市政工程档案收集与管理中存在的问题及对策

文/王 梅

市政工程档案收集与管理中存在的问题及对策

文/王 梅

市政工作对于城市的建设具有非常关键的作用，可以如实的对城市的发展以及规划的全过程进行记录，为城市的发展提供第一手的资料。但是市政工程档案采集和管理中涉及到的问题较多，因此在管理中经常出现一些问题，为了将档案信息管理进行更加细致化的管理，提升档案信息质量，需要针对市政工程档案采集和管理中存在的问题进行分析，从而找出解决问题的方法

市政工程档案是维持市政工作正常运行的保障，也是城市发展的主要参考依据，特别是现阶段城市化进程的不断推进，市政工程方档案产生的速度和数量也呈现出的趋势，但是尚不完善的档案收集体系和管理体系对市政工程档案利用带来也一定的困难和阻碍，如果这些问题不能得到全面的解决，对于市政规划的影响是较大的，因此为了城市基础设施得到更加顺利的运转和为主，需要在档案室收据和管理的过程中针对可能出现的问题进行预防，并制定专门的改善措施，提升市政工程档案采集和管理的质量，为档案采集和管理质量的全面提升创造良好的条件。

一、市政工程档案收集工作现状

1.档案收集效率较低

为了保证工程档案管理质量，在进行工程竣工之前，往往需要通知相关部门对项目进行验收，并将验收的相关文件进行封存，在适当的时候提出整改意见，对工程项目进行修正和补充。但是在实际工作中，相关部门对工程验收档案的管理并不严格，档案管理中存在管理混乱的情况，严重影响到后期资料的审查，造成管理上存在一定的问题。比如，作为市政工程施工企业，工程质量和工程进度可以说是企业的首要任务，按期保质完成各项工程才能顺利完成企业年度目标任务，所以，各项目部负责人基本都把工作重点放在项目建设上，不由地就忽视了工程资料的全面收集。

2.档案接收的内容不健全

由于市政工程施工大部分是政府投资建设的，为了早日投入使用，加快项目进展，一些项目都是先开工后办理手续，这样就会出现信息之间的对称性问题，档案的信息和真实的信息之间存在一定的差异，并且在这方面本身的法律规范也不健全，使得市政工程在管理中出现和正规规划不相符的情况，影响整体的参考价值。比如，近些年我司承建的一些背街小巷人行道改造工程，这些工程基本都是惠民工程，工期要求很急，在实际实施中，有些就是先开工后办手续，导致资料收集不全，如缺少开工报告等。

3.档案信息采集意识薄弱

在进行档案采集的过程中也存在一定的问题。由于工程档案分类较多，就我单位实际而言，五大类细分下来就在近30种技术资料需要收集，所以收集工程档案需要耗费大量的时间，需要工作人员针对工程实际情况和信息的质量及真实性进行分类、鉴定和筛选，这样才能保证档案信息的真实有效。但是在实际工作中，由于工程资料收集人员档案专业知识的缺乏和对国家信息化建设等相关法规的不了解、不熟悉，没有对自身工作做到高标准、严要求，导致不能全面、准确、科学地采集工程技术的相关资料，从而影响了工程档案最终的归档工作。

二、市政工程档案收集问题的措施

1.健全制度建设

在进行档案收集的过程中需要建立更加完善的备案制度，并将制度执行情况进行全面的监督。相关的验收部门要积极配合企业档案管理工作，积极进行工程竣工备案验收，从而增加档案管理的质量，提升档案的采集效率。同时，要严格按照市政工程相关规范的要求，对项目建设尤其是一些大型项目进行适时的跟踪调查，采用分阶段、全方位的资料收集方式，并在验收结束之后对档案信息进行全面的核定，保证数据的真实性。

2.增加市政部门之间的沟通

市政部门和建设单位之间的交流与沟通需要全面的加强，相互之间的信息传递要更加的及时，这样才能在进行工作交接的时候更加全面的对工作进行移交，防止其中出现一些信息不对等的情况。比如，在图纸设计、工程监理、施工现场等方面要加强协作，及时交换信息。同时档案管理部门需要对档案管理进行协同，建立专门的管理系统，促进信息相互之间的交流与沟通，明确具体责任人，建立全面的责任追究制度，从而全面提升档案管理水平。

3.进一步强化档案采集意识

在进行档案采集工作提升的过程中需要进一步强化档案采集意识，资料管理人员需要积极主动的对工程中的先进技术进行学习，掌握专业的方法，不断的提升自身的工作效率。增加对于图纸、方案的理解能力，及时发现其中存在的问题。

三、关于市政工程档案管理工作现状

1.管理水平低下

档案管理在整合市政工程管理中呈现出弱化的状态，部门的存在性不足，在整个管理体系中没有得到一定的关注，使得档案管理手段落后，管理效率低下，经常出现档案缺失的情况。同时，在进行计算机系统的普及中，许多地方对档案管理的信息化改造不够重视、硬件设施方面存在较多问题，使得整体的管理水平较为落后。

2.缺乏相关的法律规范

实际工作中对于法律的执行力度监督不足，普遍的存在执法不严等情况，甚至出现违反法律规范的事件，使得规则和章程根本无法发挥应有的效果，并且在进行责任认定的时候也存在不全面的行为，使得档案管理的难度进一步增加。

3.业务人员工作水平存在不足

在实际工作中市政工作人员的专业素养存在不足，管理人员中也没有专门从事档案科研的人员，使得档案在分类管理中存在一定的问题。

四、市政工程档案管理质量提升措施

1.促进档案信息化管理

针对传统的档案管理进行信息化的处理，建立新型的管理模式，对于原本的纸质档案进行过滤，将其中有价值的部门进行扫描整理，并进行备份，通过信息系统的介入将档案进行更加科学化的处理。同时，对于一些条件较好的地区和单位，可以率先的进行档案的信息化建设，构建更加完善的系统管理模式，逐步的实现档案管理的智能化，提升管理效率。

2.制定完善的制度体系

在进行档案管理的过程中需要制定统一的行业标准，加强对档案管理的技术规范，制定更加细致的工作规范并对管理的流程进行精简，加强业务流程的操作规范，提升管理效能。同时，完善档案管理的运行机制，建立从国家到地区再到单位的整体管理体系，同时及时地对档案管理情况特别进行监督，构建完善的绩效评价体系，严格根据规范要求落实档案管理工作。

3.提升工作人员的专业素养

在进行市政工作档案管理的过程中，需要对人员的技术能力进行全面的提升，规范工人的操作流程提升管理人员的专业素养，帮助工作人员熟悉现代化的管理手段，让他们认识到现代化的档案管理和传统档案管理存在的差距，从而针对性的对自身的能力进行提升，采用新的工作方法，提升整体工作效率。同时，档案管理部门需要定期的展开相关的培训活动，经常组织人员进行新知识的学习，加深对档案管理工作的理解和认识。

在市政工程中，档案管理应当构成其中的基础环节。通过查阅工程档案，相关人员就可以明确市政建设的全过程。同时，通过查阅现有的工程建设档案，也能够为后期的市政建设提供合理的决策。因此在进行实际工作中更加需要将档案收集和管理中存在的问题进行分析，针对出现的问题找出解决问题的方法，提升管理的科学性。在未来的实践中，档案管理相关人员还需要不断摸索经验，保证市政工程档案管理整体质量的提高。

（作者单位：宝鸡市政有限公司）