浅析档案管理的电子化建设

李炳

摘 要：目前，随着我国信息技术的不断发展，传统的档案管理模式已经不能满足社会经济发展的需求。通常情况下，传统的档案管理只是对纸质资料进行简单的处理和保管工作，在管理水平上一直得不到有效的提升，从而导致档案资料的使用价值受到了一定的限制。如今，信息技术在档案管理工作中得到了非常广泛的使用，但是因为操作不当造成在使用的过程中还存在一些问题。本文主要对档案管理的电子化建设进行了分析，并针对其中存在的问题提出了一些有效的解决措施，希望能为相关的档案管理人员提供一定的参考依据。

关键词：档案管理；信息技术；电子化建设

档案管理电子化指的就是以档案文件为主要的管理对象，然后通过计算机技术对档案进行扫描、录入、存档以及查阅等，这样就可以将档案转化为二次资料信息提供给人们利用。电子档案管理与传统的管理方式相比存在着非常明显的差异，目前，将电子图像文件集合的介质主要包括了磁盘、磁带以及光盘等。

1 档案管理电子化的優点

结合目前的实际情况可以了解到，将信息技术应用于档案管理中与传统的管理方式相比可以发挥出非常明显的优势，具体主要体现在以下几个方面：第一，可以将计算机的作用充分的发挥出来，从而可以不断提高档案资料的利用效率；第二，减少了二次文献在加工过程中所花费的时间从而使档案信息管理的时效性得到有效的提高；第三，通过实行电子化管理，可以将资料信息进行有效的拷贝，这样有利于将拷贝成果及时汇报给各个部分的领导，可以在社会上形成一定的影响力，这样档案部门的重要性也就得到了明显的提升；第四，通过建设档案管理电子化，可以使档案信息与先进管理技术之间实现有效的结合。

2 电子档案管理中容易出现的问题

因为电子档案的内容与形式两者之间是相对的，这就造成在内容方面存在着一定的不稳定性，也很难实现一定的固定形式，当档案管理部门在对电子档案进行检查工作的过程中，就很难对电子档案的安全性与可靠性进行准确的判定。结合实际的应用结果可以了解到，电子档案在管理的过程中其问题主要体现在了以下几个方面。

2.1 原始性问题

在对电子档案的原始性进行判定的过程中会存在一定的难度。主要是因为电子档案所形成的资料属于虚拟文件，并且在转换过程中的特点与输送以及接收的特点没有特别明显的差异，通常情况下，电子档案表现出的状态不只是原始文件，其中也有部分复制内容。

2.2 真实性问题

电子档案在管理的过程中，其真实性经常会受到一定的影响。在将纸质文件转化为电子文件的过程中，可能会因为操作失误会对档案信息的真实性造成一定的损坏。与传统档案管理方式相比，电子档案管理中出错的概率是非常高的，另外电子档案也可以被外界进行复制，或者是被篡改之后也很难发现更改的痕迹。

2.3 完整性问题

电子档案在进行管理的过程中，其档案内容的完整性一直得不到有效的保障。主要是因为电子文件的状态是不稳定的，在管理的过程中如果对档案内容没有及时的进行抓取，这样就会导致部分信息内容缺失。

2.4 安全性问题

因为电子档案具有一定的易操作性，这就导致在管理的过程中可能会经常出现一些非法操作。比如经常会存在部分档案管理人员为了自身的利益擅自对档案信息进行修改，这将会对档案档案的安全性以及单位部门的效益造成非常严重的影响。

3 电子档案管理的对策以及建议

3.1 重视归档电子文件的技术处理

在对新型文件材料进行归档的过程中，管理人员一定要落实到实际的档案管理工作当中，然后对档案文件的传输、接受以及储存等工作进行有效的监督，从而为电子档案信息的原始性提供一定的保障，对与的档案信息整合的具体操作流程进行全面的掌握。在实际的电子档案管理工作当中，可以通过技术处理的方式，然后将已经储存的文件转化为：“只读性”文件，这种文件在查阅的过程中只支持阅读，但是不可以进行改写，这样就可以有效的保证电子档案信息的原始状态，使电子档案的可靠性实现非常明显的提升。

3.2 解决好电子文件的保存问题

电子档案是在化学磁性基础上来实现对文件的保存工作的，如果是站在理论的角度上来看电子档案可以实现永久性保存，原因是因为在对电子档案进行读取的过程中可以不与实物进行接触，在这中间不会出现损坏现象。电子文件记录在介质层上的信息被密封在保护层之内，这样就不会受到外界因素的影响。但是，通常情况下电子文件可以在很快的时间内形成，在一定程度上缺少了实际的储存安全验证，因此，相关的电子档案研究人员还需要对文件信息的长期保存问题实行进一步的探究，针对其中存在的问题进行不断修复，避免在保存的过程中出现信息丢失等现象。

3.3 及时更新电子档案的文件结构

在对操作系统进行更新的过程中，也需要对档案管理软件的更新引起重视，并在电子档案系统完整以及完全的基础上，对电子档案的文件结构进行及时的更新，这样才能对全新的储存环境进行及时的适应，从而为电子档案的长期性保存提供良好的保障。

3.4 加强电子档案的保管

在对电子档案文件进行储存的过程中经常会发生一定的变化，主要是因为存储介质经常受到温度以及湿度等外界因素的影响，再加上电子文件本身可能也会受到网络技术的影响，这就需要结合实际情况建立出相应的档案机房，并对档案机房进行合理的安全性设计，可以选择专门的档案柜来实现电子档案的有效存储。

3.5 做好电子档案数据备份恢复

在对电子档案进行管理的过程中通过采取备份技术，这对于电子档案的安全管理有着十分重要的意义。因为网络在使用的过程中具有一定的不安全性，档案文件通过信息化管理可能会对资料的完整性造成一定的影响，所以，建立科学的数据备份以及恢复系统是十分必要的，这样电子档案资料的完善性在受到破坏时可以在最快的时间内进行修复。

3.6 完善档案人员的知识结构

随着我国信息技术的不断发展，要想在档案管理工作中将信息技术的作用充分的发挥出来，其中非常重要的一点就是必须提高档案管理人员自身知识结构以及综合素养。电子档案在进行操作和管理的过程中比较容易出现失误，这将会对档案信息的真实性造成非常严重的影响。因此，档案管理人员在工作的过程中一定要严格落实自己的职责，档案部门可以在规定的时间内开展一些相应的培训课程，通过学习使管理人员自身的专业技能以及管理水平可以得到明显的提升，加强对档案机房的安全管理工作，全面掌握先进的档案信息管理技术，在目前知识结构的基础上进行不断的完善和优化，从而在之后的电子档案管理工作才能严格落实自己的职责，将档案信息化建设的作用充分的发挥出来。

4 结语

综上所述，随着我国信息技术的不断发展，信息技术在我国的档案管理工作中得到了非常广泛的使用，导致档案管理工作在内容上发生了很大的转变，这也就给档案管理人员的工作带来了更大的挑战。因此，相关人员一定要加强对电子档案管理的研究力度，针对目前管理中存在的问题进行深入的分析，通过采取有效的措施对影响因素进行解决，同时，还应该逐渐引进一些先进的档案管理技术与方法，在目前档案信息管理技术的基础上实现不断的完善，从而才能满足档案信息化建设的相关需求。

参考文献

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