浅析档案管理中的公文归档

张红梅

摘 要：档案是我们生产和生活中各项活动的有价值的保存和记录，在实际的生产中有着重要的意义，本文对档案中的公文怎样进科学行归档的问题进行分析。

关键词：档案；公文；归档；分析

档案是我们生产和生活中各项活动的有价值的保存和记录，在实际的生产中有着重要的意义，那么多的档案如何进行分类保存是我们档案管理中的难点，把一些公文进行归档，则有利于我们对档案进行有效的管理和分析。

1 文件分档处理的意义

文件分档对于文档管理有着重要的意义。在一定程度上减轻了我们的工作负担，提高了文件保存和归档的质量。本单位的文件处理部门根据档案管理的规定，对归档的文件进行登记和编目，对一些重要文件进行装订、编目，对一些不重要的文件及时进行销毁，减轻我们的工作负担。目前，电子档案在很大程度上取得了传统的档案保存模式，电子档案的管理、查找、整理更加方便、合理、快捷。但是在实现电子档案的过程中，传统的档案保存具有自身的优势。在实际的工作，我们建议把两种方式进行结合，来提高我们档案的管理水平。

2 归档文件的内容

为了提高一些机关单位的归档效率和质量，我们应该根据时代的需要，制定新的归档的管理方法，来提高我们的档案管理水平。文件的归档是档案管理的最后步骤，同时也是档案管理的重要环节。

做好归档工作，既是历史的记录，同时也提高了我们档案质量的基础性工作。我们在进行归档的时候，要把握一个总的原则，那就是维持档案的真实性，还原真实的历史。下面我们对归档的工作进行简单的介绍，在我们进行归档之前，我们要弄清楚文档的来源。一般来说，归档的文件往往是上级一些机关单位发的文件，一些本单位重要的资料，还有一些同级别单位的文件，我们要弄清楚文件的来源。那么在归档的过程中，我们才能掌握工作的主动权。本单位的文件处理处理部门可以把文件进行简單的处理，形成一份完整的文件，在文件处理部门在对文件处理的过中，可以根据文件的内容补充一些东西，使我们的档案更加完整。因为文件处理部门了解文件的形成规律，处理后的文件有利于我们归档。在这些档案中，我们需要体现本单位的基本面貌，一些政策方针的执行情况等不同的方面的介绍，这些方面应该是我们进行档案处理的重点，同时，我们也需要删除一些没有保存价值的文件内容。

当我们把文档进行简单的处理之后，然后再进行档案的分类。我们需要根据文件的保管年限进行相应的分类处理，这样的分类是基于哲学的历史唯物主义等相关的理论进行分析处理，然后根据文件的内容和作用对文件进行详细的划分，同时可以根据自己的工作经验进行判断，对文件的价值进行科学的分析，然后判断文件的保管年限。

我们可以根据文件的使用时间进行划分：第一种，有些档案是需要我们永久进行保存的，这些文件能准确、全面概括本单位的历史风貌，对于单位的建设和一些历史方面的研究有着重要的指导意义，需要我们进行永久的保存。永久保存的文件包括本单位制定的一些政策性的文件和纲领，一些重要会议的记录、一些报告记录、统计分析表、员工花名册、单位的一些人事的任免等，上级机关或者同级别机关一些比较重要的文件，这些文件我们需要永久进行保存；第二种，30年期保存的文件，这样的文件一般是指本单位一些基本活动的记录，这些文件在长时间对单位的工作有一定的指导和借鉴意义。所以我们需要长久进行保存。这些文件主要指人事管理的文件、会议的记录文件、下属机构送报的重要总结等；第三种，10年期保存的文件，一些文件在短时间内对本单位的工作有一定的指导意义的文件我们采用短期保管的方式进行归档处理，这样的文件包括本单位一些事物的介绍、上级单位要求贯彻执行的文件、下级部门一般的工作总结等，我们只需要短期进行保存就可以了。

3 归档案卷或文件的质量要求

根据《机关档案工作条例》、《归档文件整理规则》等有关文件的规定，档案室一般不接收未经整理的零散文件材料。对归档案卷或文件的总的质量要求是：在归档文件材料中要保持各文件之间的联系，同时不能破坏文件材料形成的特点和规律，不同价值的文件要区别归档，方便档案部门的利用和保管。在实际工作中应做到以下几点：（一）归档文件必须齐全、完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料，均应收集归档。归档文件的种类、份数及每份文件，均应齐全完整。

（二）遵循文件的形成规律和特点，层次分明。在立卷时应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起，不得分开；一个项目的材料，要把项目从立项到结束形成的材料组在一起，谁确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和过程，尽量做到一事一卷。

（三）区分不同价值的文件，分别组卷。在组卷过程中尽量归档文件不同的保管期限分别组卷，以便初步划定保管期限，日后向档案馆移交，防止拆卷重组问题的产生。

（四）卷内文件材料应保持彼此之间的有机联系，系统排列。有相关联系的文件要按照顺序排列在一起，如正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；涉及会议的材料要按照时间顺序进行排列；会议文件按文件的重要程度排列；一般工作形成的材料，结论性的文件在前，依据性的文件在后；产品销售合同应按问题单独组卷，再按供货时间依序排列；上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷，卷内文件依其重要程度排列。科技文件的排列按照国家标谁GB/T11822一2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》执行。

（五）对于跨年度文件材料的组卷和排列。除产品、项目、设备、仪表、基建项目档案外，不同年度的文件不能放在一起立卷。跨年度的请示与批复，放在批复年度立卷；没有批复的放在请示年度立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议放在会议开幕年度立卷。

（六）归档案卷在技术加工方面的要求：卷内文件材料按排列顺序，依次编号，并填写卷内文件目录和卷末备考表。案卷标题应明确的反映卷内文件内容，并注明每个案卷的保管期限。

长期保存的案卷，卷内文件若有圆珠笔和铅笔字迹，要有蓝黑墨水笔或碳素墨水笔重抄或复印，连同原件一同归档。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。向档案室移交的所有案卷都要按一定次序进行系统排列，并编定案卷顺序号和数份案卷目录。

4 结语

档案在我们的生产和生活中的直接记录，把档案的公文进行分类保存对于档案的科学管理有着重要的意义。在新的形势下，电子档案由于自身强大的优势，取代了传统的档案保存模式，为我们的档案保存工作带来一些便利，同时，即使在电子档案的归档中，仍然存在着一定的问题，需要我们不断进行改进，那么我们的档案保存和归档工作将会变得简单，容易。

参考文献

[1]汪汉英.电子公文归档初探[J].机电兵船档案，2012（03）.

[2]封春梅.新形势下电子公文归档与管理工作[J].机电兵船档案，2010（06）.

[3]王玥，高峰.论电子公文的档案管理[J].黑龙江史志，2011（03）.endprint