应用型本科高校一流专业建设中支撑性材料收集和归档的思考

文/王静文 吴连书

应用型本科高校一流专业建设中支撑性材料收集和归档的思考

文/王静文 吴连书

在一流专业的建设过程中，以教学、科研为中心的支撑性材料不断增加，部分新增材料没有列入归档范围，而被分散存放在有关职能部门、有关院系手中，导致材料存在“有头无尾，有始无终”的现象

应用型本科高校是指以本科教育为主体，围绕服务地方经济社会发展，以培育行业背景明显、具有较高综合技术技能和工程实践能力的应用型人才为主要目标定位的高等教育机构，现全国已有600余所高校定位为应用型本科高校。在应用型高校一流专业建设过程中，支撑性材料的收集和归档是其重要一环。只有提高一流专业支撑性材料的收集和归档率，充分发挥其凭证和依据价值，才能更好地为一流专业建设服务，为此，有必要对支撑性材料收集和归档这一问题进行思考和研究。

一、一流专业支撑性材料归档范围

《高等学校档案管理办法》（27号令）规定，对反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的教学类文件材料进行归档。一流专业的建设过程中，除教学外，人事、科研、实验实训等方面也会产生大量有用材料，归档范围应包括以下三个方面：

（一）专业现状

1.应用型专业的定位

（1）本专业的人才需求调研报告及调研原始材料；

（2）人才培养目标、就业岗位面向综述；

（3）制定人才培养方案的各类调研材料和编制说明；

（4）本专业培养人才的知识、能力和素质结构（图表及说明）并划定相应的职业资格与职业技能鉴定标准。

2.教学团队

（1）本专业专任教师一览表（教师姓名、性别、出生年月、学历/学位、专业、毕业学校、职称、担任课程）及佐证材料；

（2）本专业教师队伍年龄结构、职称结构和学缘结构情况表；

（3）省、市级专业带头人情况一览表及佐证材料；

（4）省、市级教学名师情况一览表及佐证材料；

（5）教师双师素质情况一览表及佐证材料；

（6）教师参加业务进修、学位进修、实践进修情况一览表及佐证材料；

（7）本专业教师与企业合作开发项目、为企业提供技术服务情况一览表及佐证材料。

3.试验场地

（1）校内实验、实训室一览表；

（2）校内实验、实训室使用情况统计表及使用记录。

4.实验实训基地建设

（1）校外实习基地一览表；

（2）校外实习基地协议书；

（3）校外实习基地实习项目一览表；

（4）学生校外实习审批表。

5.资金投入

近三年专业建设资金投入情况一览。

（二）专业建设

1.专业建设（近三年）

（1）申报省级教改项目获批文件；

（2）申报各级重点、特色、示范专业的相关证明材料及批准文件；

（3）省、校级优秀专业教学团队申报材料、批准文件以及建设方案；

（4）各类课程及教材的建设情况。

2.科研情况

（1）专任教师近三年论文论著类科研成果统计、课题类科研成果统计以及获奖类科研成果统计（列出项目名称、立项情况、内容、进展情况、成果等）；

（2）教师出版教材情况一览表及佐证材料；

（3）教师申请专利情况一览表及佐证材料；

（4）教师获得各类荣誉情况一览表及佐证材料；

（5）近三年毕业论文指导教师、成绩统计分析表和优秀毕业论文汇编。

3.招生就业

（1）本专业近三年招生计划、录取人数、录取新生报到率统计表；

（2）就业率统计表（包括签约率、上岗待签约率、自主创业率、升学、出国率）；毕业生人数、年底就业人数、就业率统计表。

（三）专业特色

1.校企合作

（1）合作企业一览表、合作协议复印件；

（2）学校、专业关于产学研合作教育、与行业企业合作的各种文件；

（3）校企共建专业、课程、实习实训基地及开展订单教育等合作情况；

（4）校企合作的计划安排、技术报告和成果鉴定报告等。

2.创新创业成果（近三年）

专业学生参加省级以上各类创新创业项目及竞赛一览表和佐证材料。

3.学生获奖统计（近三年）

（1）学生参加各类竞赛获奖情况一览表及佐证材料；

（2）学生参加职业资格证书考核或职业技能鉴定统计表（含占毕业生人数比例）及佐证材料（包括职业资格证书样本或样本复印件）。

二、一流专业建设支撑性材料收集和归档存在的问题

1.归档意识淡薄，不重视材料的收集和整理

部分高校教学管理人员没有从根本上认识到一流专业支撑性材料收集和归档工作对学校发展的意义，主要表现在：认为一流专业支撑性材料的收集和归档工作耗时耗力，可有可无、作用不大；认为归档只是简单的文档收集、分类、整理、装订，对学校的教学科研工作帮助不大；不重视归档制度建设，而且对支撑性材料收集和归档工作的执行缺乏有效监督，使归档工作流于形式。

2.支撑性材料分散，缺乏整合

高校的教务、科研、人事等部门分别收集整理一流专业支撑性材料，存在重复采集和冗余。如教师教学工作量的规定、教师的奖惩和师资培训等，既属于教务也属于人事的管理范围。相反，也存在材料收集和整理的空白区，如各高校每年组织的各层级的教师培训，在具体实施过程中形成的培养计划、总结等材料。前期对材料的收集和整理的不重视，会导致后期花费大量的财力、物力和人力补齐缺口，既影响正常的教学和办公秩序，也影响材料的真实性。

其次，在一流专业的建设过程中，以教学、科研为中心的支撑性材料不断增加，部分新增材料没有列入归档范围，而被分散存放在有关职能部门、有关院系手中，导致材料存在“有头无尾，有始无终”的现象。如重点课程的建设，包括前期申报表、上级的批复文件和后期实施过程中产生具有保存价值的材料，均需列入归档范围。

3.支撑性材料归档的信息化程度不高

由于一流专业支撑性材料收集和归档的信息管理系统薄弱。教务、科研、学工等部门采用不同的数据采集和办公软件系统，形成各自的数据库，数据共享性较差。加之档案管理部门在办公自动化、网络化、数字化，实现档案信息、科研和教学资源的共享和整合方面，缺少统一规划与有效管理的整体化理念，缺乏对收集的一流专业支撑性材料收集源头的控制，导致出现数字资源建设重复分散、浪费和效率低下的现象。

4.兼职档案员职业素养有待提升

应用型高校一流专业建设的支撑性材料归档工作主要落到兼职档案工作的各级教务人员身上，他们肩负行政、教学和科研多重任务，难有时间细致收集、整理材料。再之，兼职档案管理人员流动性大，且大多为非专业人员，对一流专业建设支撑性材料的收集、分类、整理、保存和归档等操作不够熟练，亟待加大对学校兼职档案员的培训，不断提高他们的业务能力和水平。

三、一流专业建设支撑性材料收集和归档的对策

1.转变思想观念，重视支撑性材料收集和归档工作的开展

推动一流专业支撑性材料建设的关键在于高校领导要转变观念，认识到该工作和专业建设工作的“同步性”，认识到该工作不仅是学校重要的基础性业务工作，也是打造一流专业，并保持一流专业长期优势的必要条件。只有领导重视，才能确保支撑性材料收集和归档运行机制的完善，才能在全校范围内形成重视支撑性材料收集、归档的工作氛围。

2.在档案馆指导下，坚持做好部门立卷

档案馆要充分发挥对一流专业建设支撑性材料收集和归档工作的指导、管理和监督职能。首先，划定一流专业支撑性材料归档范围，将归档条目细化分解给各职能部门和二级学院，做好统筹协调。各职能部门和二级学院对收集的材料进行规范化和标准化处理，定期组卷及时移交；其次，重视制度建设，设立时间节点，制定科学的支撑性材料收集、整理和归档程序，落实部门立卷和档案馆整合的管理机制；最后，学校实行定期检查制度，做到“以检促建，以检促改，检建结合，重在建设”，形成规范一流专业支撑性材料的收集和管理的长效机制。

3.构建支撑性材料收集和归档的信息化平台

信息化建设是支撑性材料收集和归档规范化、自动化、有效化的重要途径。加大科技手段在一流专业支撑性材料收集和归档过程的应用比重，构建支撑性材料收集和归档的信息化平台。推广使用兼容性强、应用性好、智能程度高的自动化办公系统，平台和系统前后衔接、互相影响，实现一流专业支撑性材料的“一次输入，多次输出”。从一流专业申报阶段，就充分利用信息化平台和自动办公系统进行文件的传递、处理和管理，确立院系上传、集中审核的机制，缩短材料周转流程，提高效率。信息化模式有利于加快支撑性材料的共享和二次开发利用，能够更加快捷、高效地为领导决策提供参考。

4.打造专兼结合的档案管理队伍

搞好一流专业档案工作建设，必须有一支熟悉业务、懂得管理、热心服务一流专业档案业务建设的专兼职结合的档案工作队伍，这支队伍能互相配合，形成两级联动的网络化管理体系，做到建设工作和立卷工作同步开展，实现一流专业建设档案的安全保管和有效利用。为此，高校应稳定专兼职档案队伍，加强业务培训和指导，完善岗位责任制并引入竞争激励机制，使专兼职档案员能够真正成为高校基层档案工作的骨干力量。同时要加快档案人员的知识更新和业务拓展，提升档案人员对材料信息的开发利用能力，转变档案人员服务观念，主动为学校的中心工作和建设大局提供优质服务，从而为学校“双一流”建设、内涵发展和转型发展打下坚实基础。

（作者单位：西安翻译学院）