核电厂生产文件的管理策略浅析

文/姚彦通

核电厂生产文件的管理策略浅析

文/姚彦通

核电厂生产文件是在核电厂生产运营阶段形成和收集的与生产运行和管理活动密切相关的各种形式和载体的文件。生产文件管理是核电厂生产、技术、管理等工作的基础，对核电厂安全运行、规范管理起重要的保障作用。本文根据秦山核电厂生产文件的管理实践和管理经验，探讨核电厂生产文件的管理策略，为相关行业提供参考

核电厂在设计、建造、调试、营运和退役等过程中,会形成大量的文档信息，其种类多样，内容复杂，包括由设计文件、建造文件、调试文件组成的各类工程文档；由技术文件、管理文件、采购文件、会计档案等组成的各类生产文档。核电厂文档信息对核电站具有重要的支撑和保障作用，对国家和社会具有一定的参考作用。生产文件是核电厂的生产要素，是核电厂文档信息的重要组成部分，生产文件管理是核电厂营运阶段中各项生产、技术和管理工作的基础，加强生产文件管理，不断优化其分类体系和管理方式，以用户需求为导向，保障核电厂安全运行和高效管理，是核电厂文档管理工作价值的重要体现。

一、核电厂生产文件的特点

核电工程是一项高科技综合性工程，生产管理过程十分复杂，核电厂是对安全要求非常高的企业，要使用许多辅助设施来加强其安全系数，从而导致核电厂生产营运中使用和参考的文件种类很多，数量巨大，包括核电厂外部编制的法规标准文件，设计、建造过程中产生的工程文件，生产营运中生成的管理文件、技术文件、采购文件、图情资料，等等。同时，这些文件内容庞杂，来源也很复杂，有些是内部编制，有些由外部产生，并且相互之间存在一定的转化关系。因此，确定核电厂生产文件的范围和种类，建立生产文件的分类结构和层级关系，是开展生产文件管理的前提。

二、确立生产文件的管理范围

核电厂生产文件的管理范围，可以分为狭义和广义两种方式。一、狭义的生产文件范围，包括上游文件、管理文件和技术文件；二、广义的生产文件范围，在狭义生产文件的基础上，增加采购文件、信函、会议纪要、项目文件（涉及生产）和图情资料。第一种方式，抓住了核电厂生产文件中最核心的部分，可以集中资源，加强力量，对生产文件进行前端控制和过程管理；第二种方式，扩大了生产文件的范围，将可以直接归档管理的文件，先按照文件体系和方式进行管理，再按照档案体系进行归档管理（图情资料一般不做归档处理）。广义的生产文件范围，能展现核电厂的文件体系层级，说清楚各类文件的不同效力和转化关系；在核电生产运营阶段，基于电子文档管理平台的文件管理体系和分类方式，是利用文档的主要方式，也是核电厂用户的擅长方式，因此，选择广义的生产文件管理范围，能更好地为核电厂安全管理和生产运行提供保障，提升核电厂文件管理水平。

三、建立生产文件的管理结构和分类层级

3.1 生产文件的层级和效力

根据生产文件的权威性、内容属性及文件生命周期不同阶段的效力，核电厂生产文件可分为四个层级，呈金字塔结构，最顶层的上游文件的权威性和效力性最高，其他层次文件的效力依次降低，最底层的图情资料只具有参考和借鉴作用，不具有强制性，当结构层级中的两份文件发生冲突时，以权威性高的文件为准。

3.2 生产文件的种类和关系

（一）上游文件是核电厂外部编制，是核电厂管理技术活动强制执行或推荐执行的文件，包括法律法规、国家标准、相关技术标准等，具有强制性和指令性，对管理文件和技术文件具有指导作用。

（二）管理文件指为落实上游文件的要求，对公司各领域进行管理工作职能划分、工作流程说明的文件，用于指导公司的生产管理与技术活动。

（三）技术文件指对技术活动进行规范，对技术活动开展提供指导与支持，或对技术活动过程与结果进行描述总结的文件，技术文件主要包括工程技术文件和生产技术文件，工程技术文件可向生产技术文件进行转化，可为生产管理提供支持与参考。

（四）采购文件是对采购依据性文件、合同及其采购实施过程中形成的审批记录等商务文件、在合同执行过程实施技术/质量/进度等管理活动所产生的各类文件记录，以及供应商最终提交的各类合同成果文件等的统称，主要包括采购技术文件、合同文件和合同执行文件。采购技术文件从技术文件体系中产生，作为合同文件的附件，规定实施采购的技术要求，是合同执行和验收的依据。合同执行性文件指在合同执行过程中产生的各类文件记录和供应商最终提交的各类合同成果文件，可分为设备文件和外部技术服务文件进行管理，合同执行性文件可根据生产管理需要向技术文件转化。

（五）项目文件指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工文件、项目竣工验收文件等。和生产相关的项目，在项目竣工验收前，可将项目文件按生产文件要求进行管理，在项目竣工验收后，可根据生产管理需要，向生产文件转化。另外，采购产生项目，项目产生项目文件，所以从采购角度，项目文件可以认为是一种间接的合同执行性文件。

（六）信函是指在生产管理活动中，经过授权人签发的，与外单位之间相互联系工作时产生的文件。

（七）会议纪要是对会议召开的目的、时间、地点、参加人员和会议的内容、结论及后续行动的记录，会议纪要对生产活动具有一定的规范作用，对管理文件和技术文件的修订有一定的指导和参考作用。

（八）图情资料，是图书、情报和资料的统称，是指在核电厂建设、生产、经营和管理等活动中收集的具有学习和研究参考价值的各类出版物、信息和材料。

四、制定生产文件的管理目标

生产文件管理应围绕核电厂生产经营管理的总体目标和中心任务开展，并根据国家档案法规、标准和核安全法规的要求，按照核电厂政策大纲的规定，运用科学、合理的管理方法和手段，对生产文件的生成、审批、发布、利用、归档等全生命过程进行规范有效的控制与管理，确保生产文件的完整、准确、系统、有效，并为核电厂提供高效便捷的利用，为机组安全可靠运行提供优质的支持与服务，为核电行业健康发展和社会经济进步提供相关知识与经验。

五、建立生产文件的管理组织

一、核电厂生产文件按统一领导、归口管理的要求进行管理，即在主管领导的指导下，由文档部门负责生产文件的集中统一管理、业务的总体规划和协调。二、核电厂各部门应根据其工作性质和专业特点，配备满足业务需求的专、兼职生产文件管理员。除文档部门外，文件产生较多以及文件管理较复杂的部门应配备专职管理员。三、核电厂各部门的专、兼职生产文件管理员，接受文档部门的业务指导与监督，负责本部门生产文件的接收、流转、分发、替换、回收和保管等，并按要求对生产文件进行收集、整理后向文档部门移交。四、文档人员应遵纪守法，忠于职守，须具备文档专业知识并了解电厂生产管理的基本业务和流程，文档人员须参加各级档案培训。五、核电厂各部门应重视生产文件的规范管理，把文档工作列入本部门的工作计划与管理中。

六、建立生产文件的管理流程

根据生产文件的生成、审批方式，核电厂生产文件可采用纸质和电子两种管理流程。通过纸质流程生成的生产文件，文档部门接收、检查后，进行电子化加工，著录到电子文档管理系统；在电子文档管理系统中生成的生产文件，发布后要打印一套纸质文件进行备份。纸质和电子双套制的管理是确保生产文件完整、准确、系统、有效的重要方式。具体流程见下图。

综上所述，通过明确核电厂生产文件的管理范围，建立生产文件的管理结构与分类层级，运用文档一体化管理手段，实现电子文档管理平台对生产文件前端控制和过程管理，能初步实现核电厂生产文件的规范管理和有效利用，发挥生产文件对核电厂安全运行的保障作用。笔者认为，要进一步加强核电厂生产文件管理深度，还需在文档管理平台优化、利用体系建设、知识管理集成应用等方面增强管理投入，充分发挥生产文件作用，实现核电厂文档工作价值。

（作者单位：中核核电运行管理有限公司）

纸质管理流程图

电子管理流程图