燃气公司档案的信息化建设探究

鲁静+徐倩

摘 要：如今，实现档案管理的信息化建设对各燃气公司的档案管理水平，乃至整个燃气公司的管理水平提高，能够起到重要促进作用已经成为共识。通过档案的信息化采集并存入数据库，在数据库中对档案信息进行归纳总结，可以大大提高档案的管理效率，并拓展利用途径。燃气公司档案管理的信息化建设能够实现企业管理水平的提高，提高供气的效率和服务质量，降低供气的风险。对居民的生活也有一定的保障作用。在此前提下，我们对燃气公司的档案信息化建设做了一系列的探究。

关键词：燃气公司；档案；信息化

在燃气公司的管理工作中，档案管理是其主要的组成部分之一，可以有效保障相应工作的有序开展。随着现代社会经济的快速发展，面对更为复杂的管理情况，档案管理不仅需要持续地进行创新与改革，还要与现代社会的发展步伐相统一，只有这样才能将其自身的优势作用充分得以发挥，同时也能使工作人员在搜索与查找相关信息时更为便捷，让管理工作效率在整体上得到显著提高。如何让档案管理的信息化得到进一步的完善与创新，从而也使管理水平得到提升，这就需要对档案管理信息化过程中遇到的的一些问题进行分析并解决，唯有如此，方能获得良好的解决措施，使的档案管理工作发挥出重要的管理功能与价值作用。

1 当前燃气公司档案管理的现状分析

1.燃气公司的重视程度低难以高效的建设

根据现在时代的情况来说，我国大部分的燃气公司并没对本身的档案管理信息化建设工作给予高度的重视，只是单一的把它作为同合同文件管理一样的工作事项，使单位的档案管理信息化建设成了工作人员的次要工作。除管理一些合同与文书档案以外，没能对别的资料给予重视管理。还因较多燃气公司的档案管理规定并不健全，使大多数的客户信息与业务材料全部交给不相关职位的工作人员实行管理，发生人员流动的情况时，便很容易弄丢一部分主要的资料，从而使燃气公司的相关业务工作受到不同程度的影响。

2.管理人员综合素质不适应信息化建设

如今我国有的燃气公司已开始对档案的管理信息化建设工作重视起来，但仍然还是没有使档案管理工作真正发挥其应有的价值作用，产生这样情况的最根本因素是因为有关的档案管理工作人员自身的专业素质与工作能力不足。一方面，档案的分类不合理，导致不能有效应用档案信息，致使资料数据获得的时间受到制约，因而使档案管理在现在燃气公司中的作用很难实现，另一方面，大多数的档案管理工作人员对档案管理的理论知识掌握不到位，所以就使有关的管理人员不能有效意识档案管理的重要性，自身的專业局限难以满足信息化建设的需要，导致工作态度出现问题，对档案的管理造成严重影响。

3.档案的信息化建设缺少安全保障机制

由于很多燃气公司对档案管理并没重视，这也使档案管理信息化过程的安全不能获得保障。一方面因为档案管理工作人员没有重视档案管理的重要，导致存档的时候产生信息的丢失与损坏情况，另一方面燃气公司没有对档案管理信息化建设工作给予重视，严重的忽视了档案的保密工作，还因档案管理人员职业素质不高，导致档案信息丢失情况时常发生，从而造成燃气公司严重的损失。大多数燃气公司缺少网络安全认识，在计算机的档案管理工作中，这也会产生很大的安全隐患。

4.当前档案的信息化管理技术有待提高

虽然现在部分燃气公司的管理规范都已对传统纸质的档案管理方式实行了转型，信息化的档案管理也得到了普遍的应用，但燃气公司在档案管理信息化环节上，还仍然保留着传统的纸质管理模式，这不仅影响了大多数燃气公司的档案管理的信息化进程，更影响了燃气公司各部门使用与查找档案的效率，对其产生了一定程度的限制，达不到方便快捷的使用要求，严重阻碍了燃气公司的进步与发展，并且在不同程度上降低了燃气公司的工作效率。

2 推进档案信息化建设的具体措施

1.完善关于档案信息化管理制度建设

档案信息化管理是一套全新的管理模式，没有前车之鉴，缺乏一套系统化理论化的管理制度，缺乏有效的指导。导致档案管理工作出现了很多随意不规范的行为，使得档案管理信息化建设进度缓慢，多走了许多弯路。因此，燃气公司及有关部门领导应尽快结合实际情况，建立健全一套系统理论的档案管理信息化建设制度。制度应该囊括档案管理工作的各个方面，使档案工作人员在工作中有法可依。合理的科学的安排档案管理工作的工作流程。另外，还要制定一套监督制度，对档案管理工作的监督。保证档案管理信息化建设的顺利进行。

2.档案管理人员自觉提高综合素质

作为燃气公司来讲，应注重档案管理人员的专业学习与培训，不仅要定期的组织相关的基础知识培训，还应结合相关人员的具体情况，进行重点培养。无论是新员工，还是老员工，都要在档案基础知识的培训中，自觉加强对专业知识的学习，不仅要掌握现代化的档案管理操作系统，还要同时进行熟练的信息化管理，保障档案信息化管理的安全有效性。只有不断提升档案管理人员的专业技能与综合素质，才能对接当前的市场经济化需求，对企业发展起到有效的推动作用。

3.增强档案管理信息化建设的安全性

档案管理对现在的燃气公司有极其重要的作用，只有档案信息化管理安全性得到有效保证，才可以让其作用得到有效的呈现。第一，建立健全相关的保密制度与规定，并以此对相应的档案管理工作人员实行制约，一旦有泄密的人员，要给予严厉的处分，使档案可以获得有效的管理，确保档案信息的安全性。第二，燃气公司应主动推广计算机知识与网络安全知识，使燃气公司内部的所有工作人员都能拥有网络安全意识，并对安全隐患所带来的严重后果加以宣讲，同时增强计算机管理部门对网络安全的监管力度。

4.完善档案管理集成化信息化管理体系

燃气公司在实行档案管理信息化过程中，应加强对纸质档案资料的管理，并结合计算机档案管理形成新的管理模式。在实现燃气公司档案的信息化管理过程中，不仅要积极主动对集成化的信息管理措施加以运用，还应通过计算机的精细化管理对档案信息进行分类、编号，并对燃气公司各部门的具体情况与信息性质进行科学的、规范的档案分类管理。

3 结语

总的来说，档案管理与燃气公司中其他项的工作内容都有直接或间接的关系，科学化、正规化的档案信息化管理是保障企业可以顺利运营的主要根基，为了使我国目前档案管理信息化建设过程中的一些问题获得及时的解决，燃气公司的每个部门需相互协同工作，一同运用合理的方法，使档案管理信息化建设的效率获得提高，从而才可以让企业本身顺利稳固经营获取保证。

参考文献

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