浅析档案管理信息化

董志恒

摘要：本文以档案管理中信息化为研究对象，首先，界定和探讨档案管理信息化的内涵及特点：其次，阐述了档案管理信息化管理的必要性；再次，论述当前档案管理信息化过程存在的问题；最后，针对当前档案管理信息化存在的问题提出了改善措施或者对策。

关键词：档案；管理信息化；问题；对策

在进入人类信息化的社会以后，档案管理对人们认识和了解客观世界，对传承古老的人类文明，对发展经济和创新科技，具有着不可替代的作用与价值。因此，加快档案管理工作融入信息化社会的步伐，把档案管理信息化纳入人类社会信息化的总格局中，大力推动档案管理信息化建设，是档案管理部门的重要任务和战略之举。

一、档案管理信息化的必要性

档案安全管理在公司的管理建设中起着举足轻重的作用，立档单位、档案馆对馆藏档案资料和信息内容采取有效保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，并使其处于安全状态的管理工作，与公司各单位、各部门甚至是个人都息息相关，档案安全管理问题是随着公司的建立而产生的，也在公司的发展中不断的发展进步，有着历史的痕迹，是公司存在的历史见证，在此特殊的情况下，档案室高校历史记录的第一材料，在公司管理中有着无以比拟的重要性作用，同时也是公司发展中必不可少的重要环节，有利于促进公司管理的建设，促进公司的发展。

二、档案信息化应遵循的原则

（一）规范性原则

拟定以及执行档案作业准则以及依据，是档案作业现阶段的需求，是提升作业品质以及功效的需求。经过馆内珍藏的档案数字化接管电子信息，要按照标准准则，拟定有关的标准规则，必须这样才可以把电子信息归入档案，以往载体档案数字化，其数字化档案的存放、运送、使用等作业完成顺序话、准则化以及依据化，防止存在按照各自的标准开展，相互不统一，反复建筑等情况出现。

（二）安全性原则

伴随着电子化、信息化、网络化建筑的持续开展，网络的缺点以及不安稳性越来越明显。所以，我们一定要增强网络安全措施的探索以及研发，使用有力的安全政策，确保档案信息是安全的。

三、推进档案管理信息化面临的困难和问题

档案管理信息化是对传统工作模式的变革，在推进的过程中，也面临着困难和问题。

（1）制度体系尚需完善。目前我国档案管理工作制度体系主要依据《中华人民共和国档案法》及《档案法实施办法》。《档案法》于1987年发布，1996年修正，《档案法实施办法》于1990年发布，1999年修订，从法律层面上为档案工作提供制度支撑，对档案管理相关工作做了规范，但其中未体现档案管理信息化的内容。当前社会信息化发展迅速，缺乏完善的制度体系来规范管理，档案管理信息化的推进水平参差不齐。

（2）缺乏顶层设计。档案管理信息化是应用信息技术来提高档案管理水平。如果没有顶层设计来形成统一的技术标准体系，应用技术指标和数据标准不统一、业务流程不规范，各自发展的信息系统难以互联和共享，存在重复建设和信息孤岛。

（3）资金投入不足。档案管理信息化需要应用现代化技术，配置网络、设备等，需要大量的资金。而档案工作长期处于社会管理领域的边缘，与加快改革、促进经济发展等中心工作相比，对档案工作的重视程度不够高，对档案管理信息化的资金投入不足，制约了信息化的推进。

（4）人才队伍匮乏。发展档案管理信息化，需要把档案管理业务和信息技术相结合。档案管理信息化是一项创新的工作，原有的档案工作人员掌握信息技术的较少，适应档案管理信息化工作所需要的复合型管理人才更少。

（5）创新与安全的问题。以往施行的档案管理机制的重点第一是方便搜索，使用，第二是保障档案安全。档案管理体系纵向运用前进时，会体现和别的运用体系综合的状况，例如文档管理整体性。针对这种综合，要用革新思想来解决好各个部分的>中突。并且电脑体系以及网络自身在安全部分都存在不足，硬件：人为亦或者自然灾难；软件：受到病毒侵入。并且还没有有关的内部手段进行管理、安全思想脆弱等要素，容易让网络不法分子趁虚而入。

四、推进档案管理信息化的措施建议

（1）提高对档案管理信息化的重视，加快制度体系建设，加大资金投入。一是要充分认识到档案资源的价值和作用、发展档案管理信息化的必要性，提高重视程度。二是政府主管部门要加快完善制度体系建设，使档案管理信息化发展更加规范。三是加大资金投入，加快档案管理信息化的进程。

（2）强化顶层设计，统一档案管理信息化相关技术标准。档案管理信息化建设的顶层设计，需要国家档案主管部门来主导，制定有关技术指标的统一标准和规范。一是对推进档案管理信息化制定合理规划。二是在业务工作流程、信息系统研发、网络化管理平台建设等多方面制定统一的标准体系。二是对已经发布的配套技术标准和规范，进行梳理和完善，使其形成统一体系，便于实际工作應用。

（3）加强队伍建设，提高工作人员专业素质。一方面加强现有档案管理工作人员的信息化培训，提高专业技术素质；一方面引进信息专业技术人才，并对其进行档案管理业务培训，促进其提高业务管理素质。培养既懂业务又懂技术的复合型专业人才，整体提高档案管理信息化工作队伍素质。

（4）建立有效的信息系统，加强安全保障。首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。在电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。其次是电子档案的真实性问题。

五、结束语

档案是我们人类所经历的岁月中对其中事情记载的载体，以记载的真实性以及原始性为前提，是信息的重要构成部分。增强档案管理信息化创建，可以提高档案管理以及使用水准，充分施展档案的信息能力

（作者单位：吉林省洮南市劳动保障事务所）endprint