电子商务环境下办公室业务工作的变革（2）

李涛

摘要：近年来，随着电子商务的兴起，办公室业务工作也面临着新的机遇和挑战，在新形势下作为管理中枢的办公室也必须与时俱进，采取有效措施来促进业务工作的变革与发展。

关键词：电子商务；办公室业务；变革

办公室作为机构内设的综合性辅助办事部分，在整个组织机构的运行中发挥着十分重要的中枢作用。办公室业务工作能够有效开展直接关系到整个机构各个部门以及各类业务之工作的协调与顺利。所以说，办公室业务工作的有效开展是一个机构稳定运营管理的最基础的保障。

一、电子商务环境下办公室业务工作面临的变革机遇

（一）业务集成化办理

传统的办公室业务工作周期非常长，涉及的业务比较繁琐，同时还需要与各个部门之间进行沟通交流，导致工作效率大打折扣。随着电子商务的兴趣，给办公室业务工作带来了更大的便利，同时也改善了办公室业务开展的流程，通过将有关联的工作内容与工作对象进行协调与整合，能够大幅度减少沟通的时间，提高日常办公业务工作效率，进一步凸显办公室的效用。电子商务环境下的办公室业务工作能够有效地减少内部的消耗、通过网上议事来提高办事效率，并且能不断优化办公业务工作流程。

（二）网上信息的流通

借助电子商务发展的东风，企业办公室业务开展也可以有效利用电子商务平台来发布消息，获取有助于企业发展的信息资源，为企业管理层发展决策提供建议。办公室可以利用电子商务系统，加大对网上信息的收集、加工和整理力度，利用网上获取的信息构建属于自己的知识网络体系，丰富企业的知识资源，利用电子商务便捷性分布有利于企业发展的资源，加大企业的宣传力度。与此同时，电子商务系统有着强大的检索功能，网上客户可以通过检索服务获取到各种各样的信息服务，实现客户与企业之间及时的信息沟通与交流，办公室可以围绕这个发展方向去做文章，针对性地提高企业被检索的概率，在网上提供优质的查询服务、简报服务以及跟踪服务等。此外，利用强大的电子商务环境，办公室能为企业管理提供更多的技术服务方案，推進企业信息化管理进程，提高企业在新时期电子商务环境下的应对能力。

（三）资源共享与交互

电子商务环境下的办公室业务工作，对于信息资源的依赖程度更高，在电子商务环境下企业办公室的业务范围更广，但同时业务开展的程度也更深，在电子商务环境下企业办公室需要抓好电子商务这块新战场，及时从网上获取有价值资源的同时，还需要做好信息资源在企业内部的宣传和共享，使得每一个部门以及不同种类的业务都能够获得电子商务信息资源的价值效用。此外，在电子商务环境下办公室的作用会进一步被放大，办公室与公司领导以及员工之间的交互性会变强，办公室人员需要不断提高自身能力以求获得更大的发展契机。

（四）办公用品的采购

电子商务的出现直接使得办公室用品采购更加方便快捷。随着电子商务模式的推广，企业办公室可以及时采购到所需要的办公用品，采购的效率大大替身，办公室人员不需要花费更多的精力去实体店进行采购，只需要在网上下好订单，就能够享受电子商务带来的配送功能，这对于及时更新办公设备，节省采购成本，改善办公环境也大有帮助。

二、电子商务环境下办公室業务工作的应变策略

（一）提高自身的应急处理能力

电子商务环境下对于办公室业务工作的质量要求越来越高，在竞争日益激烈的市场环境下，作为办公室人员也必须提高自身的应急处理能力。尤其是作为企业中枢部门，办公室业务工作中的任何一个细微的差错都会给企业带来严重的影响。为此，新形势下，办公室业务工作必须及时引进新技术，提供对信息的传播和整合能力，建立相应的应急制度，一旦发现问题要及时汇报并采取适当的预防措施。

（二）提高自身助推企业发展的能力

电子商务环境下，办公室的业务工作开展变得更加快速方便，既能够有效地提高内部信息的传播效率，又能够有效地降低日常办公的成本开支，实现各部门之间信息交互与共享，使得领导层的信息能够以最快的时间达到基层员工手中，为企业运营提供了基础保障。与此同时，在电子商务环境下，企业形象会变得至关重要，办公室需要借助电子商务的有力宣传平台，促进企业管理、宣传与营销的一体化建设，积极搭建和疏通企业内部网络信息交互渠道，及时征集组织内部的意见，确保群体性信息能够及时反馈给管理层，发挥出办公室组织管理的力量来助推企业的发展。此外，办公室应该积极利用电子商务带来的有利条件，想方设法地节省企业人力物力开支，带领员工形成自我学习、自我促进的企业文化氛围。

（三）提高自身规划化建设的能力

电子商务环境下，办公室业务工作需要更加规范化。为此，办公室人员首先要找准自身定位，明确自己所承担的业务范围，尤其是办公室领导人员应该全方面把控计划、协调、公关等业务的规范化开展，及时的转变工作观念，改进办公室服务流程，不断为办公室业务工作注入创造力，推进新时期办公室业务规范化、标准化、现代化发展。

参考文献：

[1]蔡中祥.适应企业改革发展新形势 推动办公室工作迈上新台阶[J].办公室业务，2013（15）.

[2]陈黎.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2013（01）.