浅议如何实现对房地产档案的精确化管理

陈子懿

摘 要：随着市场经济的飞速发展，城市化进程的逐渐加快，房地产行业也迎来了重要的发展时机，相伴随的，房地产行业中的档案管理工作也得到了很大發展。本文主要分析了目前房地产市场中档案管理的现状，以及开展档案精确化管理的必要性，并且针对如何提高精确化管理水平提出了自己的一些看法。

关键词：房地产市场；档案管理；精确化

不容置疑，档案管理对于房地产市场的进步产生重大影响，但是随着房地产行业中产生的数据资料越来越多，加上档案管理方式上存在的一些问题，从客观上导致档案管理的效率偏低，这就有必要改变传统的档案管理模式，采用更加精确化的档案管理手段，来提高档案管理的效率。如何做到档案管理的精确化，是当前急需要解决的难题。

1 房地产档案特征

1.1 为行政活动提供依据

房地产档案是指国家职能部门在日常行政活动中，依照法律赋予的职权范围以及程序形成的，体现出房地产市场变化情况以及国家职能部门的法定职责。房地产档案可以明确权利人与房屋之间的真正关系，为房地产交易行为提供了充足法律依据。

1.2 动态性

房地产档案具有动态变化的特性，究其原因主要有以下两点：一是受到自然灾害、人为原因等因素的影响，房地产性质自身发生了变化，比如房屋损毁、产权变更等；二是房屋外部条件发生了改变，要求档案做出相应调整，包括门牌号变化、街巷变化等。由此可见动态性是房屋档案的特点，这也意味着管理者需要通过动态化的管理方式，保证档案内容与房屋真实产权相一致。

1.3 地区性

房地产管理遵循的是属地管辖原则，即每个地区的房产管理部门对本地的房产进行管理，如果管理部门管理不规范或者缺乏统一标准，则直接影响到房地产档案的质量，不利于当地房地产行业的发展。

1.4 利用率高

房地产档案在实践中利用率很高，一处房产就对应一份案卷档案，由此可见房地产档案数量十分庞大，这也无形中加大了档案管理人员的工作压力，要求管理者必须采取科学有效的档案管理方式，规范档案管理工作。

2 开展房地产精确化管理的必要性

目前很多地区政府部门都十分重视对房地产档案的管理，认为认真做好档案管理工作，才能推动房地产行业的迅速发展，同时也才能真正实现档案服务于民的目标。虽然很多地区的房产管理部门针对档案管理工作制定了相关的规章制度，规定了人员绩效考核的方式，但是从实践来看，这些规章制度并未真正落到实处，档案的收集、整理、归类等工作仍然未按照既定规范进行，导致档案管理水平并不高。档案管理工作强调的是对档案的充分利用，实现档案资源在多个部门之间的互通共享。如果管理者仅仅履行了档案管理任务，而忽略了对档案资源的开发利用，到头来档案资源也仅仅是一张废纸。由此可见，运用精细化的管理模式开展对房地产档案的管理工作，对促进房地产市场发展、服务于社会广大群众都有重要意义。

3 房地产档案管理现存的问题分析

虽然各部门以及管理人员对房地产档案管理工作的重视程度在不断提升，但是整体而言房地产档案管理仍然存在着许多的问题，最主要问题在于管理方式单一化。常见的档案管理包括文字、图片、视频影像资料等，看似档案储存管理方式很多，但是随着信息化时代的到来，这些管理方式已经无法满足人员对档案资源的需求。随着计算机技术在房地产行业中的充分运用，许多管理部门尝试利用信息化技术来取代传统的手工管理模式，无纸化管理的目标有望实现，这也就是人们经常提到的电子档案。电子档案本身具备了数字化、电子化、与信息载体密不可分等诸多特征，也正是这些固有特征决定了要想长期完好保存电子档案，对管理人员的技术要求较高。比如电子档案储存标准不同，则可能导致档案无法在不同部门之间实现共享；对电子档案缺乏统一的编号，则可能导致档案管理的无序性等等，以上这些都是目前档案管理面临的难题。

4 提高房地产档案精确化管理的途径思考

提高对房地产档案的精确化管理，可以有效解决档案管理中的诸多问题，提高管理的质量，使档案可以更好地为社会服务。

4.1 将房地产管理工作纳入到工作日程中

房地产档案是反映房屋产权的唯一依据，如果档案丢失或者遗漏，则可能为行政相对人带来不必要的损失。近几年随着房地产市场的迅速发展，各地方房产部门都开始重视对房产档案的管理。作为职能部门，应当将房产档案管理纳入到日常的管理工作中，从思想上予以足够重视。一是将房屋产权产籍的档案管理工作纳入到职能部门日常工作中，由部门主任负责统一的领导，承担起管理的职责；二是认真做好档案的归档工作，执行切实可行的档案管理计划，确保档案管理工作可以有序进行；三是建立档案管理的目标，以目标实现率来衡量管理工作的质量。通过这种责任分配、职责到人的管理方式，来督促管理部门各个成员积极履行自己的管理职责，提高档案管理的精确化水平。

4.2 规范基础档案管理工作

提高档案管理工作的规范性，为管理工作制定明确的标准，也是提高档案管理精确化水平的重要途径。每个房地产的产权和产籍档案可以按照自然区域来进行划分、编号以及分类，每幢房屋都有相应的案件，真实反映产权变化情况。管理人员在立卷、整理的过程中应当做到无遗漏，归档方式应当顺应房地产市场的发展规律，保证每个档案之间的关联性。提高档案管理的精确化水平，应当从立卷质量着手，尤其是档案数量较大的时期，更应到保证立卷的效率和质量。每份档案卷宗在经过专门人员检查之后才能进入到仓库，档案借阅、保存、移出等手续应当及时做好记录工作，保证记录的实时性。

4.3 采用信息化技术开展档案管理

随着信息化技术的迅速发展，该项技术对于提升档案管理精确化水平来说至关重要。信息化管理要求档案管理工作实现信息化，将信息化技术充分应用到档案管理的各个阶段，提高管理的质量，实现档案管理工作的自动化。目前虽然很多部门也尝试着运用信息化技术开展档案管理，但是更多情况下仍然是采用了纸质化的管理方式，这种管理模式需要花费大量时间、占据大量空间，不利于档案的保存，更谈不上充分利用档案。因此各部门应当加大对信息化技术的利用频率，将该技术渗透到档案管理的各个环节中，提高档案管理的质量。

4.4 明确房地产档案管理的服务对象

档案管理工作最终目的是为使用者提供便利，方便使用者查询和利用档案资源。因此作为档案管理部门，要想提高档案管理的精确化水平，必须要做好以下几点：一是了解使用者需求，主动针对使用者各种需求来开展档案管理工作，提高用户满意率；二是根据房地产档案管理特点，做好档案管理质量的分析工作，改进各项业务水平。

5 结束语

综上所述，房地产档案为房地产市场发展提供了重要参考，档案管理质量也直接影响到市场发展水平。因此作为档案管理工作者，应当不断审视档案管理工作中的不足，针对这些不足改进档案管理方式，提高管理工作的精确性。

参考文献

[1]李振华.房地产档案在活跃房地产市场中的重要作用[J].城建档案201（8）.

[2]陈丽宏.房地产档案的精确化管理之我见[J].中小企业管理与科技2014（10）endprint