信息化背景下档案管理改革初探（二）

刘娇

摘 要：随着信息技术的飞速发展，信息资源的数字化和网络化进程进一步加快，企业档案管理的信息化建设成为一个热点。基于信息化背景下档案管理改革的意义，分析了企业档案管理信息化存在的问题，提出了加强档案管理信息化建设的对策

关键词：档案管理；信息化；问题；对策

1信息化背景下档案管理改革的意义

1.1加强信息资源的整合力度

传统的档案管理主要是进行的单一的管理。具体的档案信息由本地档案馆或相应的特定档案馆管理。档案之间的链接相对较小，因此档案信息在一定程度上被阻塞，很难满足人民的需要。因此，在现实生活中，为了找到一个档案常常需要进行几个地方去奔波。在信息技术的指导下，通过数字化传播，将各个档案管理中的信息资源相结合，以信息技术为平台，建立数字化档案管理系统，加强档案信息资源的整合，更好地满足广大群众的需要。

1.2提高档案管理的工作效率

档案管理是一个需要细致认真、进行大量繁杂程序的工作。在传统的档案管理下，是由人工进行录入相关数据、进行存放和整理的，这在一定程度上会导致一些误差，并且效率十分低下。通过引入信息技术，可以简化相关程序，利用信息技术能够使档案管理以数字化的形式更好地呈现，能够使人们在查找档案的时候更加方便和快捷，从而提高工作效率。并且程序的简化，可以节约相应的管理成本。

1.3增加档案管理的安全系数

档案管理的一个重要要求是档案必须处于安全的环境中，档案必须得到更好的保存和利用。在传统的档案管理中，档案以纸质材料为主，由于纸制物品储存时间长，会受到温度和湿度的影响，造成一定的损坏，不利于更好的保存。即使在传输和移动档案的过程中，它也可能收到人为的破坏，使档案处于不安全的环境中。在信息技术环境下，通过引入各种技术，可以更好地保证档案管理的存储时间和运输安全，从而提高档案管理的安全系数。

2信息化档案管理中存在的问题

2.1各个单元在收錄相同的主题的信息时，因为收录标准的不一样，所以关于这一主题的信息数据不能够集中到一起，导致信息数据的分散性。

2.2档案信息的数据源、架构、处理方法的多样性主要体现在数据的转换上，使得存储的文件信息资源更加复杂，导致了信息数据的异构化。

2..3各收藏单元中同一主题的相关数据重复收录，这就使得作为最终拥有的这些信息资源的档案馆中存储了太多重复的信息数据，这就是信息数据的重复性。

2.4在当今社会，互联网的发展进程加快了档案信息化，促使信息资源实现充分的共享。但是，事务的发展总是存在两面性，网络虽然可以方便人们对档案信息资源的使用，但同时也能够被某些居心不良的人使用，借助网络干一些违法的事情，使人们的生活受到伤害。所以，进行信息化档案信息资源的安全管理，是十分重要的。这样，不仅可以提高信息化档案的管理效率，还能够保障个人信息安全。

2.5从档案保存的目的和形成过程两个方面分析档案管理的滞后性，其主要特征是失去失效性、使用价值和未来使用的保存。这些特征虽然符合现代信息技术的处理要求，但这些滞后的档案信息数据的组合并不满足公众对档案信息资源的需求。

3加强档案管理信息化建设的对策

档案部门应当抓住信息时代的机遇，在企业信息系统的管理中发挥主导作用，做好档案信息系统的建设工作、提高档案信息的使用效率，将档案部门建设成真正意义上的信息资源中心。

3.1加强档案信息化制度建设

任何一项工作的成功完成，必须要有规范的制度加以保障。在企业进行档案信息化建设过程中，必须制定完备的规章制度，保证信息数字化建设工作能够有条不紊地开展。首先，应当设立一批专业的人才队伍负责管理和维护，定期考核，建立相应的奖惩机制；其次，对于档案的整理、借阅、归档等程序，设立完备的制度，保证档案内容的真实有效；再者，采取电子档案和纸质档案相结合的方式，共同存储，保证档案内容的完备；最后，加强档案信息的安全管理，对数据库系统采取相应的保障制度。

3.2加大档案管理基础设施投入额度和力度。

档案管理信息化工作要想能够得以有效开展，确保档案管理工作健康良性发展方向，必须加强档案管理基础设施投入力度，这是此项工作的重要基础。根据现有的人力、财力，配置与档案信息化相适应的软、硬件设施。加大现代计算机设备与信息数据采集设备的配置，确保系统网络支持，构建系统性的网络管理系统，进而满足档案管理工作现代化建设的需要。

3.3提升档案工作者的信息技术应用水平

随着科学研究发展进程的不断加快，新兴技术也不断涌现。为了适应社会发展的需要，要不断提高档案信息工作者的信息技术应用水平。这不仅要求档案工作者掌握必备的档案学专业知识，还需要他们有一定的计算机应用技术、信息管理技术以及其它信息化专业知识。特别是一些电子文件的整理工作，要求档案工作者不仅具备一定的数据库管理知识，还要掌握具体电脑操作的应用技术。因此，不断提高档案工作从业人员的数字信息采集、数据库管理、计算机操作等水平，使档案管理者成为不仅具备档案专业知识，而且精通信息技术应用的高素质人才，是不断适应社会发展的需要，使档案工作实现健康有序发展的必由之路。

3.4提高档案信息化的安全性。

网络的安全性是档案信息化建设过程中迫切需要解决的难题，促使相关部门建设网络安全保障体系加强档案管理的安全性，同时制定相应的法律法规。安全管理应该包括以下几个内容：人员方面，在收集信息的审查过程中，工作人员必须仔细、认真；制定分层次的档案管理制度，已经收录的信息内容根据其重要性设置不同管理级别，进行分层分级管理。

4结语

虽然档案信息化为档案管理带来一些问题，但不可否认，随着现代信息技术的飞速发展，档案信息化的建设日趋完善，信息化档案以互联网为基础大大提高了收集档案信息的效率，还在确保效率的同时，保证了档案的完整性和统一性，从根本上改变了档案信息的存储方式和检索机制，在为用户带去更加方便快捷的操作体验的同时，又降低成本，减少因为人为原因而导致档案信息丢失的情况发生。

参考文献

[1]张莉.信息化背景下传统档案管理工作的改革研究[J].现代信息科技，2017，1（03）：30-31+34.

[2]李卓.强化创新意识是档案事业可持续发展的动力[J].黑龙江史志，2010（1）.

（作者单位：保定市建筑设计院有限公司）