浅析信息时代下档案数字化的建设

戚颖欣

摘要：当前信息时代之下，档案数字化是一项关系档案事业能否持续、稳定、健康发展的重要举措，其作用也日益突显出来。由此，传统档案馆的建设已转变为数字化档案馆的建设。这项工作是循序渐进的，对档案数字化技术进行深入的分析、研究就显得尤为重要。

关键词：档案；数字化

信息时代之下，网络环境的逐步发达以及数字化技术的深入应用，推动着各个领域的工作呈现出新的特征。而档案管理系统，作为对档案资料展开有效有序保管，以及优化利用工作的基础所在，本身的工作对象并不是书面档案资料本身，而是其中的信息。因此在当前信息环境之下，档案数字化呈现出不容忽视的新型发展趋势。

一、背景意义

数字技术就是把任何形式的原始信息诸如人们日常耳闻目睹的广播信号、电视信号、录音机和录像带上录制的节目统统数字化，使一切存储装置、信息网络、信息处理设施上的信息全部成为数字化信息。今时代是一个数字化信息时代，数字技术的广泛应用成为信息化和知识经济发展的重要标志。1998年1月美国副总统戈尔提出了“数字地球”的概念。同年6月，当时的国家江泽民在两院院士大会上讲话时也提到了“数字地球”问题，强调要抓紧制定面向新世纪的发展战略.争先搶占科技、产业和经济的制高点。

传统的档案管理主要是一种物理管理，而数字化档案的管理则主要是一种逻辑管理。在传统档案工作中我们一般以一种或很少的几种角度来显示档案信息的有序化，而在数字化档案工作中，我们可以从任意一种角度来显示档案信息的有序化。当档案管理工作的最终目的，一方面在于让档案信息能够更为完整的留存，但另一个更为重要的方面则在于，让这些档案信息能够成为未来工作的一种指导。档案信息化建设是信息时代档案工作的主题，而档案数字化建设则成了档案信息化建设中一个重要的内容，是档案管理过程中一场深刻的革命。因此对档案数字化建设进行研究具有十分重要的意义。

二、应用分析

由于我国档案数字化建设还处于初期阶段，，故在现阶段， 档案数字化建设还存在不少问题： 如技术上的问题、合作问题、数字化对象问题、标准化问题等。因此， 档案部门在积极推进数字化建设过程中， 不能不顾实际条件， 一哄而上， 必须进行可行性分析， 通过分析数字化建设的可行性， 结合本部门的实际，提出可行性方案， 只有这样， 档案数字化建设才能健康发展。

（一）档案数字化建设应具备的基本条件

档案数字化建设的健康、顺利进行， 离不开基本条件的支持和保证， 其中要着重考虑以下几个方面：

1.技术条件

档案数字化建设是一项技术性很强的工程， 涉及计算机技术、信息存贮技术、多媒体技术、数据库技术、网络通讯技术、安全技术等许多高新技术， 技术是档案数字化建设顺利进行的保证。

2.网络基础设施条件

要实现网络化利用就需要一定的网络基础设施为前提， 如局域网的建设、信息资源网站的建设等。而网站建设一般包括域名申请、服务器配置、网站规划、网页设计、系统配置、主页发布、数据库系统开发、网站宣传等内容。所以网络基础设施的建设情况关系着能否把数字化档案信息在网络上发布。

3.资金条件

档案数字化建设是一项庞大的系统工程。实现网络化管理和利用， 其中需用投入大量的资金， 档案部门有没有进行档案数字化建设的经济实力， 这是在进行档案数字化建设时必须要考虑的。

（二）数字化档案信息的利用

促进档案信息的充分利用是数字化建设的根本目的所在。而现阶段我国对数字化档案信息资源的开发利用， 还存在不少问题， 如信息资源的数字化程度低， 现代化的信息采集手段缺乏， 没有统一的数据标准、规格、格式共享机制等。因此亟待加强对数字化档案信息利用问题的研究。

由于数字化档案的特性， 其利用与传统介质档案相比， 显示出了巨大的优越性， 具体来说， 数字化档案信息利用的特点主要有以下几个方面：数字化档案利用的共享性；数字化档案利用的复用性；数字化档案利用的灵活性等。

数字化档案的特点和利用特点要求我们更新思维， 采用科学的方法， 促进数字化档案信息的利用， 从而更好地为经济和社会发展服务。要做好数字化档案信息的利用工作， 主要应把握好以下几个方面：权衡费用与价值， 做好数字化档案的鉴定工作；加大数字化档案信息数据库建设的力度；加强数字化档案信息网络建设， 促进数字化档案信息的网络化利用；提高档案工作者素质， 加强档案用户教育培训；建立档案数字化建設试点， 建设数字档案馆。

三、结论

信息化时代的到来，推动了档案管理工作的发展，尤其是对于数字化档案资源的利用更加有不容忽视的积极价值。档案数字化建设是一项复杂的、庞大的系统工程， 也是一项长期的、艰巨的战略任务。因此， 对于档案数字化建设理论的研究也是一个十分复杂的课题， 不是一篇文章的论述所能解决得了的。实际工作中应当注重开发数字档案资源的利用价值，扩大其阅读群体，并且以不同群体受众的行为方式作为依据展开分析，才能切实推动档案资源的利用深化。

参考文献：

[1]刘春晖.浅谈当今档案数字化建设[J].档案管理，2007（20）.