国土资源局档案管理与信息化建设的研究

马兆栋+沙亮+于琴

摘 要：本文主要对当前我国国土资源局档案管理的现状进行研究，探究档案管理信息化建设的要求，给出建设信息化档案管理体系的建议。

关键词：国土资源局；档案管理；信息化建设

国土资源局档案管理的信息化建设是当前档案管理工作中的重要内容，加强其信息化建设是保证档案管理高效运行的重要手段，对纸质档案进行数字化加工处理，建立标准化的网络基础资料数据库以及基于计算机网络应用的档案管理软件。

1 当前国土资源局档案管理建设情况

（一）信息化建设情况

国土资源局的档案管理有专门的专业机房，网络交换机是必备设备，对于整个档案管理的供电体系应该做到完整可行，备用电源的安装要到位，保证档案管理系统的供电安全，专业的防雷防静电装置应该全面。相关的办公软件、数据库软件、图形处理软件要进行专业配置，对于数字化设备的配备应该根据实际需要进行处理，为了满足省、市、县之间的交流更加便捷，应该配置视频会议、投影仪等设备，也可以建立数据集中中心。

（二）内外网布置及结构

国土资源局信息化工作包括需要保密的内部资料和公开的信息，所以，在进行国土资源局档案管理时需要分为内部网和外部网两部分进行构建，应该配置专业的网络管理系统，将内外网分开设计。内部网由一台服务器为电子政务系统服务器，将各股室电脑作为客户机，实现县、市、省之间的档案协调处理。外网主要由物理防火墙接入各科室，可以通过客户机进行上网，将需要的资源发布到国土资源局中。要保证内外网的信息安全，采用内外网隔离技术，促进国土资源局档案管理工作的正常运行。

2 档案管理信息化建设的要求

（一）信息化技术角度的要求

对于系统架构的要求，要求档案管理采用多层架构，要求表示层、业务层、数据库访问层要分开进行设计，档案管理系统采用Client/Server和Browser/Server两者相结合进行体系架构，档案管理系统中的的扫描加工系统和属性数据录入系统均采用C/S模式。档案管理信息化建设的系统接口要求根据实际情况进行选择，保证系统运行的方便且可以实现高度集成即可，主要实现业务的内部交互式查询即可。用户认证系统要求每个用户自行设定准入安全密码，经过加密保存在数据库中，用户在进入档案管理系统时需要通过密码验证才可以，通过校验之后会形成自己的使用界面。用户权限管理是保证档案管理系统安全运行的重要保障，要求系统能够提供严密的授权机制，对不同的档案类型提供不同的权限设置，用户需要根据自身的需要进行档案提取，只有通过授权的用户才可以进行档案的新增、修改、删除等操作。关于档案借阅管理需要提供借阅申请，经过国土资源局的相关审批流程之后才可以进行档案资料的借阅，且相关的档案系统需要对借阅情况进行记录，以便日后查询。为了保证档案资料的安全，应该对其进行数据备份，提供完善的数据备份方案。此外，要求档案管理系统有自己的独立的硬件操作平台，系统要做到模块化设计，实现组件化开发，具有良好的可扩展性和容错性，系统结构的设计要合理，不会受到机构、人员变动的影响，具有严格的层次性访问设置，保证系统运行的安全可靠。

（二）档案管理功能模块的要求

1.档案扫描功能。对于档案的扫描工作主要在于方便对纸质档案进行数字化加工，保证档案资料在进过数字加工、扫描之后可以转化为需要的电子形式，要求在完成档案的扫描处理之后产生的数字化档案文件符合相关的行业标准和国土资源局对数字化档案的质量要求。整个信息化档案管理系统要求支持多种扫描设备的使用，可以保证档案处理工作的高效运转。

2.数字档案管理功能。档案管理系统需要具备可以对各项目及信息进行处理，包括数据库的建立、修改以及删除，还包括数据的录入、存储等功能。在进行数据库的建立时应该对用户需要进行充分的考虑，根据用户的需求进行设计，可以根据用户需要进行档案的分类管理，数字档案管理具备安全、灵活、合理的特征。

3.整理编目功能。这一模块的功能主要包括数据采集、类目设置、分类排序以及数据校验等功能，可以为用户预留出一定的档案管理空间，按照分类要求进行自行分类和排序，要求统计功能齐全，可以生成相关的报表。

4.档案检索查阅和借阅功能。档案检索主要在于对档案的检索和查询，可以对档案借阅起到一定的辅助作用，档案的信息化系统可以根据检索项对档案进行自动检索和查询，根据用户需要设置相关的检索渠道，对查询结果进行显示，使得档案借阅工作更加方便快捷。

5.安全保密功能。档案管理工作首先要保证档案资料的安全，应该保证系统访问控制、数据保护和安全保密监控等基本功能，档案管理系统具有严格的权限设置，具有防止越权操作的功能。对档案资料的数据采集、存储和处理都有相关的限制条件，只有满足要求才可以进行这些操作。

6系统管理与设置功能。档案管理系统应该包括用户权限管理、系统日志管理、数据的备份与恢复等，系统应该对所有操作人员进行自动判断分类，在提供数据备份和恢复处理时，还应该提供相应的数据代码维护功能，用户可以自行创建和更改档案类别，设置条目，以满足档案管理的灵活性。

3 国土资源局档案管理信息化建设措施

（一）提高信息化建设复合型人才的培养

随着互联网技术的发展，信息技术在各行各个业种的应用越来越广泛，国土资源局的档案管理工作对信息化的要求也越来越高，需要对信息化建设的复合人才进行培训，使得档案管理人员对信息技术的掌握更加熟练，在进行档案管理工作的处理上可以更加高效快速，促进档案管理信息化建设的发展。

（二）加大门户网站的建设促进工作的正常运行

对国土资源局的档案管理网站投入更多的信息化元素，提高档案管理的自动化，使得对档案的处理、建立更加快速，运用数字化技术帮助档案管理工作实现智能化，可以根據用户的需要进行档案的分类和查询，使得档案的提取工作更加方便，避免造成时间的浪费，使网站建设提升到新的水平，为国土资源局的档案管理和宣传提供平台保障。

（三）提高电子政务应用效率形成合理的管理模式

可以成立档案管理数据中心，实现对国土资源的各类图形和属性的合理管理，对档案资源进行数据审查，保证信息之间的相互关联、集中管理、集中访问等工作的顺利开展，建立起符合要求的数据共享、更新机制，为国土资源局档案管理工作的信息化建设奠定基础。为了便于省市县之间的档案管理的交流，可以建设基层档案信息化管理体系，形成数据共享交流渠道，实现档案管理的网络互通。

（四）加强档案管理网络安全建设

档案管理的安全建设是构建信息化档案管理体系的基础工作，运用先进的网络技术提高档案管理工作的安全性，通过设置用户权限系统限制用户对档案资料的使用，只有满足档案查询提取的要求才能进行档案资料的使用，设置档案保密系统，对档案资料的数据进行严格的控制。

4 总结

通过对国土资源局档案管理的信息化建设进行分析，从多方面探讨了开展档案工作的措施，保证档案管理机制的高效运转，从基础设施建设、全面运行以及规范管理等方面为国土资源局加强档案管理提出了建设性建议，提高其为人们服务的能力。

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作者简介

于琴（1975-），女，江苏灌云人，本科，研究方向：档案管理与信息化。