案管理手段和提高管理效能的问题迫在眉睫。而建设电子财务档案，实现财务档案的网络化管理，既是适应现代化管理的需要，也是搞好单位财务档案管理的必然选择。将财务文件档案转变为电子信息，即电子介质的财务档案后，可以存储于磁盘、光盘及移动设备中，这种虚拟数据模式下的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。较之传统的财务档案，电子财务档案具有无可比拟的优点，能够较好地适应高数据量的财务档案的发展需求。具体表现在：电子财务档案易于修正、复制和重置，便于、携带和传递；电子财务档案的存储形式多样，既可以存储于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印输出到纸质材料中。另外，随着信息科学的发展，当前数据统计分析的软件很多，以信息化方式存储的数据便于计算、分析，能够方便、快捷获得所需结果。而且，财务档案信息化后，还可以通过计算机操作和网络交流，满足档案信息资源共享、无纸化查阅等目的需求。这样既节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量。

2 财务档案管理信息化建设中的问题

2.1 财务档案管理信息化建设现状

虽然财务档案管理信息化是目前财务档案管理工作的必然走势，但其信息化道路却存在诸多障碍。各方机构尝试用不同方式建立信息化的财务档案管理模式，虽都有一定成果，但整体来说存在较多问题。目前，财务档案管理的信息化在档案信息的数字化和信息化管理的基础设施建设如网络平台、信息管理软件的开发等上已取得一定进展，财务档案管理软件逐渐强大，处理效率不断提升。但信息化覆盖程度不高，信息化工具使用效率不高的问题仍然存在。

2.2 财务信息化管理流于表面

随着电子化逐步取代纸质化后，电子财务信息的数据整理也面临诸多问题。首先，很多单位的纸质会计财务档案在整理、装订时类别不清，更新不及时，往往导致數据统计不够权威和有效。转化为虚拟数据库后，许多部门仍存在资料管理低效的问题，数据冗繁和重复的现象屡见不鲜，致使信息化后的财务状况提效有限。其次，财务信息化不能促进科学化和准确化。目前很多单位，为谋求更大利益，面对客观的数据往往随意操作，篡改数据，例如在处理债权债务时，将收入挂债权债务账户来偷税漏税等，将信息化引导下的规范化和精细化扭曲变形，因而信息化程度还不到位，不能及时满足对外对内信息需求者的要求。

2.3 队伍整体素质不高

我国从事财务档案管理的人员，能够运用现代化技术手段搜集和整理财务档案，同时又能够将纸质档案转换成数字化档案的专业人员非常少，这一现象并不是说整个财务部门的工作人员缺乏，而是具有财务档案管理信息化知识技能的专业人员的匮乏。造成这种现象，有以下几个主要因素：少数人员观念比较传统落后，对于财务档案管理工作在思想上的认识比较简单，认为将档案保存好，不让其丢失就是完成了工作任务；没有系统有效的培训，造成财务档案管理人员前瞻意识不强；虽然有专职的财务档案管理人员，但是人员配置明显不足，尤其是可以将纸质档案有效地转变成数字化档案的能够运用现代化技术手段管理档案的人员。

2.4 电子文件的信息共享，带来了一些不安全因素

以计算机为载体的电子文件档案，不同于以纸质为载体的纸质档案，它可以不受时间、地点和人员的限制随意阅读，这种电子文件的共享性是其运作环境网络化决定的，是一种进步和发展。同时，也对电子文件带来不安全和泄密因素。如不采取措施，则可使网络的任何终端设备读取在网络上的文件，致使一些保密文件泄密。

3 加强财务档案管理信息化建设的措施

3.1 加强信息软件基础设施建设

基础的硬件、软件平台始终是财务档案信息化建设的基础，需要注意的是，信息化基础设施建设绝不仅仅是提升硬件平台数量，或是简单的配置信息化管理设备，真正能够直接协助财务工作者进行财务信息管理的是信息软件。信息软件的处理能力直接决定财务工作者的工作质量，信息软件的人机交互友好程度直接决定财务工作者的工作效率。因此真正决定信息化基础设施质量的是信息软件的质量，高质量的信息软件无疑会给财务档案管理的信息化提供巨大帮助。

3.2 提升财务档案管理人员的信息化素质

财务档案管理信息化要求从事的人员，不仅需要拥有传统的档案管理工作技能，而且对于计算机信息安全以及信息分析等新的知识技能也需要熟练运用。档案管理信息化的建设能否成功，不仅与工作人员固有的知识技能水平有关，而且还取决于工作人员在工作过程中对于知识的更新以及技能培训的效果。财务档案管理部门必须通过各种有效的途径和方式对财务档案管理工作人员进行业务技能培训，能够更好地让工作人员适应技术发展所带来的新要求。

3.3 搞好财务档案信息网络建设，提高档案使用效率

建立完善的财务档案信息网络，一方面可以将业务上级的文档以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库，减少档案人员的重复录入工作，保证档案信息的完整性。另一方而也可以实行联机公共目录查询、也可以通过电子邮件等方式开展财务档案信息咨询。总之，网络财务档案的在线管理和使用功能，可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差，实现财务档案管理山静态管理向动态管理的跨越，整合财力资源、人力资源，提高财务档案管理能力和质量。

3.4 设计可信的电子档案安全管理系统

由于电子档案对信息技术的依赖，安全、稳定的系统是防范风险发生的最有效的措施。因此就要求在设计系统之初，电子档案管理人员必须参与到开发设计的工作中去，根据前端控制思想和全程控制思想，设计出满足电子档案保存功能需求的系统，尤其要注重系统在权限限制、身份证、安全警告、全程监控、保存迁移档案、区分版本和自动保存日志等安全方面的功能。

4 结束语

我国财务档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使财务档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快财务档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，也是财务档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

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