档案机构人员数字化管理探索——基于档案工作量为基础的档案机构人员配置优化

李高峰 马国胜 王文慧

（西北农林科技大学档案馆杨凌712100）

档案机构人员数字化管理探索
——基于档案工作量为基础的档案机构人员配置优化

李高峰 马国胜 王文慧

（西北农林科技大学档案馆杨凌712100）

为探索目前高校人员短缺问题，参考某高校2015年工作量为数据依据，通过对档案馆工作模拟建模，以数学的方法实现档案机构工作的量化构造，建立以纯数字为基础的模型。结合实际工作对模型进行优化，并通过分析软件对模拟解决档案机构人员配置问题，最后分析模型的局限性。

人员指派模型效率最优档案工作量

一、高校档案机构人员和工作任务现状

1.高校档案人员调查。笔者通过对对陕西5所高校的人员状况数据分析。发现：从事档案人群高龄化严重，同时面临人员不足困境。加之社会劳动力成本高，高校档案工作人员引入困难大，致高校档案系统人员处于连年萎缩状态。现有工作人群分布集中在41-50岁间（约占47%），从人员年龄结构预测5-10年内高校档案从业者持续减少，人力资源面临更入不敷出的困难。

2.档案工作现状。档案机构工作任务结构相对简单，但工作任务交叉频繁，档案从业者要能够全面了解档案工作流程及工序。所以档案人员能适应以档案为对象的各类工作。档案从业者年龄结构清晰，多数档案从业者年龄偏大，但年龄偏大的从业者传统档案工作能力强。同时由于电脑等智能工具的普及，年龄偏大的从业者较难适应数字化档案馆过程中部分复杂档案工作，如数字化档案的深度整理等。但目前档案从业队伍年轻人员缺少，人员需求和人员配置矛盾明显，需要通过合适途径解决此类矛盾。

二、档案工作中的矛盾及解决可行性

通过对直属高校档案机构调查，也存在高校档案机构人力资源有限，人数呈减少趋势，人员竞争短板明显，竞争能力呈弱化趋势。同时档案机构面临档案工作规范日益严谨，档案收集数量急剧增加，档案管理智能化复杂化趋势，各类矛盾日趋突出。档案工作由于性质特殊，目前多数高校仅维持工作开展，无法拓展档案事业发展。一系列现象背后，最终体现了高校档案机构人力资源不足和工作量增加间矛盾。

由于档案机构本身局限性，在现有整体环境下，最可行的提升工作效率的办法，是通过不产生额外费用并在现有队伍基础上，通过优化人员调配，优化工作任务及相应流程等技术手段达到问题解决。本文仅试图通过对优化人员配置来探讨提升档案工作效率的方法。

三、档案机构模型的假设

以现有多数档案机构的工作方式，本文模拟一个档案机构运转模型，把档案业务工作通过数学的方法描述，并基于实际工作的联系模式，对数据结构和数据联系等深入探索，从而模拟出档案各种业务间联系和档案工作瓶颈问题。通过模型的建立，摸索提高档案工作效率的可行性。

1.模型假设的说明。（1）假设模型设置的部门涵盖档案业务各自独立。（2）假设设置的工作内容涵盖主要工作且工作相互独立。（3）模型中不考虑工作位置分布、工作流程、人员工资，人员爱好情绪等，不考虑其他硬件成本。

2.档案机构拟设置分布三个部门为：（1）档案指导整理部门，记录为A1。（2）档案利用复印部门，记录为A2。（3）其他档案业务部门，记录为A3。

3.档案工作包含内容为：（1）档案整理，记录为B1。（2）档案借查阅，记录为B2。（3）档案复印，记录为B3。（4）其他工作，记录为B4。

四、模型联系的数学构建

为方便表达和运算，我们拟设存在部门为Ai（i=1，2，3）；工作内容为Bj（j=1，2，3，4）。

1.基于档案劳动不同数据统计量的工作量模型的构建

参考某高校档案2015年度相关数据，汇总各部门数据得到下表：

某高校2015年业务数据表

结合实际工作难度和工作统计数据量化差异，得到下列工作难度系数向量即Pj，[P1，P2，P3，P4]= [1，0.15，0.01，0.05]用此表对上述数据评估加权处理得到工作量矩阵。

工作量矩阵中可知，C11工作量明显大于其余工作量，通过实际调查得知，这是由于档案收集管理过程中，采用兼职档案员负责所在部门档案汇总和初步整理，即工作人员基数大。工作量矩阵Cij及归一化处理C'ij如下：

对Cij矩阵为C'ij，这个过程模拟了档案工作量现状分布总工作量为1，符合思维模式，可以清晰呈现档案工作量百分率的分布。归一化处理为资源分配处理提供基础参考。

上述内容，仅对档案机构的工作情况分布做了数字模拟，在档案实际工作中，人员业务素质，是否实现数字化档案利用，打印复印硬件等因素直接决定工作效率高低。

2.档案从业人员效率模型的构建。由于档案人员最终要作为部门内单个因素参与工作，因此本文模拟每个档案人员分别参与各部门档案工作的效率，并记录为Gni，（n∈N）n为人员数量。Gni基本构成为基础效率参数、针对性额外效率参数、附加效率参数。其中针对性额外效率参数在总体参数数值中占据绝对优势。

（1）基础效率参数构建。

（2）针对性额外效率参数构建。

拟设某项工作针对性额外效率参数Fni（i=，12，3），其中[Fni]3×1=Dij⋆[Ej]T，（i=1，2，3;j=1，2，3，4），n=123..。设Ej为个人能力分布参数，Ej表示某人员适应四种工作能力的偏重性分布。如[E1，E2，E3，E4]，针对本文中四种业务工作列出一个针对工作个人能力偏重参数。某部门内，各项工作的在其总工作的权重参数矩阵Dij，拟某高校工作的权重矩阵如下：

（3）附加效率参数构建。

设H为附加效率参数，表示档案工作环境对工作效率提升支撑情况，分别如下：①档案机构工作中实现档案数字化率，数字档案利用方式及数字档案利用情况等。此项附加效率参数值记为H1。②复印打印是否可以实现联网局部自动化，及自动化程度。记为H2。③工作人员是否参加过档案工作专业培训，培训数量强度等。记为H3。H=f2（H1，H2，H3）。作为影响因素，参考整体环境和工作重点等变化，有利于模型数据处理，本文简单评估其值，此文不对f2做特定说明。

根据上面的描述建立工作人员工作效率Gni，其中[G1i]=[Y1，Y1，Y1]1×3+[F1]T3×1+[HHH]1×3,此处的[Y]1×3参数根据人员不同有所差别，但是[H]1×3参数是恒定的。

同一人员在不同部门的工作效率表（简称效率矩阵）

五、模型方案的数学解决

通过上述模型的建立，得到整体工作量分布情况，模拟出人员工作能力情况，至此本文已经把以档案劳动工作量为基础的人员配置优化问题，转化为人员指派效率最优化问题。其中工作效率矩阵Gni为基础数据，工作量矩阵Cij为约束条件。工作的权重矩阵Dij为最优分配目标。

通过尝试，一次性建立人员安排方案困难较大，通过迭代的方法，实现人员安排，可以得到较好的得到安排方案。由于工作量=效率⋆时间，为方便数据处理设时间为1。并考虑此问题为指派问题，本文设置了“0-1变量”来建立目标函数的最优规划模型，结合实际情况分别写出满足的约束条件[1]。

约束条件，

通过lingo程序可以得到最大函数值，并将所求出的结果，通过excel转化为表格，得到指派人员效率最优分配办法。伪算法如下：

sets:part/1..3/;work/1..4/;Links(part,work):g,l;endsets

data:g=Gni;enddata

max=@sum(links:g⋆l);约束条件End

[1]阮晓青，等.数学建模引论[M].高等教育出版社，2005

李高峰，男，西北农林科技大学馆员，基础理论和信息化；马国胜，男，西北农林科技大学馆员，基础理论和信息化。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.17.20

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2017-04-12