心理学在档案管理中的应用

陈阳

摘 要：本文从心理学在档案管理中的重要性、档案管理工作中存在的心理问题及原因、心理学在档案管理中的具体应用三个方面进行分析，以期为档案管理心理学的理论研究和档案管理的实践工作提供一些有益的参考。

关键词：心理学 档案管理 应用

档案管理心理学是心理学应用于档案领域的理论产物，是将心理学的原理和方法应用于档案管理的实际工作之中，系统研究档案管理工作中不同人群的心理活动和變化规律，以提升档案工作的质量和效率，是一门新兴的独立学科。

一、心理学在档案管理中应用的重要性

1.有利于调动档案工作者的积极性。心理学研究人们行为产生的原因，强调人力的开发和保护，目的在于分析动机、推动行为、改造行为，提高人的创造性。档案部门领导者如果能够重视档案管理人员的需求，包括物质需求和精神需求，并尽力满足其合理需求，一定能够充分激发档案管理工作者的工作热情和创造潜能，提升档案管理工作的活力和生命力。

2.有利于充分整合人力资源。档案部门领导者可以根据心理学的理论和方法，对不同情况下档案工作人员的心理需求、行为动机以及能力性格等方面进行分析研究，然后根据档案工作人员的各自心理特点分配不同类型的工作，充分整合人力资源，提高工作效率。

3.有利于加强思想教育工作。档案部门管理者应当学习心理学的有关理论和方法，研究档案工作者的心理及其变化规律，把握其思想、行为转变的特点，有针对性地开展思想教育工作。[1]虽然心理学不能代替具体的思想教育工作，但它能够促进思想教育工作作用的有效发挥。

4.有利于档案人才队伍建设。长期以来，档案部门领导忽视档案工作者的心理差异，导致档案管理人员队伍整体水平不高，无法快速适应新形势下档案工作的需求。心理学在群体心理管理机制中对个体的特征进行深刻的研究和分析，因此，档案部门领导者应该了解和分析个体的优点和缺点，长处和不足，针对不同个体进行针对性培训，以提高档案工作者的专业技能和综合素质，培养高素质的档案工作人才，增强档案人才队伍的核心竞争力。

可见，在档案管理中合理地运用心理学，不仅可以较好地掌握档案工作者的心理及其变化，提高其思想素质和政治素养，培养专业人才和复合型人才，而且能够科学地整合人力资源，实现资源最优化，进而有效减少工作阻力，大大提高工作效率，进一步推进档案事业发展步伐。

二、档案工作中存在的心理问题及其原因

在档案工作中，不少档案工作者表现出明显的单调感并一定程度上转为厌倦感，甚至由不满足感转为思迁。这是一种由工作引发的心理枯竭现象，是上班族在工作的重压下体验到的身心俱疲、能量耗尽的不良感觉，它源自心理的疲乏，比肉体的疲惫更令人难以忍受。这种职业心理问题，我们称之为职业倦怠症，又称“职业枯竭症”。尽管这种心理在其它行业和职业也存在，但在档案工作者中表现的更加明显。 [2]产生职业倦怠的档案工作者一般具有以下行为特征：第一，工作热情丧失，情绪容易烦躁，对人和事冷漠、不关心；第二，工作责任感减退，工作态度消极，敷衍了事，不求上进，甚至经常出错；第三，对档案工作的重要性缺乏认识，缺乏成就感，认为工作前途渺茫，因此经常迟到早退，有的甚至打算转岗等。可见，档案工作中的主要心理问题主要表现为岗位意识较差，职业认同度较低，职业前景认知不明朗，态度消极，缺乏热情，并因此产生不同程度的心理倦怠。

究其原因，主要包括以下几个方面：

1.档案工作的内容和性质是导致档案工作者心理问题的重要原因之一。档案工作者长期跟文件、资料、档案、电脑打交道，不断重复着档案材料的收集、鉴定、整理、保管、编研等日常工作，且操作程序受条例规章的严格限制。与其他职业相比，相对比较单调、枯燥，重复性强，缺乏自主性和挑战性。因此，长此以往，工作者往往会逐渐丧失热情和动力，有甚者会产生一定的厌倦心理。

2.激励机制不健全严重影响档案工作者的心理健康。长期以来，我国对档案实体的管理较为重视，而对档案工作者的激励则重视不够。对档案管理人员的心理特点和科学的管理认识不足，缺乏必要的激励和培养，有的单位由于经费紧张，不能安排档案工作人员的培训和进修，知识技能长期得不到更新，封闭的工作环境也会使个人发展严重受阻，工作积极性和主动性难以充分调动，且长期得不到根本性改变，导致档案工作者缺乏认同感和归属感。[3]

3.信息化发展对档案工作者提出了巨大的心理挑战。新时期，档案工作日益标准化、信息化和网络化，这不仅要求档案工作者精通档案专业知识，而且还要掌握计算机、网络的相关知识和技能。知识的落后和技能的缺乏对于多数档案管理工作者而言无疑是一个巨大的心理挑战。此外，档案工作已从“管理型”向“服务型”转变，从封闭走向开放，从重保管走向重服务，档案工作者也要同时扮演档案管理者、档案提供者、信息资源管理者、信息利用导航者等多重角色，这对档案工作者的个人技术水平，工作能力，尤其是心理适应能力提出了更高的要求。因此，档案工作者必须适应网络化新常态的要求，积极学习新知识，改变服务理念，应对工作环境和工作性质的改变带来的工作角色的转变。[4]

可见，档案工作者心理问题的产生，从客观方面看，是因为工作性质以及内外部工作环境的变化所致；从主观方面看，则是由于档案工作者的思想素质和知识素质提高缓慢以及价值取向调整不及时使然。因此，在今后的工作中，档案部门需双管齐下，逐步缓解档案工作者的心理压力。

三、心理学在档案管理中应用的基本路径

1.在管理理念上注重“以人为本”

树立“以人为本”的管理理念。优化个人生理、心理、生活和工作管理是心理学在档案管理中最基本的一种应用。同时，要加强“以人为本”管理理念在档案管理中的实践，具体而言，要以“人本思想”为前提，改善组织机构和领导方式，引导档案工作者准确地自我定位，建立文明友好的人际关系，突出情感化的管理特色，提高心理健康的认知能力和自我心理调适能力，[5]从而保持健康的心理和积极的工作态度。endprint

2.在管理手段上采取多样化方式

管理手段主要包括激励、满足合理需要、个性差异管理和树立团队意识等方式。 “榜样激励”和“关怀激励”有利于改善档案管理工作者的消极态度。激励本身就是一种生产力，激励可以使档案工作者始终保持良好的心理状态，更充分的发挥自身才能，保持積极高效的工作状态。激励包括内在激励和外在激励，要根据实际情况进行合理选择，同时还要注意两者的结合使用。[6]马斯洛的层次需要理论指出人的需求层次由低到高，从基本的生理需求逐渐上升到精神层面的自我实现需求，这就要求在管理过程中不仅要满足工作者的物质需求，还要逐步满足其成就感、价值感等精神需求。因此，要在工作中尽量满足档案工作者的合理需求，对一些难以满足的合理需求，应做好解释工作，共同探讨解决问题的方法。同时，还要注重个性差异管理的应用。每个工作人员的性格特点、个人特长都有很大差别，要充分关注这些差异，并在此基础上，实行不同的管理办法，以扬长避短。 [7]此外，还要注意组织的凝聚力，因为团队意识是凝聚档案工作者的“粘结剂”，首先要培养个体的团队意识，其次要建立群体间的信任关系和组织的亲密合作关系，最后形成良好的团队文化。

3.在管理环境上兼顾外部环境和自身条件

在外部环境方面，不同的环境使人产生不同的条件反射和心理感受，在档案管理过程中，要注重建筑物的选址、建筑风格、内部装修以及声音、光线、色调等对人的影响。人际关系是社会心理中的重要内容，不同的人际关系导致不同的情绪，人际间的心理距离与心情舒畅成正相关性。个人的良好体验、健康心理、工作态度很容易受到外部环境的影响，故要为档案工作者提供更多支持和鼓励，尤其需要人文关怀。要营造相互尊重、理解的工作氛围，协调和改善人际关系，并建立健全评价体系和竞争机制。在自身条件方面，档案工作者首先要正确认识档案工作，其次要坦然面对外界对档案工作的误解，最后要从自觉、自制和毅力三方面来调节情绪、坚定意志。[8]要从自身心理健康入手，提高认识能力和基本技能，包括正确的自我认识和寻求积极的应对方式，具体策略有：运用心理暗示；学会适应；加强学习、提高素质。

4.在管理对象上要兼顾群体和个体

群体的心理特点和规律对组织管理和个体行为都有着重要作用和直接影响，因此要从群体和个体两个方面开展工作。首先要关注群体的压力、凝聚力和氛围，以及对群体发展和个体进步的影响。同时要充分把握个体的兴趣、情绪、特长和能力。要充分发挥群体的积极力量，通过规范性、参与性管理对个体进行适当的、合理的组织干预来调适个体的职业倦怠；个体可通过自我暗示、情绪转移等方式来调适消极情绪，[9]为组织注入新的活力，只有个体优秀才能组成有竞争力的群体。

总之，做好档案管理工作，需充分了解档案人员的心理现状及各类心理问题产生的原因。针对具体问题，发挥心理学的优势，把心理学的具体方法应用到档案管理工作中，并针对不同的群体、个体和问题，运用不同的方法进行心理调适和激励，从而有效避免和解决影响档案工作队伍的心理问题。

参考文献

[1]刘东斌.对档案馆引入管理心理学的探讨[J].浙江档案，2000（3）：15-16.

[2]李宜霞.浅谈档案管理人员的职业倦怠症[J].科技信息（科学·教研），2007（27）：258.

[3][6]戴翠萍.管理心理学在高校档案管理中的应用[J].兰台世界，2006（7）：7-8.

[4]王媛.新时期要维护档案工作者的心理健康[J].兰台世界，2006（23）：62-63.

[5]李苗.浅谈在档案工作中运用管理心理学的必要性[J].经济管理者，2011：179.

[7]张连晋.浅论管理心理学在档案管理工作中的应用[J].理论观察，2011（1）：158-159.

[8]奚青梅.档案工作者心理微探[J].档案管理，2000（3）：22-23.

[9]吴丽华.浅谈档案管理人员的心理调适和自我建设[J].兰台世界，2011（5）：160.endprint