基于信息化的中学档案管理新途径研究

潘叔霞

摘 要：随着信息技术飞跃式的发展，现代电子技术也在中学档案管理工作中得到了更加充分的运用。从当前的档案信息化实践来看，中学档案管理建设仍旧存在不足之处，所以加强关于信息化档案管理的新途径也成为开展中学档案管理的必由之路。由此，本文便从中学档案管理信息化过程中存在的问题入手，并结合档案管理要求提出新的途径探索，以期为各位讀者提供参考。

关键词：信息化；中学档案；管理新途径

国家经济水平的提升带动了中学办学规模的不断扩大，为了适应学校管理新要求，建立起更加完备的信息化档案也成为中学管理中的重要内涵。据此，针对中学档案管理所做出的方法分析，也便具备了较为深刻的现实意义。

1 中学档案信息化管理中存在的问题

电子信息相关技术虽然近年来得到了较为广泛的运用，但是从一些中学的档案信息化情况来看仍然未能将其信息化效能最大限度激发出来，概括来说这些信息化管理过程中的问题主要囊括了以下几个方面：

第一，中学档案管理的设备设施相对比较落后，而这些基础设施的缺乏也成为阻碍信息化进程的重要物质因素。数字信息化需要通过一些现代化的电子设备来实现，而一旦欠缺了成本投入，则使得信息化档案建设缺少经济基础。举例来说，在中学管理层或教育主管部门对基础设施缺少重视时，便会导致资金投入不足，致使购买计算机、扫描仪、刻录机以及其他软硬件设备的目标搁浅。

第二，档案管理的模式与观念相对较为陈旧。一些中学为了适应档案管理需求，也建立起专业的中学档案管理科室，但是在落实档案管理任务时往往还是沿用以前的老方法进行机械化办公，这也导致管理人员的思想意思缺乏创新。

第三，缺乏专业的管理人员也是中学档案信息化建设中的重要难题。中学大多将任务集中在教学方法改革上，而关于信息化档案管理人才的引进则容易被忽视。管理者综合素质能力的参差不齐使得中学档案的信息化管理难以跟上开放、新颖的发展趋势，从而为信息技术、档案管理专业知识的运用带来阻滞。

2 中学档案信息化管理的新途径

要实现中学档案的信息化管理，需要积极开拓新的途径，简要概括下来应当从以下方面予以着手：

第一，建立中学档案快速检索的新模式。为了将中学档案资料库打造的更具科技化、智能化，并且提高档案管理使用的效率，首先需要将检索方式设置的更加简洁化、便利化。通过研发全新的“中学数字档案系统”，从而通过统一化的规划管理与资源贡献，大幅提高检索效率。举例来说，中学档案中所涵盖的内容主要有学校教学、行政以及人事信息等方面的内容，这些资料信息的分类较为清晰，因而档案管理者可以按照这些资料信息的不同类别予以划分，建立起不同的数据库，再通过简洁直观的检索栏或统一窗口展开信息搜索，便可以高效完成检索任务。在整个搜索过程中，档案管理人员通过计算机设备与网络技术的利用，也同步实现了档案电子化管理的目标。

第二，加强中学档案管理人员关于信息技术的技能素质培养。档案管理人员的聘用选拔不是“一劳永逸”的，而是需要根据不断提高的岗位需求促使其自身实力也能不断得到提升，所以这种针对档案管理的教育培训也是十分必要的。要让档案管理人员接受与掌握到更多的信息知识，并且熟练对网络技术、计算机技术等进行操作，需要对档案管理人员的档案管理系统操作能力以及创新管理的思维方式予以培养，才能保障中学档案管理可以达到与时俱进的效果。在定期开展的档案管理人员培训活动中，既需管理人员将实现档案资源由传统档案转换为数字档案的模式转型作为重难点，同时在利用网络、数字化手段的过程中，也需要档案管理人员对管理过程中的业务员内容与服务方式进行创新，从而为信息化的构建开辟道路。

第三，规范档案管理标准。要对平台中的信息资源进行高度化、一体化的整合，首先在管理人员对中学信息相关资源进行收集整理与录入的过程中，为了使得档案可以更加符合标准，对于纸质档案或电子档案等不同种类其管理办法也各有不同。为了帮助管理者更快更准确实现对档案的调取与查找，做好纸质档案的电子资源版，扩大数字资源数量，也为保障档案安全、防范保密信息泄露遗失创造有利条件。例如，当部门或个人对纸质档案进行借阅时，容易因人为疏忽而造成资料缺失、遗漏，而做到了电子档案管理，则可以通过提供电子版资源来实现资源利用。只有满足了中学档案的信息化管理，才能为信息储存、分类检索以及利用保护带来更大的便利。其次，在整合资源时还需建立起“中学档案目录库-重要档案数据库-多媒体档案数据库”的资源库结构。其中，在对档案目标进行汇编的过程中，需要清晰设置案卷目录，并且完成档案管理电子系统中的目录信息录入面向公众进行开放。接着在对重要档案进行扫描转化电子资源建库时，需要视情况而定档案的公开权限。此外，在对文字、图形、声像等档案进行归档时，也要使得资源储存与数据库记录相互一致，继而保障中学档案的齐全完备。

第四，加强关于中学档案管理的软硬件设施与管理系统的开发。从软件与硬件设施来看，要完成设备的更新换代，需要对网络设备、档案信息处理设备、服务器以及其他系统软件等配置予以升级，其中磁盘阵列、适配器卡、SCSI硬盘、高速扫描仪器、操作系统、激光打印机、数据库软件、计算机、PC机、摄像机等也对档案系统的实际运用效果带来直接性的影响。从档案管理系统来看，当前关于数字档案的管理系统主要囊括了信息采集、信息服务、日常管理、权限设置、系统设置、保障数据、档案数字化管理以及软件配套等方面。通过中学内部的局域网便可实现档案管理业务的共享，并且在数字加工、档案收集归档、利用与发布的过程，实现无缝对接的跨库服务。

3 结束语

中学档案的信息化管理不仅是学校提升办学管理水平的必然要求，同时该项系统工程的完成对于中学实现智能化、信息化的管理模式也具有基础性作用。因而，只有在不断完善中学档案信息化管理的道路中不断强化方法创新，才能为我国的档案建设与教育事业的繁荣发展奠定更为坚实的基础。

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