精准扶贫基层档案动态化管理问题及对策

文/黄阳莉

精准扶贫基层档案动态化管理问题及对策

文/黄阳莉

实现精准扶贫决策、考核和资料存档的精准化，必须提高扶贫档案管理的动态化水平。当前，以县、乡镇和村为单元的基层档案管理存在着缺乏系统组织、档案管理专业化能力普遍欠缺和档案管理信息化水平低等问题，导致扶贫档案管理难以实现动态化的效果。对此，应完善基层扶贫档案管理体系，构建以信息网络为基础的扶贫档案管理平台，建立动态化精确管理机制，提升动态化管理水平

自2015年11月中共中央和国务院发布《关于打赢脱贫攻坚战的决定》以来，精准扶贫和精准脱贫成为我国扶贫开发的基本方略，以县（区）、乡镇（街道办）、村（社区）为单元的基层扶贫单位，须围绕“六个精准”建档立卡、完善扶贫档案。同时，随着脱贫攻坚检查、督查、评估和验收等工作日益频繁，扶贫档案资源开发利用往往出现“拿出来一摊，翻起来一片，查起来失散”的状况，极不利于为领导决策、工程建设、群众需求提供准确及时的档案服务。精准扶贫基层扶贫档案动态化管理问题，成为落实脱贫攻坚战略、提升扶贫工作效率的重要问题。

以汉中市某县为例，据统计，2016年全年各镇村全面实行精准扶贫资料“五薄六档、一户一册”的建档模式。截止12月，扶贫资料分为电子和纸质两类，档案资料共45种、户均档案32份，村均纸质档案册（套）数达到216份；在上述统计对象中，全年档案查阅、调阅、复印次数为38次，月均3次以上。由于档案种类、数量繁多，加上管理能力和水平有限，其及时满足率仅为70%、档案服务满意度仅为54%。

一、精准扶贫基层档案动态化管理问题

1.基层档案管理缺乏系统组织

扶贫档案工作在乡镇基层政府脱贫攻坚中起着基础性作用。近年来，虽然各级党委政府对档案工作日益重视，但是县、镇、村的档案工作基本上是“摸着石头过河”“跟着感觉走”，没有形成系统、规范的档案管理制度。

主要表现在：一是扶贫档案监督指导工作力度不足。上级注重下任务、督查巡查，但档案指导服务跟进滞后，没有做到与扶贫工作开展同步。二是基层扶贫档案涉及土地确权、移民搬迁、医疗救助、产业补助等各种门类和载体，但扶贫单位的日常工作资料，多数分散在各个单位和部门，没有形成完整的档案收集系统。三是扶贫档案资料涵盖从扶贫项目申报到审批、组织实施到检查验收、后续管护的全过程，资料收集和整理对包括文字、图片、音像、数字等多种形式，难以实现上述过程的全面完整反映。

2.基层档案管理专业能力普遍欠缺

扶贫档案管理是一项政治性、保密性、专业性、知识性很强的工作，要求档案管理人员有高度的政治责任感、广博的知识面和精深的业务素质。当前，基层档案管理人员很少参加专业的档案管理专业培训，不懂如何搜集、整理、装订档案的有关知识，导致其档案管理专业能力“先天不足、后天缺补”。

主要表现在：一是基层扶贫单位人员较少，没有专门的档案管理人员，现有管理人员大多数都是没有经过专业培训，综合素质不高，对档案管理重要性认识不够；二是对档案法规和标准的学习培训和宣传教育不到位,基层人员很少参加档案学习、档案交流、档案培训、档案竞赛、档案征文等活动，工作人员的专业知识和管理能力难以提高；三是基层缺乏必要的档案管理设施设备。目前大多数基层单位没有电子硬件设备,如扫描仪、照相机、摄像机、录音笔等，缺乏计算机和档案管理软件等现代化管理手段,制约了档案目录及全文数字化管理。

3.档案管理信息化水平低

档案管理信息化需要利用数据库、数据压缩、高速扫描等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质文件和归档的电子档案,组织成具有有序结构的档案信息库，并进行动态管理。目前，基层扶贫档案信息化管理的主要问题有：

一是对信息的理解存在误区。当前的扶贫档案纸质件多、不易保存和查阅，基层档案管理把信息化仅仅理解为将档案由传统的纸质存储转换为电子和数字存储，而忽视了档案资源的开发利用。二是基层扶贫涉及基础设施、产业就业、能力培训、医疗卫生、社会保障、财政金融扶贫等繁多内容，涉及识别登记、建档立卡、检查验收等诸多环节，档案管理缺乏对档案信息化内容的科学分类管理。三是信息联通和共享度差。目前，扶贫工作建立同教育、医疗、公安、民政、财政等部门的信息联通和共享,不能确保扶贫档案完整、准确、系统，难以实现信息的动态化管理和有效利用。

二、精准扶贫基层档案动态化管理对策

（一）完善基层扶贫档案管理制度体系

1.要将扶贫档案管理工作纳入扶贫工作规划。坚持统一领导、规范管理、有效利用的原则，形成市、县主导，乡镇、村（社区）配合的档案工作联动机制；把档案工作作为扶贫工作的一项重要内容，争取领导在财力、人力和组织协调上给予充分的支持，将档案工作纳入年度检查验收内容；完善精准扶贫档案工作机制，制订档案管理人员的考核办法。

2.建立扶贫档案管理规范。扶贫档案为扶贫考核评价提供原始记录和真实凭据。一是把文件资料分为综合性、基层组织建设、基础设施建设、产业发展、公共服务保障等类目，明确相应的归档范围；二是制定档案收集、整理、归档制度，完善检索目录，完善档案调借阅登记制度，发挥档案的服务功能；三是加强档案人员培训，使其熟练掌握档案收集、鉴定、整理、立卷、编目、保管等工作要点，严格按照规则操作。

3.加强扶贫档案的指导工作。各级档案行政管理部门要大力推进扶贫开发项目档案监管工作，抓住关键环节、强化扶贫开发项目档案登记管理和档案专项验收。要加强对扶贫攻坚档案工作的指导、监督、检查，结合实际做好扶贫开发档案业务培训工作。

（二）构建以信息网络为基础的扶贫档案管理平台

1.建立贫困户的信息网络系统。将扶贫对象的基本资料、动态情况录入到系统。扶贫档案应做到户有卡、村有册、县乡(镇)有纸质档案，将相关数据纳入精准扶贫信息系统，实行纸质档案与电子档案双向保管。

2.强化扶贫管理软硬件投入。应加大资金投入，购买必备的档案柜和设备，设立专门的档案室，安排专人管理，购置并充分利用信息管理软件，确保精准扶贫档案管理规范和方便查询。

3.做好档案人员培训工作。加强档案人员培训，提高管理人员的科学知识和专业知识水平，使其掌握必要的业务能力，在此基础上实现独立操作。组织业务交流会，通过经验交流和彼此学习提升业务水平。

（三）实施动态化精确管理

1.注重科学分类整理和编目。以档案数字化、信息化为基础，让档案管理具备关联性、延展性和精准性，进行规模控制、动态管理。完善档案检索目录，利用管理软件对案卷目录、收发文登记、归档组卷进行处理，提高办公自动化水平。

2.明确档案管理重点和形式。乡镇应选择脱贫攻坚的重点内容，采用合适的形式进行收集、整理、归档，如声像档案、光盘档案、电子文件等,有效实现档案收集齐全、归档准确、整理规范。

3.建立档案动态化管理机制。一是整理出精准扶贫档案管理的常态性工作内容，确定每个岗位必要完成的工作，明确各级档案管理人员的岗位职责。二是按照档案工作的规律和要求，理顺各工作流程。如按时间先后排序、用量化和时间去进行要求，做到每个工作环节与整个管理程序要相配合。三是实施动态化管理指标。根据岗位目标和特征，制订动态化管理工作指标，以年、半年、季度、月、周为时间单元，实施动态评估和监管。

（作者单位：中共南郑县委党校）