档案信息化建设在档案管理中的价值及地位

薛丹

摘 要：随着近年来我国科学技术快速的发展，如何将信息技术融合到档案管理体系的建设当中成为目前档案管理者最关心的问题。进行档案信息化建设不仅能全面提升档案的管理效率，促进档案信息共享和交互，更能依据互联网的信息传递优势满足社会各领域用户的档案信息查询的需要，增加档案信息的附加值。只有在充分满足社会信息共享和信息查询的基础上调整档案管理模式，优化其内部组织架构，才能促进档案管理模式、服务方式向现代化过渡，进而形成高度的档案信息共享体系来满足社会各领域信息交互及查询的需要。

关键词：档案信息化建设；档案管理；问题研究

1 档案信息化建设的必要性

在科学技术的引领下进行档案信息化建设不仅是当前社会信息共享机制建设的必要前提，也是促进档案管理进行现代化转型的关键步骤。以信息技术为导向，互联网为载体的信息化档案管理体系建设不仅能全面提升档案的管理效率和服务效率，还能满足社会各领域的档案存储和查询使用的需求，进一步拓展了信息的服务范围和使用空间。同时档案信息化建设以计算机技术为导向，凭借互联网的信息交互优势进行档案服务和档案管理，依据档案资源特性对各种档案数据资源进行充分的整理，建立特色化的档案信息数据库来满足档案信息交互共享的需要，结合不同的档案信息需求逐步形成以互聯网档案共享平台为基础的综合服务体系建设，以移动信息服务客户端为依托，将档案数据库和档案信息移动客户端进行连接，从而实现档案信息数据共享，以此来满足社会各领域用户档案信息查询的需要。基于技术优势而形成的档案馆信息服务体系主要是基于用户档案查询及信息共享基础上而形成的服务模式，其系统特点强调用户信息数据的集成及共享，主要是根据用户长期的信息查询需要根据大数据体系进行分析而形成的控制决策体系，主要根据用户的需求向用户提供相应的信息查询服务。从信息服务体系的组织架构来看，信息化服务体系的主要宗旨是围绕用户的选择进行直接性的数据引导，能够全面提升档案馆的服务效率和信息管理效率，促进档案馆由传统服务形态向现代服务形态进行转型。

2 推进档案管理信息化建设的社会意义

在现代档案管理中进行档案信息化建设其主要价值表现在档案管理模式的优化、服务架构的调整。因为信息技术的引入使得档案管理效率和服务效率有了较大的提升，便捷化的档案信息共享机制不仅能全面满足档案使用者的信息查询需求，还能促进档案信息最大程度上突破时空限制在全社会范围内建立起完善的信息共享体系，有效的搜集、处理、分类、存储档案信息。当然信息化档案档案管理体系的建设还促进了各个区域档案馆及各种档案管理、信息服务机构进行了信息联通，依据互联网共享平台，各个区域档案馆及各种信息服务机构不仅能互相提供各种资源支撑、进行资源整合和对接，还能形成集中的档案处理和加工机制推动档案的深度处理和归档加工，促进档案信息价值的增强。

3 推进档案信息化建设的主要措施

（一）加快档案管理标准的制定与推广

在档案管理中推动档案信息化建设，就要加强档案管理部门的意识转变，加快档案标准化流程的制定和推广。推进档案信息化建设，标准要先行，尽快开展档案信息化标准的制定和推广工作是推动档案信息化建设的重要前提。这就要求在档案信息化管理体系的建设中，要充分融入信息技术手段，转变传统工作思路，按照相应的档案管理标准，推进标准化档案信息系统制度和条例的制定和，满足档案信息化建设的需要。同时，立足于档案信息的共享体系建设，数字化的档案管理在安全方面也要得到加强，要加快研究制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、档案客户端安全管理制度的建设，形成有效的档案信息化建设约束机制，提高信息安全意识，防止泄密事件的发生，确保档案信息数据库的安全。同时要建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟新的档案信息存储空间，要对各种机密档案和各种核心信息，进行多元化备份存储，运用不同的存储媒介进行信息记录和保存，确保信息安全。同时在新时期的档案信息化体系建设过程中档案管理人员能够针对档案信息用户所承担的具体业务，提供全程性、全方位的信息保障，开拓综合性强，能够满足用户多元化发展的信息需求服务业务，要改变传统片面化的信息服务形式，要在向用户提供档案信息查询服务的同时，将官方服务扩展到面向联网用户的综合信息服务，要深入挖掘自身潜在的信息资源，充分发挥自身的信息资源优势，满足用户多样化的信息查询需求，并立足于技术优势，打造完善化的互联网档案信息查询体系，向用户提供全方位的信息咨询、信息查询、档案管理服务，提升自身的核心竞争力。

（二）推进信息化人才队伍建设

推进信息化档案管理体系建设要重视档案信息化人才队伍的建设，档案信息化建设是一项信息技术综合运用的系统工程，要根据项目建设需要培养和引进一批信息技术人才，构建一支作风硬朗、核心素养较高、技术过硬的档案工作团队，确保档案信息化体系的正常运转。首先，在提高专兼职档案人员政治素质的同时要加大培训力度，加强档案工作人员在新技术应用，新设备使用、新方法融会贯通方面的培训，普及信息技术知识理念，提高档案管理人员的信息素养。其次要根据档案人员具体情况，吸收高素质现代化复合型管理人才进行集中化的档案管理，对急需的信息化人才可采用引进或推荐、招聘等方式进行吸收，要在满足人才使用的前提下，建立一支专业化的信息技术团队，满足档案管理体系集中建设的需求。

（三）实行文档一体化和归档双规制建设

在推进档案信息管理体系建设的同时，要探索实行文档一体化和归档双轨制度建设。文档一体化是档案信息化建设的前提，这就要求把档案信息化纳入到自动化管理体系的建设当中，与办公自动化融汇一体，同步进行。虽然电子文件大量产生和应用，但电子文件的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位，这就要求档案工作人员在满足电子文件存储的同时，也要对相应的纸质文件进行有效的备份和储存，实施电子文件和纸质文件的双存储模式，满足档案信息化体系的建设需求。同时重视档案信息建设实用原则，要结合自身档案管理情况建设一体化档案管理模式，突出档案信息的实用性。要根据档案信息使用者的要求，将馆藏信息资源进行系统的加工、分类存储，通过建立特色数据库对相应的档案信息进行集中存储和管理，要依据不同的系统和专题将各种档案分门别类的进行整理，满足社会档案信息共享体系的建设需求，提升自身的服务效率。

4 结语

在新的发展时期要想推动档案信息化建设就要切实认识到档案信息化建设的必要性及价值地位，转变传统的工作思路，在满足档案信息整理、分类、归档的基础上建设信息共享价值，大力推动社会信息共享体系建设。要吸收一批高素质的信息化人才来加强自身的人才队伍建设，实施多元化信息管理与存储，满足档案信息管理系统建设的需要。

参考文献

[1]档案信息化建设与工程档案管理的重要性分析[J].李凤艳.人力资源管理.2015（04）

[2]解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].赵群.办公室业务.2014（23）

[3]档案信息化建设必要性分析和对策思考[J].丁晓光.黑龙江档案.2007（02）endprint