企业档案编研工作思考

档案既是历史文化资源，又是重要的信息资源。“企业档案编研工作”是指以企业档案为主要研究对象，以满足企业领导经营决策利用档案信息的需要为主要目的，围绕选题有针对性地对档案信息进行采集、研究加工，使之成为编研成果的过程。

档案编研工作是档案信息资源开发利用的一种重要形式，是档案工作服务企业中心工作和行业热点的重要途径，是展示档案工作价值和魅力的一个重要方式。通过档案的编研，既保护档案原件，更提升了档案业务建设，也扩大档案部门在企业中的影响，提高档案工作地位。所以档案编研的重要性、研究性已被愈来愈多的人们所认同。随着社会主义市场经济的建立，企业间的竞争愈加激烈，作为企业档案工作的指导思想，如何拓展档案工作思路，加大编研工作力度，已成为关系到企业档案发展必须解决的课题之一。因此，仅仅将编研工作看作是具体的档案工作业务环节，以此来布置安排工作，那是远远不够的。笔者仅从企业档案工作人员的角度出发，就目前编研工作现状、工作中存在的问题、解决的对策，谈一些想法。

1 企业编研工作现状

上世纪八十年代后期，伴随着公司企业档案工作的发展，档案编研工作也开始起步，从编写参考资料做起，也陆续汇编了一些编研资料，主要有：宣传和介绍本档案室的工具书。如《档案室指南》、《全宗介绍》等；各类基础数据的统计和专题汇编如公司每年的各种制度汇编、技术运行经济活动分析汇编、生产经营活动分析汇编、财务指标情况分析汇编、组织机构沿革、中级以上领导及高级职称人员汇编、奖状汇编等；利用馆藏档案编写了《大事记》、《年鉴》、企业画册、项目简介、产品简介、成果简介等。为企业各项工作的查考提供了可直接利用的信息，也起到了一定作用。但总体讲，编研工作仍停留在基础性材料的编写上，精品成果不多，效用性、针对性、新颖性不强，知识含金量不高，“编”而少“研”，“编”而無“研”现象比较突出。显然编研工作没能跟上档案管理信息化的脚步，落后于企业日益发展的需求。

2 企业档案编研工作存在的问题分析

1、对企业档案编研工作的认识不足，深度不够。

目前企业档案部门也在进行档案信息资源开发和档案利用工作，但对于如何适应信息时代的客观要求，有效地服务于企业发展的需求，目前编研工作的状况存在着偏差。这里既有理论方面的问题，更有认识上的不足。以我企业的编研成果为例，与许多企业一样，大多为汇编和选编之类的初级产品，如文件汇编、大事记、组织机构沿革等基础性材料，即使深度大一点的，也不过是一些产品目录、工程项目简介等介绍性材料。“编”的成份大量存在，而“研”的成果却很少，编研工作过于简单化，仅仅将其视为对档案资料、检索工具的简单汇编。尽管编研业务有所开展，由于没有详细的编研计划，工作中盲目性比较大，在选题上不是根据企业决策和生产经营活动的需要确定编什么，而是看手里的材料能编什么，就编什么，因而编研成果质量不高，编研工作难以承担大力开发档案资源的主体任务，档案编研工作滞后于企业发展，不能满足企业发展的需要。

2、档案编研人员配备不足，人才匮乏。

没有人才，就谈不上编研工作。档案编研人员素质的高低，很大程度上决定着编研成果的数量和质量。档案编研的专业性与知识性特征，要求拥有能够胜任此项工作的各类专业人才，这是提高编研工作水平的前提和基础。但是，目前档案部门大多没有专职档案编研人员，常常是档案人员在做完日常的档案工作后，抽空利用室藏的档案开展档案编研，导致档案编研工作数量和质量差别较大。而档案人员的培训学习，往往侧重于档案管理业务的培训， 档案编研方面的学习培训较少。另外档案部门人员专业过于单一，知识结构不够合理，以我企业为例：目前专职从事档案工作的有12人，所学有档案管理、计算机管理、企业管理、中文、秘书图书管理等专业，缺乏企业主营业务人员。这在具体工作中由于缺乏企业相关专业知识和编研人员，面对大量的档案信息，往往不知如何精选和利用，不能很好地对文件材料进行缩编、删节、分析、综合，编出来的材料其深度、广度也无法保障，编研出来的资料实用性不强，难以形成高质量的编研成果。

3、企业档案编研工作为企业服务方面，差距明显。

企业档案编研工作是一种主动服务形式，是直接为企业领导和企业建设服务的。如果不管企业需要，编研成果与企业需求脱离或相关很远，对企业的决策、生产经营、技术改造和重大活动等工作没有作用或作用不大，就失去了编研的意义。目前，档案部门的这种潜能尚未充分发挥出来，究其原因，档案编研方面长期形成了依赖性、被动性，不能密切跟踪企业中心工作，主动服务意识差；在编研工作考核内容上，“求量不求质”，致使编研工作简单化、任务化，缺乏对档案资源的深入研究，编制出的成果不能满足企业需求；业务开放性差，与其它业务部门、专业部门沟通不够，没有建立起协作关系。 由此出现了目的上的盲目性、选题上的局限性、研究上的低层次、应用上的不适应等弊端。

4、编后工作相对乏力造成编研成果实用性较差。

编研工作完成后，常常有这样的现象：一种编研资料的印刷完毕后，或是被收入库房，坐等利用者上门；或是档案人员“近亲”传送，一切似乎都在悄无声息进行，没有宣传，很少调查利用效果，更谈不上收集反馈意见，以致编研材料“待字闺中”坐等上门求助，使档案编研工作很难得到领导的重视、企业的认可，进而使得这项工作步入越做越难、越走越疲的“怪圈”，造成了编研成果的浪费。

3 加强企业档案编研工作的建议

新时期企业档案工作创新发展和档案编研自身发展的必然要求：是档案信息资源要从封闭走向开放，成为企业生产经营各个链条、各个环节共享的公共财富，编研工作水准的高低，不仅关系到档案工作为企业各项工作服务的质量，而且还会直接影响到企业档案工作自身的发展。笔者认为：当我们对编研工作发展态势有一定的理解和要求时，十分重要的就是要看我们如何开拓编研工作的思路，加大编研工作的力度，为企业的现实工作和持续发展服务。endprint

1、编研工作应注重研究，编、研结合。

编研工作的主要内容与任务就是对档案原始信息进行一次文献编研、对各种原始文献信息要素进行浓缩提炼和对有关文献信息进行综合、分析。因此，必须改变以往只编无研或重编轻研的倾向，加强对档案内容与选题等的研究使编与研相辅相成、相得益彰。及时、有效地实施开发，突出时效性，体现档案信息的现实作用。同时，加强企业各职能部门的联系、交流、合作，做到互通有无，发现和捕捉对企业有用的信息，在处理好保密和利用的前提条件下，积极开发档案信息，加强编研信息的交流，走出一条档案资源共享，锐意开拓编制研工作的新路。

2、编研工作须规范化、制度化。

在管理体制上，企业档案工作要寻求企业领导的支持、重视。应努力学习先进的档案管理经验，在档案管理现代化、信息化、开放性、服务化上下大力气，建立管理科学、运行灵活的管理体系。目前，编研工作已不再是起步阶段，为了加强档案编研工作的管理，规范编研工作流程，提高编研水平，企业应制定“档案编研工作管理制度”、“档案编研写作要求与方法”、“档案编研工作计划”等制度 ，给从事档案编研的人员提供相应的依据和操作规范。如我馆2011年牵头制定的企业档案管理一体化制度对档案编研就提出了明确要求；今年初又以公司名义下发了“公司档案编研工作计划”，要求各二级单位、各企业档案业务、党群部门结合各自职能，做好档案编研选题和档案材料的编纂工作，并把此项工作列入档案专业季度绩效考核，从目前看档案编研工作正在有条不紊地进行。

3、多渠道培养合格的档案编研人员。

编研工作的主体是编研人员，档案编研的专业性与知识性要求拥有能够胜任此项工作的各类专业人才，这是提高编研工作的前提和基础。因而我们要结合本企业实际，尽可能配备各类知识层次的档案人员，改变档案人员知识单一的局面。目前我馆已设专职档案编研人员，对现有人员分别制订了短、中、长期培训计划，利用脱产和半脱产、集中学习和自学相结合等多种手段进行编研业务技能的系统化培训以及主营业务等知识的学习、吸收，提升档案编研人员的综合能力；建立考核、激励机制，通过对非档案部门职能人员的宣传和培养，让他们参与到编研工作中来，形成一个良性氛围，保证企业档案编研工作持续健康地发展。

4、编研工作要坚持以企业特色为主，注重需求，突出服务。

企业档案编研工作要针对需求开展档案信息咨询服务，使编研工作直接与各部门接触，通过具体的交流来确定课题及编研方向，以更好地为企业生产、经营等各项管理决策进行档案编研信息的专题服务，大大增强编研成果的时效性和针对性。首先企业档案编研要根据企業生产决策、经营管理、技术改造等中心工作的需要确定编研计划，拟定编研题目，由企业领导和业务部门审查把关，以保证编研工作的针对性和它的使用价值，在这个过程中档案部门要密切注意企业信息的需求，提高编研的水平和质量。其次应讲究方式和方法，注重编研的科学性。根据企业编研的现状，从某个局部、某个侧面进行纵向研究，遵循“科学规划，量力而行，宁缺勿滥，去粗取精”的原则，紧密围绕企业生产经营、改造发展的中心工作，组织和发动企业各部门，结合技术改造、生产经营、工程建设、科研开发等工作的各自特点，采取合编的形式开展编研工作，如公司2016年编研了《上海市药材有限公司成立60周年大事记〈六十征程〉》（1955-2015年）、上海药材60周年发展简史《辉映甲子》（1955-2015年）、《上海药材在前进展览》。

5、编研工作需丰富载体，改进做法。

随着档案室室藏的不断丰富，使编研工作的创作空间愈加广阔。档案编研工作不仅仅是对文字档案进行编辑研究，编研成果由向文字材料编辑发展到结合照片图册出版。这类编研成果在文字材料编辑基础上，辅之以照片为主，配上简洁明了、生动形象的文字说明，具有很强的视觉冲击力，利用者可直接获取更多信息。在当今信息化高速发展的时代，还应推进档案编研工作向数字化、信息化方向迈进，利用多媒体技术，将分散在各单位、各全宗、各案卷中的某一专题或内容的档案资料，进行收集、加工、编排、编辑组合和深层次研究，并通过网络进行快速、准确的传递，实现信息资源共享。如公司编制的“上海药材成立60周年—上海药材在前进走廊展览”、“2016药材嘉年华”等。这样的编研成果让人耳目一新。

6、在信息化条件下的档案编研工作新特点。

在信息化时代，信息呈爆炸式迅速发展，网络现已成为信息的海洋。编研人员可在网络中所需信息，进一步拓展选题范围、丰富编研内涵，促进档案编研全面发展。提升档案编研人员的综合能力，档案编研人员必须与时倶进，积极转变思想观念，真正认识到信息传播在档案编研中的重要作用，更好地为社会信息需求服务。充分利用互联网平台，最大限度发现、挖掘企业档案需求信息，利用先进科学技术，紧跟时代潮流，全面提高编研效率，更好地为档案信息工作服务。

毋庸置疑，我们只有加大档案编研工作的力度，牢固树立“用服务体现价值”的工作观念，通过对档案资源的深度利用，实现“用服务创造价值”，才能为企业的各项工作服务，使档案工作在企业处有应有的地位。

作者简介

朱海嫔，女，上海市药材有限公司档案室。endprint