浅析企业档案管理现状分及分析

李玲子

摘 要：企业档案是企业发展的文字记载，是公司职工的工作记录记载，也是公司核心企业文化和核心知识体系的重要记载，在企业的历史传承上起着至关重要的作用。我国现阶段的企业档案管理工作中存在着很多问题没有被解决，比如档案的损坏、空缺、顺序错乱等现象没有被管理部门很好地重视。在循环经济体系不断发展的大环境下，企业对于档案的管理也提出了新的需求，如何使企业管理更加精简化、细分化与成效化是企业管理当今面临的一个重大课题。

关键词：企业；现状；档案管理；分析

企业档案作为一种与经济效益没有直接挂钩的部门一直没有得到企业领导足够的重视，在企业业务繁忙的阶段，管理部门甚至可以完全忽略企业档案的建设工作，这对企业档案的纵向传承性，横向延伸性都构成了严重的威胁。企业档案在内是公司相关部门总结历史经验教训以更好地展开未来工作的重要技术手段，在外是宣传企业文化，增加企业知名度的有效宣传资料。企业档案的管理控制间接地影响着企业效益与工作的高效益，需要引起相关部门的重视。

1企业档案管理的现状分析

1.1企业档案管理硬件设备不完善

由于企业对档案管理的重视程度不高，投入成本远远低于其他部门的投入和档案管理部门的基本需求，导致档案管理部门的保管设备比较落后，甚至部分企业单位由于档案管理部门的空间过于狭小，管理人员不得不将部分时间比较久的档案清除出档案管理房间，很多档案由于时间长出现了发霉虫蛀现象而失去了利用价值，这些现象是对公司历史文化的一种极大破坏，严重影响了企业档案的保存。

1.2企业档案管理信息化程度较低

现阶段，我国已经有少数企业逐步将先进的信息技术运用到企业档案的管理上，然而他们也只是将信息技术用于搜集档案信息，统计档案数据等基础的技术方面，应用水平与国际的现代化企业存在明显差距，在信息化应用中也没有实现高度的信息共享。企业档案没有与企业的经济效益直接挂钩，很多企业意识不到档案管理的重要性，企业对档案管理的投资微乎其微，目前大多数企业采用廉价劳动力进行档案管理，在操作过程中缺乏相应的监测制度，这不可避免地会造成对档案管理中很大的人为误差，给以后的档案利用也构成了极大的困难。

1.3企业档案管理人员专业技能不强

企业对于档案管理不愿意投入太多的资本，大多使用没有经验的实习人员和兼职人员作为档案管理的廉价劳动力，他们缺乏相关的职业素养也没有经受足够的专业技能培训，这严重降低了企业档案的效率与品质。与此同时，由于实习人员和兼职人员本身工作调动比较多，存在很大的不稳定性，所以会在一定程度上影响档案管理的质量，延误企业档案管理的进度，使档案与企业的发展速度出现不匹配的现象，进而影响档案发挥其本来的利用价值。

1.4企业档案管理缺乏规范的制度

档案管理的规范性制度是影响管理的关键因素，制度规范性的缺乏会引发很多问题，如果档案管理人员缺乏一定的工作引导，则会容易出现积极性不高的工作态度进而降低了工作效率，影响档案管理的最终效益。一方面，企业上级领导缺乏对档案管理部门的重视，认为他们的工作技术含量低，对企业的经济效益贡献少，不需要特别的关注。同时，企业上级领导对于档案管理中出现的问题没有及时下达解决措施，导致很多历史遗留问题无法得到解决，使得档案的可利用性大大降低。另一方面，档案管理的负责人员缺乏规范性意识，潜意识里认为档案没有实用价值，缺乏对本职工作的责任心，有时甚至会因为人为失误损坏或丢失重要的档案，对档案的管理工作造成了恶劣影响。

1.5企业档案管理与企业效益间存在矛盾

档案管理与企业效益间存在成本矛盾，企业在保证经济效益的同时要减少成本的支出，才能保证企业工作顺利开展，档案管理的成本会增加企业的资金投入，影响企业的费效比，所以很多企业选择减少档案管理的财政支出，这使得企业常常无法满足档案管理所需的资金支持，导致了档案管理与企业效益间的成本矛盾。与此同时，档案管理与企业的工作量上的矛盾，档案管理工作技术性要求不高但是内容繁琐，企业为了节省开支常常需要一个岗位的职工同时协调多方面的工作，这就影响了员工的工作热情，使得他们缺乏责任意识，也无法保障责任到人制度的实施，进而影响了档案管理的问题解决，导致了企业与档案管理部门间在工作量上的矛盾。

2企业档案管理的政策分析

2.1提高企业档案管理的硬件设施

硬件设施企业档案管理的重要物质條件保障，如果没有与企业发展相匹配的硬件保障，那么硬件设施的质量便难以保证。相关部门必须加强档案部门硬件设施的配套与完善，这就要求各企业将档案管理的成本预算纳入到企业的资金预算中，增加对档案管理的资金支出和人力资源支持，积极反馈档案管理部门提交的资金需求，帮助其建设高质量，高效率的档案管理工作室，支持他们采购达到质量标准的档案保管设备，并为之配备专业的档案管理人员看管，以提高企业档案管理的硬件设施水平。

2.2加强企业档案管理人员的职业素养

对于档案管理人员职业素养的培训是提高档案管理技术的有效措施，通过公司内部与外部培训的结合，打造出职业技能水平相对较高的新型档案管理专业人才，相对于传统管理模式，管理人员大多是在做计算机的初级工作，提高管理人员的素质就是提高档案管理的效率，优化管理的技术手段和新技术的应用水平，努力提升企业档案管理人员的专业素养。各企业应该成立专门的档案管理部门，避免一个岗位的工作人员同时负责多种工作的现象，以提升档案管理的工作效率。与此同时，企业应该适当地加强档案管理工作人员的薪资水平，这是提高档案管理工作人员的责任意识与积极性的重要保障。

2.3增强企业的档案管理意识

档案管理意识的提高应该体现于从上级领导的意识层面渗透到下级执行人员的具体操作上，需要引起注意的是上级领导层面提高对档案管理的重视程度，只有上级领导认识到档案管理工作与企业经济效益的间接联系，才能更好地落实管理层对基层员工的培训，提高他们对于档案的运用能力，进而功能导向性地带动档案管理水平的进步。上级部门应该建立规范化的档案管理制度和监管政策，保证档案管理操作的规范性和有效性，实时对档案管理负责人员进行职业技能考核和技能培训，将单一线性的档案管理制度向多元化发展。

2.4加快企业档案管理的信息化

档案管理信息化是指将档案管理的具体工作与先进的计算机技术相结合，以提高其管理效率。它是传统企业向新型智能化企业转型的重要构成因素之一，是档案管理部门顺应经济社会发展的必要措施，也是加快企业现代化建设的有效环节。企业档案管理信息化工作的展开应该由上级带动下级，加大对信息化设备的资金和人力投入，提高公司的无纸化办公水平，建立系统全面的档案管理信息系统，健全档案的数据收集、处理和利用信息系统，加快各分管部门间的信息资源共享，为企业的现代化发展提供技术保障。

目前我国很多传统企业处于向新型现代化企业的转型阶段，企业的现代化离不开档案管理工作水平的提升，在现阶段的经济大环境下，通过提高企业档案管理的硬件设施、加强档案管理人员的职业素养、增强企业的档案管理意识并加快档案管理的信息化水平等方法来增强我国企业档案管理水平，是保障企业健康发展的有效措施。

参考文献：

[1]黄红英.企业档案管理浅议[J].现代国企研究，2017，（04）：32.endprint