浅析档案现代化管理

黄永芹

随着全球经济一体化进程加快，我国各行各业与世界的沟通与联络日益密切深入，档案管理工作也得到了了解、学习世界先进水平的机会。特别是随着各行业计算机信息应用程度的日益加快，我国的档案管理工作不断走向现代化、科学化。但是，在这一新形势下，各行业档案管理工作也面临着严峻的挑战。一是业务的发展，带来了各单位档案数量的急剧增长，给手工整理档案带来了很大的困难；二是对档案利用的要求越来越高，利用者大都要求迅速、准确、具体、系统地提供档案资料，而传统的工作方法和服务方式已难以适应这种需要。因此，提高管理水平，实现档案管理科学化现代化，这已是做好档案工作迫在眉睫的任务。

一、现状和存在的问题

（一）设备不配套

据调查，各行业系统内使用的微机、四通打字机型号不一、规格各异，致使软件不能互用，微机文件与打字机文件不能相互转换，影响了文件的永久性保存与完整性，阻碍了区域性大面积的联网处理。目前，很多单位的业务部门都实行了计算机管理，但是档案部门的计算机管理目前还只限于文书档案，而且储存的只是文书目录。因此，设备的不统一制约着档案管理现代化的进程。

（二）人员素质跟不上

现代化设备的使用，使檔案工作提效升级。同样，给各单位档案管理人员提出了更高的要求，由于相应的学习培训跟不上，有相当数量的档案人员不熟悉现代化管理的基本知识，没有掌握现代化设备的操作技能，很多档案管理工作只能依附于计算机工作人员，工作既不方便，计算机本身的许多功能也不能充分发挥其应有的作用，影响了档案工作的开展。

（三）设备利用率低

档案利用计算机管理软件开发中，由于各单位正处于摸索阶段及其他方面的原因，目前开发的各种软件尚没有一个能同时适用于文书、科技、业务等多门类档案通用的计算机软件系统，应用程度单一，开发功能简单，使现代化的设备不能尽其所用。

（四）档案利用效率低

据笔者所知，目前开发的各种档案管理软件中，尚不能够很好的在档案编研方面发挥作用，这项工作还需要人工操作来完成。而此项工作周期长，所查资料时间跨度大。特别是基础数字汇集、专题目录汇编等要花费相当的人力、时间来完成、且汇编专题不全面、质量不高等。这些工作不解决，档案管理仍远远跟不上现代化管理的要求。

二、档案管理现代化的必要性

由于各单位业务迅猛发展，每年会产生大量的业务资料，这些资料对指导经济社会事业发展具有重要意义，因而是一笔宝贵的财富，需要我们对这些资料进行很好的保护和利用。但是传统的档案管理方式已远远不能适应业务档案发展的需要，手工劳作劳动强度大，工作效率低。另外，传统检索手段的局限性，使各种信息不能有机地联结在一起，不利于档案的保管利用。因此，为减轻劳动强度，提高工作效率，有效地开发利用各种档案，必须应用现代化的管理工具——计算机。计算机主要有五个特点：运算速度快，精确度高，储存能力强，具有一定的逻辑判断能力，能自动进行运算。目前，很多单位已运用计算机管理文书档案，从应用的程序软件看，应用计算机管理档案，主要有以下四个优点：

（一）自动编目

将需著录的档案资料输入计算机后，计算机对储存在软盘上的档案信自动进行信息管理，然后按不同要求编制各种目录，其特点是效率高，质量好。

（二）自动检索

档案著录后，计算机可以从多种途径进行检索，自动地在存储的档案信息中找出所需要的各种档案信息，及时准确地为利用者服务。其特点是快速、准确。

（三）自动统计

计算机以它极强的运算能力，对档案的数量、利用情况进行全方位、系统的存储和统计，从而提供准确的信息资料。其特点是：全面、系统。

（四）阅览清退

利用计算机可进行自动化日常管理工作。利用者借阅档案时，可以用计算机办理借阅登记手续，自动打印出催还通知单等。其特点是记忆牢固、手续清楚。

三、努力实现档案管理现代化

（一）强化档案管理现代化的观念

新形势下，社会信息量在迅速增长，档案信息的获取、处理和储存在社会生活中发挥着日益重大的作用。一方面，有相当一部分原始资料有待整理开发；另一方面成千上万卷的新档案不断形成。而不采用先进的现代化设备、管理手段进行整理和管理，就不能快速、高效、超前地为档案利用者提供优质服务。为此，各级领导、档案人员都要认清形势，树立现代化的观念，最大限度地发挥档案的社会效益和经济效益。

（二）切实做好档案计算机管理前期工作

各行业要开展全方位、多层次的档案计算机管理培训班，以提高档案人员的业务水平。同时，档案人员要本着严肃认真的工作态度，严谨的工作作风，切实按照国家颁发的各种档案管理标准，科学的先进著录和标引，为档案管理现代化创造良好的前提条件。

（三）把档案管理现代化纳入办公自动化和信息管理系统，使综合档案管理一体化

管理现代化是档案工作的发展趋势，但它不可能孤立地进行，必须纳入机关办公自动化和信息管理系统。在设备购置、程序编制、管理使用上要统一规则，使档案管理与业务部门的信息输入相互切换。要努力开发综合档案管理系统，使单一的文书档案管理逐步过渡到不同门类为一体的综合档案管理，真正实现档案管理的现代化。endprint