企业改制过程中档案管理存在的问题及解决措施

摘 要：在企业发展过程中，档案是记录企业管理、生产、人事变动、重大决策以及经营内容等历史性资料，不仅记录了企业的发展历程，更为企业制定以及调整经营战略、发展目标具有指导作用。本文通过对企业改制过程中档案管理存在的问题以及解决措施进行分析，旨在为当今企业更好的发展提供理论参考资料。

关键词：企业改制；档案管理；问题；措施

随着我国经济与社会的不断发展，加之国外先进的管理模式传入我国，促使当前企业管理面临改制这一现实问题，而伴随企业改制的深入发展，在档案管理中存在的问题逐渐凸显，对企业良性改制形成一定阻碍，严重影响企业改制效率。因此，为了使我国企业改制工作以及实践过程可以更加顺利，分析当前改制过程中档案管理存在的问题以及提出合理的解决措施显得尤为重要。

1 概述企业改制与档案管理的关联

所谓企业改制是指基于企业发展需求，并在国家相关法律规范下对企业固有经济管理模式、管理体制、资本结构以及组织形式进行改变的理念，促使企业在客观上更适应社会发展进程，从而创造更高经济价值。其中，整体改制以及部分改制是企业改制中较为常见的内容，而个人独资企业、合伙企业以及公司制企业是企业改制主要方向。无论何种企业在发展过程中均会形成一些文字资料，这些资料则是有关企业经营发展、人事管理、社会保险业务以及机关文书等其他与企业相关资料，而对这些资料进行分析、搜集、统计、整理以及存档的过程，就是对施行企业档案管理的过程，可见档案管理内容均与企业日常运行息息相关，因此可作为企业改制重要参考资料。

2 企业改制过程中档案管理存在的问题

首先，在企业改制过程中档案较多且对空间需求较大。由于当今市场经济竞争态势越发激烈，致使有些企业不得不进行改制而谋求长远发展，其中以资源性集体企业改制现象较为普遍。这些需要改制的企业绝大多数是由于经营不善而被迫进行改制，致使档案管理在改制企业消极环境中存储情况相当杂乱，加之管理不善，导致有些档案内容并不全面，而部分档案却出现库满为患、堆积如山的现象。

其次，企业改制过程中的档案管理设施不够完善。经济效益一直是企业经营发展中最为关注的内容，而由于档案管理并无法直接为企业产生利润，致使有些改制过程中的企业将更多人力、物力以及财力放在了经济活动相关环节，并不希望在档案管理中投入过多管理设施，例如建设档案馆、设立档案管理部门、构建信息化档案管理网络以及聘请专业档案管理人員等，导致本就千疮百孔的档案管理现况，客观管理环境更加恶劣，并无法发挥档案管理的积极作用。

再次，缺乏规范的档案管理制度。虽然，为了使当前企业改制过程中档案管理可以发挥积极作用，国家颁布了相关法规规范企业档案管理相关工作，但是受企业档案管理意识较为薄弱、经营能力有限以及缺乏专业管理人才等因素影响，致使当今企业面对档案管理工作只是应付心理，并没有针对自身发展情况而科学设定管理制度，导致在改制过程中的企业档案管理仍然流于形式，且呈现自由整理状态，严重影响企业档案管理水平的提高。

最后，在企业改制规程中存在大量档案流失的现象。由于改制企业缺乏档案管理意识，并不愿在档案管理中投入过多，加之缺乏行之有效管理制度，导致在改制企业中任何人都可随意拿取档案，而经由许多人传阅的档案也无法保证其内容的正确性，最终造成档案流失严重的现象。在企业改制过程中企业要解决的问题千头万绪，并无暇顾及档案管理，使得企业在想应用某方面的档案时，并无法及时获取，甚至对丢失档案无法追查，严重影响企业档案的完整性。

3 解决企业改制中档案管理存在问题的措施

3.1 加强国家立法的约束

我国作为法制国家，依法治国作为立国之本，指导并监管着社会上各行各业的合理发展，对企业改制过程中档案管理相关工作亦是如此。因此，国家在区别改制性质基础上，制定具有针对性的法律内容，促使法律对档案管理的约束力更强，有利于为企业改制提供高效的档案资料支持。此外，国家在相关法律法规中，不仅应明确改制企业中档案管理应遵守的条款，还应对违反档案管理的企业给予一定的处罚，对造成档案管理重大损失者追究其法律责任，使改制企业得以加强对档案管理重要性的认知，为改制中发挥档案积极作用奠定基础[1]。

3.2 加强对档案管理基础设施的建设

在改制企业中，企业要面对的事情非常复杂，这时只有将档案建设做到井井有条，才可为企业改制提供参考意见，为企业规划长远发展以及战略目标提供行之有效的资料基础。因此，无论企业面对怎样的改制现况，都应按照国家法律规定落实科学高效的档案管理工作。首先，企业应针对改制现况，将档案管理分为两个方面：一是常规管理，只针对不涉及变更、销毁、合并、留档等需求的档案，如社会保险业务等档案资料；二是应急管理，是指针对需要配合改制工作，而被随时调用的档案资料，其中包括企业日常经营资料、人事档案、职工档案以及一些机关文书等档案资料。其次，设立档案管理部门或建设档案管理室。档案是对企业过期发展的总结性资料，更关系到企业在未来的发展，因此企业应针对自身档案资源具体情况，建设档案室或设立档案管理部门，确立档案管理专属组织与人员，促使企业在改制过程中不会出现流失档案、档案异常销毁等消极现象；最后，企业应结合信息技术，设立现代化档案管理系统，将改制企业庞杂的档案利用信息技术形式进行分析、编制以及归档，并根据档案内容与作用，设置机密性与公开性，针对不可共享的档案采用专人密码管理，使档案管理工作更加高效[2]。

3.3 完善档案管理制度

档案管理制度作为贯彻落实在档案管理中，对档案管理施行监管，并具有全面性、科学性以及高效性。首先，在改制企业中档案管理制度应监管企业将档案分门别类，确保档案可以随时调用，并发挥积极作用；其次，在企业改制过程中应将借出档案及时追回，为了使档案索要更加高效，可以利用借阅手续、传阅记录等形式将档案追回，从而确保企业档案的完整性；最后，在移交档案时应签订协议书。受我国《档案法》相关内容规定，针对移交档案，档案移交方具有优先使用权，而档案馆或新单位应遵守档案移交方对部分档案限制利用、不予公开的规定。为了使档案管理制度更加完善，存在档案移交需求的改制企业应与档案馆签署相关协议，对档案数量、使用限制、权利义务、报关费用、保存期限以及保存形式均做好明确规定，避免出现纰漏而影响档案管理有效性。

3.4 加强档案管理重要性的宣传教育

国家除了应加强《档案法》的宣传工作，促使改制企业认清档案管理重要性，还要利用媒体、报刊、广告以及构建咨询平台等形式，加强档案管理重要性的宣传，并给予引导、帮扶以及跟踪落实等服务，从而为改制企业档案管理营建良好的客观环境。

4 结语

综上所述，在改制企业中档案管理可以为企业制定战略目标、明确发展方向提供有效依据，因此应受到改制企业的关注与重视。为了使档案管理可以发挥积极作用，改制企业应遵守《档案法》相关规定，并设立专门档案管理部门，制定符合企业改制需求的档案管理制度，促使企业在改制过程中的档案管理不仅可以发挥积极作用，而且可以为社会提供更好的档案管理服务。

参考文献

[1]谭鑫.论我国企业改制后的人事档案管理和存放问题[J].商场现代化，2015（8）：125-125.

[2]陈玲玲.改制企业档案管理工作亟待加强[J].浙江档案，2014（12）：64-64.

作者简介

陈静（1979-），男，汉族，四川眉山人，大学本科。