档案管理信息化建设存在的问题及对策探讨

李倩

摘 要：档案是人们一切社会生产活动的最原始记录，同时也是现代化人才资源管理的核心。在新兴时代发展背景下，传统的人事档案管理方式已经不能够满足社会、企业的需求。在信息化时代，档案管理的信息化发展是不可避免的趋势。虽然我国很多的企业、事业单位都已经开始了逐步向信息化档案管理方式的转变，但是在转变过程中还存在较多的问题和挑战。本文就针对当前档案信息化建设管理中存在的问题，提出了具体的解决对策和措施。

关键词：档案管理；信息化建设；现状；问题；对策

计算机等信息技术的出现，给我们的生产生活工作等方方面面都带来了巨大的变革，在计算机技术进一步普及推广与应用的今天，也推动了各行各业工作方法的变革，这种变革同样也体现在企业、事业单位的档案管理工作中[1]。我国的档案管理工作在时代潮流的推动下，已经开始了向信息化的转变，并在多年的实践经验中得到了一定的管理成果。但是，这些成果与发达国家相比，还存在较大的差距。为了进一步提高我国档案的管理水平，我们还需要创新当前的档案信息化管理方法。

1 档案管理信息化的基本含义

档案管理信息化是指档案管理部门借助计算机技术对档案信息进行录入、整理、记录的管理方式[2]。这种档案管理方式与传统管理方式之间最大的不同在于它是一种智能化、自动化、高效率化的工作方式，我们通过计算机输入数据后，借助计算机可以自主实现对信息的计算，与人力管理方式相比，这种管理方式效率更高，同时还极大的降低了工作成本。所以档案管理信息化模式更符合当前社会快速发展的需求[3]。

2 当期档案管理信息化建设中存在的主要问题

2.1 投入不足

档案管理信息化模式的发展需要计算机、数据库等软硬件设备的支持，缺乏这些基础性支持，也就没有办法开展档案信息化管理工作了。设备、技术的引入需要一定的资金作为支持，所以这就需要企业投入一定的资金。但是当前资金匮乏则是我国大部分企业、事业单位的实际情况，投入不足，导致档案管理信息化模式很难开展。加之各企业、单位对档案信息化管理模式的探索还大都停留在理论等表层阶段，不能够更深入的对管理方式进行探索，这些原因都导致了档案管理信息化建设过程问题不断。

2.2 重视不够

对档案管理工作重视程度不够是造成档案管理信息化建设过程缓慢的根本原因。很多档案管理人员都没有对这项工作形成正确的认识，认为档案管理只是对资料的保存，只要确保其不丢失、遗漏即可。所以当前档案信息化管理建设工作一直不能够取得预期的成果[4]。

2.3 管理方式不先進

由于当前正处在档案管理方式有传统管理方式向信息化管理方式转变的过程，所以很多档案管理工作人员的工作思维以及工作方法都还未完成转变[5]。及时企业已经引入了先进的信息化工作设备，也存在人员不能够高效使用设备的情况。还是沿用以往的管理工作方法开展工作，极大的影响了信息化管理建设工作的开展进程。

2.4管理人员专业性有待提升

由于档案管理是一项工作内容比较枯燥的工作，且岗位的没有太大的发展前景，因此优秀、年轻的专业化管理人员都不愿意接受这项工作，岗位留不住优秀的人才，只能够使用一些工作能力较弱，专业性不强的人员来进行档案管理工作。也造成了管理过程中管理效率低下，工作行为不规范，甚至重要档案资料丢失等问题的出现。

3 推动档案管理信息化建设的应对策略

3.1 推动管理意识朝着信息化管理模式转变

信息化已经成为了二十一世纪最鲜明的时代特征，所以首先要让相关档案管理人员意识到信息化对档案管理建设工作的重要性，从思想意识层面变革传统的工作观念，才能够更好的推动管理工作朝着现代化的时代发展需求转变[6]。此外，在开展档案管理信息化建设工作时，应该要从企业、单位的工作实际情况出发，探索符合自身发展实际的管理战略，才能够使档案管理工作发挥出对企业、单位发展的指导性作用。

3.2 提高管理建设工作的针对性

不同的企业、单位对档案管理工作的需求是各不相同的，所以要推动档案管理信息化建设的过程中，应该从自身的需求出发，以实用性作为基本准则，提供必要的人财物支持，来构建实用性强的管理模式。如针对事业单位的档案管理工作而言，可以建立相关的管理网站来进行信息化管理，以方便相关人员在网络上进行档案信息的查找和使用。

3.3 提高管理工作人员的综合素质

档案管理人员工作水平的高低直接决定了档案管理工作效率及质量的高低。鉴于此，应该通过加强档案管理人员的工作素质，提供其综合工作能力的方法来提高档案管理工作的效率[7]。具体可以通过培训考核的方法来提高管理工作人员的素质。如定期开展教育培训工作，介绍信息化档案管理工作方法，同时举办相关技术的实践活动，让工作人员能够通过实际操作更好的将学习到的理论知识转化为实践。此外，还可以对工作人员进行相关的考核，对每次的教育培训成果进行确认。对于考核中表现优异的人员可适当奖励，考核不合格的则要求其重新进行学习培训，直到他们均能够顺利完成考核为止。

3.4 加强基础设施建设

基础设施建设包括计算机、存储设备等硬件设施建设，同时还包括统计软件、管理软件等软件设施的建设。基础设施是确保档案管理工作能够实现信息化管理的基础，企业、事业单位要想更好的提高自身档案管理工作的效率，就必须要付出一定的投入，才能够最终获得相应的回报。

3.5 加快创新工作方法

管理工作方法也是决定管理工作效率的主要因素，如今信息技术在日新月异的发展中，管理操作软件的操作方式也变得越来越简单化，同时工作效率也在不断的提升。因此，我们要积极的引入这些新技术，新方法，或者是自主开发新的管理工作软件，这都能够使得管理方式朝着信息化的方向发展的同时提高档案管理的效率。

3.6 完善档案信息化管理制度

档案的信息化管理最终也会朝着制度化、规划化的方向发展，所以在企业、事业单位的发展过程中，有必要完善档案信息化管理制度。此外，应该尽量推动档案的集中化管理，一方面，集中管理便于企业、事业单位的管理，信息搜集、获取也更加简便；另一方面，集中化管理有利于档案安全管理工作的开展，从而让档案得到更好的保护。

4 结束语

档案管理工作与企业、事业单位的发展息息相关，好的档案管理工作方法，能够推动企业、事业单位的继续发展，相应的，不完善的档案管理工作方法也会对其发展产生阻碍作用。因此，对于企业以及各事业单位而言，要加强对档案管理工作的重视程度，推动档案管理工作方法在新时代的不断创新和发展，从而使其更好的朝着现代化、信息化的方向发展。

参考文献

[1]朱小琳.企业档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].科技与创新，2015，（04）：71+74.

[2]张静.论档案管理信息化建设存在的问题与对策[J].东方企业文化，2015，（15）：56.

[3]林源.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与对策[J].兰台内外，2016，（06）：79.

[4]翁韶琼.浅析交通档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].福建建设科技，2017，（02）：92-93.

[5]贺莉莉.中等教育学校档案管理信息化建设中存在的问题及对策研究[J].科技资讯，2017，15（09）：156+256.

[6]林燕卿.高校文书档案管理信息化建设存在的问题及对策研究——以泉州经贸职业技术学院为例[J]. 江西电力职业技术学院学报，2017，30（01）：48-50.

[7]孙智曦.医院档案管理信息化建设中存在的问题及解决对策[J].赤子（上中旬），2017，（06）：150.endprint