档案数字化进程中的业务外包问题分析

秦蓉

信息技术的大力发展，促进了档案工作模式的多元化。而且一些非常重要的档案资料必须要通过数字化处理。为此，一些档案部门选择了业务外包，通过外包服务机构来完成档案数字化工作。然而，档案数字化过程中非常容易出现问题，对此，笔者对档案数字化业务外包中易出现的问题进行了分析，并提出改进的建议。

关键词：档案；数字化；业务；外包

1 档案数字化业务外包存在的问题

（一）从社会层面来分析

1.档案数字化外包服务缺乏统一的标准

因为我国档案数字化外包出现的時间非常短，所以也缺乏统一的标准。此外，国家也没有制定相关的法律制度，比如成立档案数字化相关机构必须符合怎样的标准，硬件软件的指标、服务质量标准等，都没有得到统一。也因此，档案数字化业务外包非常容易产生问题。

2.档案数字化外包服务机构的管理不合理

目前在我国的档案数字化外包服务行业内，没有一个相关部门对其进行协调和管理。而且市场上的档案数字化服务企业非常多，非常分散，不能进行资源整合。所以，行业内缺乏操作的标准，这使得档案数字化服务管理无法形成一致化。

（二）从档案部门来分析

1.工作人员的素质和能力有待提升

实行了档案数字化业务外包后，档案部门自身的工作人员容易松懈，不再提升自己的能力。而且部门在招聘人才的时候，也没有注重对数字化人才的引进。此外，根据档案从业人员的基本情况来进行分析，因为缺乏数字化过程的实践，因此工作人员无法深入进行学习。所以，这不利于档案部门的建设和发展。

2.难以界定档案数字化业务外包范围

尽管未来档案管理的发展趋势是数字化，然而因为经济因素、客观因素，数字化的时候必须要划定先后顺序，并且考虑档案的重要程度、加密程度等。如今，我国还没有针对档案数字化业务范围进行划分，更没有制定划分标准，所以业务外包也存在随意性的特点。

3.档案数字化业务外包存在安全问题

第一，实体档案容易损坏。在进行数字化的时候，必须将实体档案移交给外包机构。若是没有及时办理交接手续，或者没有进行认真核对，那么就容易产生档案混乱、交接不明的问题，甚至会弄丢档案。此外，档案在进行计算机扫描的时候，必须进行拆分和装订，外包机构的人员在这个过程中，极其容易对拆分的档案产生损坏，尤其是一些历史资料。

第二，档案信息容易泄漏。在业务外包的时候，很难完全保护档案资料的安全。这是因为外包机构的工作人员可能泄漏档案，在进行鉴定和整理、扫描的时候，任何一个环节的不认真，都可能导致泄漏。而且在网络时代，电子档案通过复制粘贴便会被泄漏。外包服务结束后，工作人员不及时清理，也会使得信息外泄。

4.信息技术不对称

进行档案数字化处理，需要非常专业的技术。而且数字化质量一般由外包机构来进行控制，如果工作人员技术能力不够，数字化的档案又很多，那么就容易出现质量问题。而且很多外包机构仅仅只是对最终的质量进行抽查，并没有进行详细的质量检查。因此，信息技术不对称会给档案数字化的质量带来一些影响。

（三）从数字化外包服务机构来分析

1.外包服务机构规模太小

因为档案数字化业务外包在我国出现的时间并不长，因此很多外包服务机构的规模也不大，和国外相比，还有很长的距离。同时，外包机构的服务也不完善，没有建立档案数据库系统，没有对档案管理软件进行开发等。因此外包机构的服务存在局限性，不能满足一些企业的要求。举个例子，提供档案数字化业务的企业不能够提供数据库系统建设服务，因此在数字化过程中，非常容易造成档案和数据库不兼容的现象。最后，很多档案外包机构都没有制定科学合理的内部管理对策，管理不到位。

2.外包机构的工作人员能力不够

很多档案业务外包企业的工作人员素质都不够高，而且岗位流动性大。完成档案数字化工作，对工作人员的技术、能力要求很高。很多外包企业为了节约成本，招聘一些对待遇要求不高、素质一般的工作人员，而且没有对工作人员进行培训。因此工作人员在将档案进行数字化处理时，容易产生问题。

2 应对档案数字化进程中的业务外包建议

（一）宏观方面

1.国家需要建立相关的法律体系

构建一系列政策和制度，能使得档案数字化外包业务更加的规范。制度当中必须包括外包机构的服务标准、软硬件标准、质量标准等。不仅如此，也要有外包业务完成后产生的维护制度。这样才能使得外包业务的质量得到统一化、规划化。

2.要构建关于档案数字化外包业务服务协会。建立相关协会的目的，是为了对各地分散的资源进行整合，从而合理进行统筹，使得档案外包业务拥有一定的操作标准，提高服务的质量。

（二）微观方面

1.加强对工作人员的培训

首先，档案部门要对工作人员进行一定的培训，使得工作人员积极学习信息技术，提高专业技能。其次，在业务外包之前，外包机构必须组织员工学习《档案法》、《档案整理规则》、《电子档案技术规则》等，要求工作人员遵循档案电子化技术标准，了解档案电子化的流程和顺序。这样才能促使档案外包业务的质量得到保证，提高档案资料的安全性。

2.构建专业化的管理流程。要保证实体档案的安全性，外包机构必须要求工作人员认真清理、整理，并且对全程进行监控录像。此外，也要使工作人员对档案轻拿轻放，避免对实体档案产生损坏。不仅如此，还要加强对现场的管理，配备防水和防火的设备，安装门禁系统，禁止非工作人员进入。对于实体档案的存放，还要配置加锁的档案柜，加强实体档案的保密。最后，要严格监督工作人员，要求工作人员不能带U盘等存储设备进入其中。

3.签订保密协议

按照我国《档案法》的规定，企业必须和档案外包机构签订保密协议，要求外包机构对档案进行严格的保密。如果档案资料泄漏，那么外包机构应该进行赔偿。此外，外包业务完成以后，机构要将存储器、计算机中保留的档案资料进行销毁和清理，不能进行私下保留，更不能使得档案资料泄漏。

（三）中层方面

1.选择优质的外包服务企业

档案部门要采取招标的方式，选择优质的外包服务企业。在招标的时候，也要将档案的数量、类别、技术条件进行公布，对外包企业的服务质量、业务能力、技术、口碑等进行了解，择优选择。

2.根据外包模式来进行选择

根据档案信息的不同类型来选择模式，比如独立模式，间接管理模式。如果是非常重要，不能公开的档案，那么就要选择合作模式，如果是可以公开的文件档案，则选择间接管理模式。另外还有到馆加工模式、外送加工模式，前者的使用更多，也更加有利于档案信息的安全性。

3 总结与体会

档案数字化进程是一项非常繁琐的工作，目前很多企业选择了业务外包的模式，这种模式能够促进资源优化配置，提高工作效率，但是却很容易产生问题。因此必须在实践中不断总结经验教训，改进不足之处，这样才能促使档案电子化业务外包更加的规范。

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