中小企业存货管理中存在的问题及对策

梁晓娟

摘要：中小企业是我国社会主义经济发展的主要组成部分，它的发展潜力不可预测、生命力也较为旺盛。但是中小企业在激烈的市场竞争中往往会因忽视对存货进行有效的管理而面临巨大的困难。所以对大多数中小企业而言，加强对存货的管理迫在眉睫。它不仅可以使企业的资金占用水平下降，企业的经济效益上升，成本和效益达到最佳的权衡状态，还可以便于会计人员核算存货的数量和质量。现阶段许多中小企业对存货进行管理时还存在较多的缺陷，这些缺陷一方面会影响企业资产的周转速度和获利能力，另一方面，不利于公司的可持续发展。因此，中小企业应重视存货管理，通过采取正确的存货管理方法，使经济效益提高。

关键词：中小企业；存货管理；问题；对策

一、中小企业存货管理存在的问题

（一）内部控制制度不健全

1.存货控制流程不规范

首先存货采购制度的不健全，企业内部没有规范的存货采购的规章制度，同时缺乏严格的考核与监督机制，使得对存货的监督效率低下，使存货控制体系不能有效地运行；其次中小企业的机构设置不够完整，其内部各部门缺乏对权限的相互制约，再加上管理责任的落实不到位，使得企业内部无法形成有效的采購监督机制与反馈体系，由采购引起的一系列的工作流程，包括保管、领用、发货及入库在内的工作都无章可依，造成内部资源的极大浪费，同时也增加了存货流转过程中出现不合法行为的可能性。

大多数中小企业存货管理规则不规范，存货盘点的相应制度缺乏，没有明确岗位职责，而只注重对存货购买环节施行的控制，而忽视了对存货的仓储和保管、领用和报废环节的控制，造成大量的资源浪费。由于中小企业的规模不大，设备机构不完善，企业在存货的采购、原材料的出库加工、产成品的入库以及产成品的出售等方面都没有严格设置规定，往往导致有些企业在存货管理上存在着入库单和出库单的填写混乱等问题。例如：单据填写不完整、不精确会造成日后会计核算与核查出现困难；有时因为生产任务较紧，领用材料时往往不经过正规的审批手续，造成材料领用审批制度形同虚设。

中小企业往往没有制定严格的存货领用发出制度，各部门领用存货没有经过统一的规划及安排，也未限制领用发出限额。并且中小企业没有正规的领用单据，通常在材料已发出的情况下，财务部门却没有做出相应的处理，由此造成账实不符。

中小企业未严格分离存货的保管和记账职责，导致存货保管人员监守自盗，为了掩饰舞弊行为篡改存货的明细账，从而存货就有可能被高估；再者，仓库保管员若在收到存货时不填写入库通知单，而是以验收单作为记账的依据，这样做则会可能导致一旦存货数量或者质量上发生问题，无法明确是验收部门还是仓库保管人员的责任。存货入库前的验收工作是一项重要环节，公司缺乏对存货的较高的验收警惕性，没有按照购货合同上规定的质量标准进行严格检查，尤其是往往疏忽一些特殊存货或人情交易购进的存货的质量问题，而在采购材料和验收保管的环节，往往是由一个人完成，缺乏必要的控制。更容易发生损公肥私的舞弊行为，由此给企业造成极大的经济损失。

2.存货控制缺少定期稽核制度

实物盘点是存货稽核的唯一方式，目前财务仅核算各类存货的总账，由仓库建立明细分类账。目前仓储管理分散，没有完整的台账，而存货盘点工作通常没有财务部门人员的参与，使得账实是否相符无法确定。

（二）管理人员意识不强，第三方物流使用水平不高

市场经济的快速发展，经济社会化的不断加强，信息化程度的逐步提高，都是导致企业组织模式和经营管理形式发生改变的因素。经济和科技的快速发展和进步促进了第三方物流的发展，使其在存货管理方面显示出重要的作用。但是多数中小企业的第三方物流的使用水平不高，主要表现在以下几点：

1.抵制方式转变。很多中小企业不愿通过物流外包的方式对现行模式进行改变。尤其是一些国有企业，物流业务外包还将意味着解雇大批员工，这对于国有企业的经营管理者来说无疑是一个非常大的风险。

2.缺乏足够认识。企业对于第三方物流公司的缺乏足够的认识，没有意识到供应链管理在企业竞争发展过程中的巨大作用。

3.害怕失去控制力。从提高公司竞争力方面来说，供应链的实施发挥着重要作用，但许多公司管理人员因担心失去内部物流能力会在客户交往和其他方面过度依赖第三方物流公司，所以并未采取第三方物流的管理方法。

4.物流业务外包本身具有一定复杂性。供应链物流业务通常和公司财务、营销或生产集成在一起，物流业务外包本身就具有复杂性。对一些包括运输和仓储在内的实际业务，可能会带来组织、行政和实施方面的一系列问题。此外，具有集成性的公司内部信息系统，使得将物流业务交给第三方物流公司来运作变得很困难。

5.衡量物流外包的效果会受诸多因素的影响。准确地衡量物流成本对信息技术和人力资源的影响比较困难，也很难确定物流业务外包到底能够给企业带来多少潜在的成本好处。

因此，利用第三方物流确实可以给企业带来诸多好处，尽管许多企业已经意识到了这一点，但是在应用于公司存货管理时往往会同时选择数个物流服务提供商作为企业合作伙伴，以避免业务由一个物流服务提供商来负责而带来一定的依赖性。

（三）采购计划不够合理，存货量缺乏有效控制

现如今先进的存货管理模式得不到管理者的认可，传统的存货管理思想和方法仍束缚着企业的管理思维，也将企业的存货水平引向一个越来越居高不下的局面。这种存货水平居高不下的局面，归根结底是由于企业没有去制定合理的采购计划来控制库存量造成的。探究其根本原因，我们不难发现是“以产定销”等诸多计划经济为特色的思想和方法在作怪。这些传统的存货管理思想和方法严重束缚着管理人员的思想，使得他们在没有对市场进行相关的调研情况做出的相关的产品生产或销售商品组合，进行大量的采购和生产商品，这样做的结果必然是背离市场的真正需求，后果自然可想而知。endprint

二、优化中小企业存货管理的对策

1.规范存货控制流程

企业应对采购业务进行授权审批，购货之前必须对购货按照正常的级别审批，即请购单上必须有相关主管人员签名，采购部门才能受理；付款时，付款凭单上必须有被授权人员的签名，会计部门据此付款。

对相容职责实行分离，合理分配采购业务所涉及的各项经济职责，以便预防和及时发现执行职责权力过程中的舞弊行为。采购部的人员应当签发采购单，会计部门应对已收到的货物进行记录，仓库人员应该负责妥善保管入库的货物。

严格凭证的记录工作，控制采购业务的凭证在采购业务的不同阶段各自发挥不同作用。

严格存货的验收工作，到货后，仓储部验收人员对实物进行计量，并与运货单和订货单相互核对，必要时由质检部对实物做检验，确保准确后填制收料单。已验收完毕的存货，由可胜任的职工管理，并限制与存货无关的人员接近，保护存货资产的安全。

2.建立与健全内部稽核审查制度

采购、保管、记账应按部门分工进行，部门之间互相监督稽核。财务部只能通过实物盘点对仓库稽核，以此确保账实相符，若账实不符，应及时查找原因，并进行相应的账务处理，制定会计盘点制度，至少每季度盘点一次，但有财务部门人员参加的实物抽查盘点，至少每年度终了后进行一次全面的存货盘点。财务部也应对销售部进行稽核，核查销售部从仓储部领货发货后是否已开票，款项是否收回，领货至开票给客户之间存在着时间差，此时间差内容易出现账账不符的现象。所以财务账上应专门设立存货账户用以对存货进行核算并稽核，确保企业资产的安全性。

3.充分利用第三方物流

我国的中小企业受发展规模所限制，基本没有属于自己的物流部门，所以应积极地利用第三方物流企业，以服务于企业自身的产-供-销过程。这有助于降低本企业的仓储、运输、推销和采购差旅等各类支出，从而降低企业生产成本，提高产品市场竞争力；可以减少存货储备资金的占用，提高资金的利用效率；同时凭借专业的物流企业所拥有的丰富经验，有助于提升企业的物流水平，加速企业产品的流转，有利于企业产品占领市场并提升其服务形象。

企业应为存货管理业务配备合格的人员。高素质的管理人员应当具备良好的知识水平和职业道德素养，遵纪守法，客观公正。而且，企业应定期对相关管理人员进行包括法律、法规、存货管理理论及业务方面在内的不同层面的培训，不断提高他们的专业水准和职业道德水平。

4.订立合理的采购计划、控制库存量

企业必须制定科学的采购计划。企业的存货量必须要控制在一个适当的范围之内，若逾越所规定范围，则会造成产品库存的积压，融资困难；存货不充足，则会影响企业正常的生产经营活动。面对这些问题，企业可以采用以下几种方式：

（1）经济进货批量模式。经济进货批量是指使存货的储存成本和订货成本二者之和最小时的进货批量。公式如下：

存货相关成本=相关进货费用+相关存储成本。

即：T=K·D/Q+C·Q/2

其中：D为全年需用量；Q为每次订货量，即批量；

K为每次订货的费用，即单位变动订货成本；

C为单位存的货年平均储存费用，即单位变动储存成本；

T为全年存货相关总成本。

这个公式中，当相关进货费用和相关储存成本相等时总成本最低，这时的进货批量即为经济进货批量。企业采用经济订货批量法可以节约成本，这样现金占用量就会减少，更有利于公司的发展。

（2）经济储存成本。储存成本是指为存储存货而发生的成本，包括存货占用的资金、应支付的利息、存货在贮藏中的一些损失、存货的保险费以及库房建筑物和仓库机械设备的折旧费、修理费、仓库职工的工资及福利费用、管理部门的办公费等成本。如何做到既能满足生产销售的需要，又能满足库存控制的要求，使得库存费用和采购费用的总和最低，最大限度地堵塞漏洞，降低库存水平，是确定存货的最优水平、进行存货有效管理的关键。

5.建立科学的存货管理信息系统

（1）建立适合企业自身发展的存货管理信息系统。单纯利用人工处理与存货相关信息的巨大信息量，其速度及正确率都难以得到保证，因此会降低存货管理的效率，影响存货的周转速度。因此，企业应当结合自身的业务特点，使用适当的库存管理软件，建立合理科学的企业的存货管理信息系统，以便企业内部各部门之间，以及企业与供销商之间实现存货信息的共享，从而提升企业的存货管理效率。

（2）整合企业内部资源，鼓励全员参与。企业的存货管理是具有系统性的管理活动。因此，优化存货管理除了要求企业管理层的经营理念的改变以及对存货控制和管理加强重视之外，还应该让企业的采购、生产和销售等各部门人员都积极参与到存货的管理之中，使存货管理的相关信息在企业内得到共享，通过整合内部资源来提高存货管理的效率。企业应当在资源整合过程中将存货管理的理念灌输至每一名员工，强调企业全员参与存货管理，为存货的管理创造良好的氛围。

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