建筑施工企业工程档案规范化管理探析

黄兵

摘 要：最近几年，我国相关部门已经逐渐加大了建筑施工企业工程档案管理的重视力度。可是，因受到多环节因素的影响，我国在建筑施工企业工程档案管理上还存在着部分问题，进而影响了建筑施工企业工程档案的整体质量。本文主要分析了我国建筑施工企业工程档案收集和归档存在的一系列问题，提出了有效的措施，进而提升我国建筑施工企业工程档案管理工作水平，保证质量。

关键词：建筑施工企业；工程档案管理规范化；存在的问题；对策分析

现阶段，我国在建筑施工企业工程档案管理工作方面始终存在着一系列问题，这些问题严重阻碍了工程档案管理的进程。而法律意识淡薄、档案整理工作不到位、部分单位档案项目人员素质较低等，都影响了工程项目方案的整理。为了快速改变这一状况，各个施工部门的领导人员必须正确认识这些问题，并且针对不同类型的问题制定出相应的解决措施。比如，施工单位要加强工程档案管理工作的重视程度，不断的进行创新和改进，完善管理制度，提升所有工程档案管理工作人员的工作意识和责任心。

1 施工企业工程档案规范化管理

1.1 含义

工程档案本身对于工程建设全过程是一个动态的记录，是一种历史的记录方法，记录的内容主要包含施工单位、设计单位、监理单位以及工程建设过程中所涉及到的所有部门，围绕工程建设而形成的文字、方案图表等信息。因此，工程档案管理信息化主要是指以上工程建设过程中所形成的相关档案资料，利用现代信息技术和手段进行处理，使其成为电子档案并且录进管理系统中，便于企业存储、调用、查阅等档案信息的综合管理和应用过程。

1.2 工程档案管理信息化的意义

对于工程建设整体而言，保证工程质量等级是工程企业中最重要的环节，而施工档案可以准确反映出工程施工的全过程，使其作为工程质量等级查验和评定的主要依据，它同时也是后期工程进行扩建或者是修改的重要资料。待工程完工并且投入使用之后，可能会因为施工中存在的质量安全隐患或者施工单位后期养护工作不到位，使得工程使用质量下降，减少使用日期。为了解决这一问题，施工单位必须认真查阅施工档案信息，工程设计人员和技术规划人员也要按照施工档案所记录的信息了解整个工程的布局和走向等，进而制定出正确的方案，另外，档案管理还能够完整的反映出施工企业的管理水平。可是在实际施工中，依然还存在着着许多问题，比如企业档案管理建设不完善、施工记录不真实、不规范，使得档案的参考价值下降；施工档案信息的搜集和整理不及时，而且施工进度和施工资料脱离了联系，无时效性；在进行原材料试验实验的时候，材料的选择缺少代表性，施工资料的横向和纵向关联不密切；这都在很大程度上阻碍了施工企业的综合性发展。现阶段，信息化技术的发展推动了档案信息化的发展建设，为了有效提升施工企业的档案管理水平，减少质量问题，延长工程使用期限，提升施工企业综合管理水平，对此，企业必须高度重视档案管理信息化建设，紧跟时代发展步伐，使得档案管理信息化建设为工程管理发挥出最大的性能。

2 目前建筑工工程施工档案管理工作中存在的问题

2.1 建筑工程施工难度提升，施工档案数量增多

伴随着社会经济的不断发展，对于建筑工程的要求逐渐升高，从一定程度上提升了建筑工程的施工难度，增加了工程项目的施工档案数量。如果建筑企业没有做好工程项目施工档案管理准备工作，依然采取原有的施工档案收集整理方案，必定会降低建筑工程施工档案管理质量。建筑工程的施工档案主要包含施工过程中形成的所有文档资料，随着工程建设难度的不断增加，施工档案的数量也在不断增多，需要建筑企业根据实际施工方案的收集整理要求，采取有效措施，保证建筑工程档案收集质量。建筑工程的规范化管理，随着档案数量的增多，档案管理难度也有了一定增大。一些没有保存价值的建设资料，也将被保存到施工方案中，而工程总结，后期完工等重要资料都没有被完整的保存到施工档案中去。

2.2 施工档案资料缺少有效性保证

施工档案的收集、整理和保存工作是一项系统性工作，具备很强的周期性，在实际工程建设中，建筑工程的档案资料因为复印份数少或者保管措施不到位，施工档案管理资料没有得大有效的管理，无法保证其有效性，建筑施工期间，因为某些项目的负责人员并非每天在施工现场，对于一些重要的资料填写，都会发生代签现象，难以保证施工档案的有效性。再加上施工档案管理人员的档案意识淡薄，没有及时将施工档案转交给业主，或者是在完成施工档案转交之后，没有及时整理档案，错失了档案交付最佳整理日期，进而为建筑施工档案造成了一定的损失。在档案利用期间，有的建筑单位没有正确认识到施工档案的重要性，对于施工档案的利用，也仅仅限制于工程验收证书、工程最终预算等方面的检验，其它价值性能更高的技术文档并没有得到有效应用，从而影响了施工。

2.3 档案收集整理不及时，没有完善的体系

在工程建设过程中，必须注重档案的收集整理工作，形成完善的体系，保证工程档案的收集整理效果。建筑企业在实际的档案管理过程中，还存在着对施工档案没有及时收集整理的问题，影响了档案的系统性，使其无法发挥出作用。施工档案的收集整理受建筑企业多方面因素影响，有的建筑企业在工程建设中主要以经济利益为目标，对建筑工程施工档案收集整理的重要性认识不足，影响了档案收集整理工作在企业建筑施工过程中的具体实施。建筑工程在施工后期，工程建设人员不断撤离施工现场，带走了部分的专业施工技术档案，使得建筑工程后期施工档案分散，阻碍了建筑工程施工档案的收集整理工作。档案整理人员对施工技术档案等專业性高的资料把握程度不足，在整理过程中难以形成完善体系，严重影响了建筑工程施工项目的档案整理工作。

3 加强建筑施工档案管理工作的措施

3.1 规范管理，提升效率

在开展档案管理工作中，要对相关的档案管理行为进行规范化操作，通过制定统一的标准来执行，进而提升管理效率，实现规范化的档案管理。一般而言，建筑施工企业的分类主要包含文书档案管理、声像档案管理、会计档案整理以及科技档案整理等。对于不同的档案整理类型，要按照经营管理、行政管理。生产技术等不同类别进行管理，并且做好分类保存工作。同时，还要制定相关的保密、查阅条例，并且严格遵循，从而提升整个档案管理工作的规范性和使用效率。档案管理人员要确定企业档案管理资料范围，制定企业档案管理方面的规章制度，编写相应的检索目录。

3.2 构建平台，加强信息化建设

企业档案管理工作的开展，需要紧跟时代发展趋势，进行创新，引进信息化技术，实现档案管理信息化是现阶段企业发展的必然趋势。档案信息是企业技术进步和发展的重要信息资源，也是提升企业综合实力的关键。通过应用信息化技术，构建一个合理的档案信息管理平台，可以实现对信息的全面利用，并且高质量、高效率的对档案信息进行管理，从而提升了档案服务水平。此外，在档案信息的管理上，要不断对档案保管条件进行提升，并且对档案信息的保管设备及时检查和更新，防止档案信息遭到破坏。档案信息的使用中，要做好相关的审批工作，在遵循制度的基础上，提升管理效率，高效利用档案信息。

4 结语

合理应用建筑施工档案，能够推动建筑企业的发展，为社会经济的进步贡献一份力量，对此，加强施工档案管理工作很重要。

参考文献

[1]王景杰.建筑施工企业工程项目档案管理需求探析[J].陕西档案，2016，01

[2]俞翌辉.建筑施工企业的工程档案管理对策探析[J].办公室业务，2016，08

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