企业档案管理电子信息化及其重要性分析

陈晓燕

摘要：为全面提升企业档案管理水平，我们只有引入电子信息化管理模式，明确该技术方式核心重要性，制定科学对策，总结实践过程中应注意的问题，划分多级权限、实施收集档案资料，方能达到事半功倍的工作效果，真正激发企业档案资源重要功能价值，促进企业实现又好又快的全面发展。鉴于此，本文主要分析企业档案管理电子信息化及其重要性。

关键词：企业档案管理；电子信息化；重要性

一、企业档案管理现代化信息建设的问题分析

（一）对企业档案管理工作的认识不到位

长期以来，我国企业都忽视了档案管理工作的重要性，近年来，我国企业多采用的是扁平化的组织模式，将档案管理部门作为首当其冲的精简部门，以此来达到管理机构精简化、管理层次简化的目的，进一步降低企业的发展成本，从而增加企业的市场竞争力。对档案管理认识的不到位直接影响到了企业档案管理工作的效率和水平。

（二）资金缺乏，设备设施落后

软件与硬件建设将是企业进行档案信息化建设的重要基础，他们为档案进行信息化建设提供重要的前提条件，但同时，企业在建设软件与硬件时需要大量的资金消耗，而在实际的生活中，我国的大多数企业仍处于初级的发展阶段，需要将大量的资金投入到市场的开发以及产品研发工作之中，加之企业资金有限，对档案信息化建设重视度不足，我国企业的档案管理信息化建设工作很难得到顺利地开展。

（三）档案管理工作人员缺乏专业性

根据相关数据统计，我国大部分企业档案管理工作人员的薪资水平都远远低于企业其他职位的工作人员，这样的现状在一定程度上挫伤了档案管理工作人员的工作积极性，因此，档案管理工作成为很多高学历人员不愿意选择的一个工作。同时，随着时代的发展，现在的档案管理信息化建设工作对相关的工作人员提出了更高、更严苛的要求，它不仅仅需要工作人员熟练地运用计算机知识与技术，并需要工作人员具有高素质和综合统筹能力。但就目前来说，我国企业都面临着档案管理人员专业水平较低，知识结构单一等问题，无法真正满足档案管理信息化建设的需求。

二、电子信息化对企业档案管理的重要性

一是可以将档案按企业专业技术档案、科技人员档案、财务管理檔案、建设水务档案、农业技术档案等进行细化分类，实现多载体的集中统一管理。二是可以大大提高企业档案管理的工作效率，实现了企业各类档案资料的快速查阅，同时也可以大大减轻档案管理人员的工作量，使档案管理查阅效率全面提高。三是通过电子化可对档案原貌进行完全保留，档案资料查阅的可信度和准确性大幅提高。档案查阅时不使用原件也增强了对档案原件的保存管理。四是通过网络档案管理的电子信息化消除了因地域带来的查询障碍，实现了档案的异地查询。

三、强化企业档案管理电子信息化的措施

（一）实时收集档案资料

实时收集档案资料是保证企业档案完整、清晰认定、按时归档管理的核心环节。首先，企业应清晰划定综合档案室、具体业务部门员工的岗位责任，制定文书管理、资料管理归档的相关制度，明确员工归档管理的指责，日常收集任务应全面落实到人头，通过全方位搜集确保应归档资料及时归档，并定期进行搜集与补充，避免资料信息的缺失，提升档案资源完整性。再者，企业应设立综合档案管理、归档工作标准，明确归档制度，确保企业档案信息归档工作质量。归档各类资料国恒中应按照制度标准严格操作，方能确保档案信息的整体性实效性，依照形成档案的规律与特征，确保各类档案的互相关联性。

（二）划分多级权限

依据企业所属行业特征，档案信息保密等级，应设定必要的查阅权限。可通过档案信息管理软件系统同安凭证调整修改以及查询应用权限。同时应严格界定浏览器应用权限，依照档案信息保密程度确立可否进行查询、资料下载以及打印。该软件应用平台应做好高级别加密处理，进而保证企业档案信息安全、完整、高度机密以及方便浏览应用。

（三）建立明确的档案保存管理制度

制定严格的档案整理标准和移交程序，凡不按标准整理或规定程序进行移交档案的，档案办公人员一律拒绝接受移交，并要求相关业务科室按标准重新整理，按规定程序移交档案。

（四）依据《保密法》执行档案管理保密

1.档案管理人员需严肃履行工。作职责。库房管理是档案保密工作的重点。按照国家相关法律、法规来设立档案库房。执行时间标准要严格、做好执法必严，有法必依，每个公民应保守国家机密，档案管理人员的责任更是如此。2.严格执行《保密法》。准确划分档案保管期限与保密期限，执行档案整理过程中的保密工作，对涉密档案科学分类。加强档案的库房管理与档案的日常管理，执行档案保管过程中的保密工作，可以掌握档案情况变化。正确处理档案保密与利用的关系，执行档案利用过程中的保密工作，可以开展档案的基础性工作，对局域网与互联网进行物理隔离措施，对涉密文件、资料等，不能在网上发布、传递，局域网只有单位内部人员能使用，对储存涉密信息的计算机和软盘等介质，按照国家保密管理制度，执行档案管理信息化过程中网络的保密工作。

总之，随着现代档案管理电子信息化和共享网络化时代的到来，档案电子化管理是现代企业档案管理与发展的必然趋势。企业档案管理规模和范围的日益扩大，对档案管理精细度要求大幅提高，企业人力资源管理与开发对档案管理电子信息化整体水平要求日益增高，进一步完善企业人事档案信息资源数据库，实现企业档案管理的电子信息化将为企业档案管理打造更科学、更合理、更高效的管理平台，使档案管理工作从根本上产生质的提升，推动企业实现可持续发展。

参考文献：

[1]刘涛.电子信息化对企业档案管理的重要性思考[J].农场经济管理，2016（08）：63-64.

[2]吴智慧.AHT企业档案信息化安全体系构建研究[D].湖南工业大学，2016.

[3]史文梅.电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J].中国集体经济，2014（22）：34-35.

[4]邓云.企业档案管理中电子信息技术的应用[J].民营科技，2011（11）：134.

[5]甄学云.试谈企业档案管理与信息化建设[J].泸天化科技，2009（02）：210-212.endprint