对信息化建设项目中档案管理系统建设的思考

洪源清

2002年8月，中共中央办公厅和国务院办公厅联合转发了《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》，提出“业务分开、过程受控、全程在案、永久追溯”。电子政务建设作为今后一个时期我国信息化工作的重点，政府先行先试，带动国民经济和社会发展信息化。从中央到地方各部门各单位都在推进信息化建设项目，要通过信息化手段，重构或升级包括档案管理系统在内的信息系统，加强本部门行政工作的管理水平和工作效率。如何在本单位信息化建设项目中做好档案管理系统的建设工作，是各单位档案工作人员都要直接面对的问题。

1 信息化建设项目中档案管理系统建设存在的问题

现在单位要进行信息化项目建设，作为单位信息化建设项目中一个组织部分，档案管理系统应当与其他系统同步重构或升级，才能保证各系统形成的电子文件材料符合归档要求。重构或升级的理由是因为很多单位原来使用的档案管理系统都是基于C/S结构（客户/服务器模式）设计研发的，无法适应电子档案管理网络化的要求，与单位其他新系统无法实现电子文档在系统间的链接传输和有效控制管理，新的档案管理系统将采用B/S结构（浏览器/服务器模式）。新系统与旧系统相比，增加了电子文档保存格式自动转换、元数据自动采集、电子文件封装、跨库查询检索以及全文检索等功能。

由于信息化建设项目是个系统大工程，按照国家规定要进行招投标来确定承建单位的。这样一来，就会产生这样的情况：1、来参加招投标的档案软件公司因为规模太小或技术力量不够强，不具备对信息化建设项目整体工程的规划设计与研发能力（除了档案管理系统部分）而无法中标，所以，最终中标的往往是信息技术力量较强、规模较大的上市公司。2、中标公司信息技术力量是强，但对档案管理系统的规划设计并不是专业性的，再加上中标公司具体负责档案管理系统研发的技术人员对要建设研发的新档案管理系统必须遵循的国家档案技术标准、规定又不熟悉，在重新研制新档案管理系统时就会是件很麻烦的事情。

2 对规划设计完善档案管理系统的思考

笔者参与省科技厅2015年初开始信息化建设项目总体规划，进行新的省科技厅档案管理系统的重新研发，目前该系统已进入试使用阶段。在这个过程中个人认为要使新的档案管理系统规划设计进行得较为全面完善，可以从以下三个层面来逐步推进。

第一层面，要明确新的档案管理系统应以国家或地方制定的标准、规范为基础，并写入承建合同中去。第一，新的档案管理系统要具有管理文书、声像、科技、专业等各门类电子档案和辅助管理实体档案资料的功能，且具备灵活的可扩展功能，包括档案资料门类的扩展管理、适当的元数据方案扩展管理等。第二，档案管理系统建设应基于开放档案信息系统参考模型设计功能架构，能集成管理各门类数字档案，具备元数据捕获、分类、编目、存储、检索、利用、鉴定、统计、格式转换、移交、备份、灾难恢复、权限管理等基本功能，为电子档案的真实、完整、可用和安全提供保障，并达到简单易用的基本要求。在这一层面就是要由单位与中标公司订立项目合同，在合同中将这些条件、要求逐条陈述清楚。这方面的相关条件要求可以参考《数字档案室建设指南》、《电子文件管理系统通用功能要求》等。这些建设条件要求以合同形式定下来，这样承建单位就要在研制中满足这些基础要求，使新的档案管理系统达到相应的国家标准和技术水平。

第二层面，要把握好档案管理系统基本功能模块的完善设置。档案管理系统内的系统功能众多，可以先行测试档案管理系统中的基本功能模块是否齐全、完善，如收集归档、整理、查询利用、系统维护等模块。无论档案管理系统在单位信息化建设项目中是以嵌入式还是并列式的设计模式来进行建设，档案管理系统所必备的这几个基本功能模块都是一样的。可以以文书档案整理全过程来测试，当一份电子文件在OA系统中形成电子文件后，传输到档案管理系统中，经过中间库，整理编目保存归档，打印目录，查询利用等一系列步骤流程能顺利完成；或一份纸质文件通过数字化扫描，挂接上传系统，在系统中查询浏览打印等工作步骤能顺利实现。这些都是系统基本模块功能齐全完善的体现。此外，原来旧的档案管理系统中电子数据的迁移工作，将旧系统中的电子数据顺利、完整地“搬迁”到新系统中，并能实现查询、利用、打印、保存等，这也是检验新系统基本功能模块是否完善的方法之一。

第三层面，要逐项测试其他功能模块及根据本单位业务新增加的使用功能模块。即对其他功能模块如统计、鉴定等模块进行测试。根据本单位业务增加的使用功能模块主要是指要满足本单位业务工作而增加的功能模块，科技计划项目档案的信息化建设涉及到档案管理系统与科技计划项目管理信息系统、科技奖励管理信息系统等的接口链接。档案管理系统不但要能管理以件为单位整理归档的文书档案，而且还能管理以卷为单位整理归档的科技计划项目档案。此外，对于新系统中增加的电子文档保存格式自动转换、元数据自动采集、电子文件封装以及档案跨门类检索、跨库检索、全文检索等功能都要逐一进行测试，顺利实现。

3 对信息化建设项目档案管理系统建设的建议

档案管理系统由单位档案人员来进行规划设计，对于综合档案馆、专业档案馆来说无论

从人员、技术上都还能办得到。但对于广大机关企事业单位的档案人员来说，有较大的难度，所以对于机关企事业单位在进行新的档案管理系统的规划与设计时，就要想方法、找帮手来解决问题，笔者有以下建议：

建议一：国家档案部门可以在全国范围内总结、推广一套行之有效的档案管理系统建设经验或实例。这是笔者认为最好的方案。国家档案部门可以将成功的典型实例以文件形式或者组织编辑书籍的形式在全国进行推广，将档案管理系统建设中的功能设置、注意事项等等都结合到实例中，进行有的放矢的传授、指导。如果能这样，就可以极大地推进全国档案信息化建设的规范性和统一性。

建议二：单位的信息化建设项目在进行招投标时可以将各个系统建设分解成多个子项目进行分别招投标，档案管理系统一部分的设计规范承建单位最好由国家相关部门认定的有资质的档案软件公司来承担。为便于档案管理系统的功能模块的设计完善，技术较成熟的档案管理系统公司要介入档案管理系统子项目的招投标。在单位开始进行信息化建设项目前，单位档案人员及时提出这种方案，实现由有资质的档案软件公司来承建单位的档案管理系统。

建议三：在单位的信息化建设项目中可以采购产品化的档案管理系统，然后委托中标承建单位信息化建设工程的公司去开发各业务管理系统和档案管理系统的接口，也就是要在多个系统中建立一个桥梁，使单位各业务系统中需要归档的电子文件通过链接及时传送到档案管理系统中，在档案管理系统中进行管理。这种方案就是把档案管理系统建设与单位整体信息化工程建设分离开来，是否可行应根据单位的实际情况以及国家信息化工程建设方面的相关规定来决定。

建议四：可以通过先行选择确定新的档案管理系统日后维护单位（一般为档案软件公司）方法，可以试着让负责新档案管理系统日后维护的档案软件公司在单位新档案管理系统建设时先行參与，这样可以利用档案软件公司的专业性对单位档案管理系统的建设提供一定帮助。对于单位档案人少，档案理论水平不高、档案管理经验少、计算机知识较缺乏的情况可以考虑这种方案，以确保单位档案信息化建设的能够顺利进行。

参考文献

[1]国家档案局. 《数字档案室建设指南》. 2014

[2]国家档案局. 《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）endprint