火电建设项目档案管控实践研究

郝青+梁艳丽

新乡中益2×660MW机组工程是依据国家“上大压小”产业政策，在关停小火电基础上进行的异地扩建项目。该项目是河南省“十二五”重点建设项目、河南投资集团电力基建项目的“工程管理示范项目”。工程于2013年5月开工，两台机组分别于2015年2月、3月正式投入商业运营，年发电能力72.6亿千瓦时，是豫北地区重要的电源支撑。项目建设先后荣获中国电力行业优质工程奖、中国建筑工程“鲁班奖”、中国安装工程优质奖（中国安装之星）等荣誉。

众多荣誉的背后，是公司对管理精益求精的孜孜追求，是设计、建设、施工、监理等多部门对档案工作的高度重视、有效管理、密切配合，是档案工作人员的极端负责、认真谋划、善于协调、勇于争先。

一、高标准要求，精细化管理

1.确立项目建设目标

工程开工伊始，公司就确立了创建国家优质工程“鲁班奖”的总体目标，这就要求在工程实体质量和管理方面都要达到国内和行业领先水平。项目档案是工程管理的重要组成部分，是项目建设、管理的原始记录，既服务于工程建设期，也为机组生产运行、设备维护及经营管理提供重要参考和决策依据。项目档案管理是历次达标验收的主要检查内容，在企业创优工作中发挥着举足轻重的作用。

2.构建档案工作网络

公司成立伊始，就成立了档案管理领导小组，构建了三级网络管理体系，对档案工作实行统一领导、统一制度、统一标准和统一管理。主管经营的副总经理分管档案工作，下设档案室，配备2名专职档案人员。公司内部及各参建单位设有专（兼）职档案员，负责所属部门（单位）的档案工作。施工单位项目部总工作为档案管理第一责任人，负责档案管理具体实施工作，同时至少配备一名经过档案专业培训的专职档案员。

3.健全档案工作制度

按照《企业档案工作规范》要求，结合公司实际，相继制定了《中益公司档案管理制度》《竣工文件归档移交实施细则》《超前控制移交总目录》《分类大纲》等二十余项文件及规章制度，使档案管理工作有章可循、有据可依。

4.建立档案工作机制

火电建设工程有着自身的行业特点，工艺复杂、精密性要求高且涵盖多个专业；工期较长，施工涉及土建、安装调试、铁路专用线及厂外供水工程等；施工单位多，存在交叉施工难度大等情况。复杂的施工现场及施工队伍人员素质的参差不齐，对现场档案管理工作提出了更高的要求：一方面档案人员要及时整理分发现场施工资料，满足施工各节点进度需要，保证施工工期；另一方面又要确保项目档案的齐全、完整、准确、系统，真实地反映工程建设过程及实体质量情况，以确保项目文件的收集和后期档案整理的规范性。为此，档案人员通过对项目施工总体进度及施工方案的详细了解，深入现场进行实地勘察，将档案管理同工程目标相结合，确立了“前期超前控制、过程监督指导、后期严格审核”的工作思路。

4.1前期超前控制。工程前期，我们制订了《竣工文件超前控制移交总目录》《竣工文件归档移交实施细则》等，要求施工单位按照规定收集文件资料，保证文件质量。我们制订了《工程用表及工程资料编制规定》，对工程用表及文字性材料的编制做出明确规定，确保项目建设过程中形成的文件材料格式统一，内容真实、准确、规范。我们制订了《拍摄大纲》，对声像档案的归档范围及整理要求做出详实的说明，确保工程声像档案的齐全完整，为工程建设留下了真实记录，保留了珍贵的工程影像资料。

4.2过程监督指导。火电建设项目施工工期长，专业跨度大，覆盖面广，注重过程监督指导一直是我们档案管理的重点工作。我们严格执行“三纳入”、“四参加”制度，将档案管理纳入合同管理及工作计划中，纳入工程质量保证体系中，纳入相关部门管理人员的岗位职责中，实现项目档案与项目建设同步管理。对施工单位实行区别管理，制定适合不同单位的档案管理节点计划及任务分解，并进行督促检查、考核。档案室不定期对参建单位资料员进行业务指导、归档整理质量检查，发现问题及时下发“整改反馈单”，要求限期整改。此外，定期召开档案专题会议，及时解决各参建单位档案工作中出现的共性问题、新问题，并形成会议纪要下发各单位遵照执行。与参建单位签订《竣工档案移交补充协议》，做好查漏补缺。档案人员参加竣工验收，档案人员签字确认竣工资料齐全后，验收签证生效。多措并举有效避免了竣工文件缺损现象，确保了竣工档案的齐全完整。

设备采购、安装、调试、运行是火电建设项目的重要组成部分。严格执行档案人员“双参加”制度：即参加设备开箱验收，对现场设备资料认真核对，联系技术人员提出补充清单，督促厂家补充完善；参加设备合同付款会签，档案人员签字确认设备档案资料齐全后，才能付款。双重保障确保了设备档案资料的齐全完整，为运营期机组检修维护提供了全面、详实的原始资料。

4.3后期严格审核。严格按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《火电建设项目文件收集及档案整理规范》（DL/T241-2012）进行分类组卷。从分类、组卷、编目、系统录入、扫描修复、挂接、装订、装盒、排架等各个程序严格要求、严格审核，力求每一卷档案高质量归档。竣工档案正式移交前首先由参建单位进行自查，自查合格后由监理人员、专业技术人员、档案管理人员分别对文件的完整性、准确性、系统性、有效性及案卷质量进行逐卷会审，多方审查合格后才能办理交接手续。

在各方的密切配合、通力协作下，共形成项目档案正本九千余卷，真实、完整地反映了建设项目规划、设计、施工、竣工及验收等全过程实际情況。档案资料字迹清楚、图样清晰、图表整洁、书写规范、图物相符、技术数据可靠、签字手续完备，目录与档案相符，卷内目录详实，案卷题名简明准确。2015年11月顺利通过项目档案专项验收，并得到了验收组的一致好评。这是公司在项目竣工后首个通过验收的单项工作，为公司年度目标的完成做出了较大贡献，同时为机组达标创优迈出了坚实的第一步。endprint

二、库房规范化，档案信息化

1.档案室库房设施完备功能齐全

基建期开始，中益公司就按照标准库房建设要求，配备档案密集架等设施设备，为档案的安全保管和有效利用提供保障。2016年初，公司又投入资金30余万元，建成文书档案库房、科技档案库房，建筑面积近200平方米，安装密集架41列，可满足当前及今后20余年档案存储。另外，公司还设有档案整理室、办公室、阅览室，档案用房总建筑面积达到410平方米。办公方面，配置了档案专用服务器 1台、电脑5台、打印机2台、复印机1台、扫描仪2台，照相机一部、刻录机一台，满足了日常工作需要。库房管理方面，配备了密集架、防磁柜、自动报警装置、灭火器、除湿机、加湿器等设备，并制定有库房管理制度，确保档案安全保管。

2.档案信息化利用便捷服务生产

档案室成立伊始，就积极着手档案管理系统的建设，从市场调研——确定厂家——设计方案——实施推广——反馈优化，档案信息化建设与公司信息化建设同步规划、同步设计、同步实施。2013年清华紫光档案管理系统正式投入使用，通过对档案的扫描、修复、挂接，实现档案全文检索、借阅管理等功能，对归档文件实现信息化管理。严格执行电子文件和数字档案安全保管和备份制度，对已挂接的电子文件进行光盘刻录，一式三份，同时在移动硬盘中再备份一份，有效保障了电子文件的安全保管。

历经两年时间，保管期限为永久、30年的案卷已全部进行了扫描并挂接。2016年档案管理系统面向公司内部开通了网页查询功能，员工可根据权限在线查询档案，省去了奔波之苦，免去了审批之累，方便了各方利用，同时保护了档案原件。

火电行业的特殊性在于机组在运行中随时会出现不确定因素影响安全运行，机组运行的连续性及运行参数调整的精准性，需要操作人员第一时间掌握设备各项参数和技术指标。档案在线查阅功能满足了这一需求，为机组安全经济运行提供了有力保障。

3.多种载体归档留下原始记录

在做好传统载体档案归档的同时，我们对照片、光盘、探伤底片及靶板的归档提出了具体要求，为整个工程建设留下了宝贵的原始记录和历史见证。共收集、整理照片2200张、光盘122张、探伤底片213卷（37132张），并录入档案系统，便于查找利用。

三、多渠道利用，多方面服务

1.基础业务扎实广受专家好评

利用是档案工作的终极目的，也是检验档案工作成效的重要指标。我们编制了分类目录、案卷目录、全引目录及归档文件目录等多种检索工具，便于快速、准确地查找档案。档案人员熟悉库藏情况，对档案的门类、内容、数量、排架位置等心中有数，为公司创优工作的顺利完成奠定坚实基础。面对异地调卷、涉及专业多、案卷数量大、时间短及人员限制等多重因素，我们针对实际情况设计了迎检方案，组织了模拟验收并进一步优化了方案，既快速准确调卷，又确保档案安全。2016年8月进行的“鲁班奖”现场复查中，档案人员出色地完成了一千余卷档案的调卷迎检工作，查全率、查準率达到99%，受到了专家的一致好评。

2.丰富利用手段服务企业发展

为更好地服务于生产经营管理，档案部门开设了现场查阅、电话代查、网络咨询、系统查询等多种方式，满足不同人群的不同需要。工程建设期间，办理档案借、查阅利用3万余人次，为工程建设、公司管理和设备试运行各项环节的工作提供有效服务，在工程施工、设备安装、生产管理等过程中发挥了重要的作用。

在做好日常接待利用的同时，我们建立了查阅、借阅登记制度，及时收集反馈情况，汇总重大利用成效事例，编写利用效果汇编。积极参与公司文化建设，为专项及专题活动提供档案支持。在利用档案开展服务的过程中，公司员工的档案意识得到了提高，档案工作人员的努力、成果得到了肯定。

注：本文为2017年度河南省档案科技项目。 项目名称：《火电建设项目档案管理与利用探究——以新乡中益2×660MW机组工程为例》。 项目编号：2017-R-23

（作者单位：新乡中益发电有限公司 河南省新乡市档案局 ）endprint