探析事业单位财务档案管理存在的主要问题及其措施

贺艳

摘 要：财务档案管理水平的高低体现了一个单位的整体管理水平，并决定了财务工作和档案管理工作的优劣。财务档案是反应单位财务相关的工作和内容的重要表现形式，是单位进一步发展和有效运行的重要基础，基于此，本文概述了事业单位财务档案，阐述了事业单位财务档案管理的主要特征，对事业单位财务档案管理存在的主要问题及其措施进行了探讨分析，从而促进事来单位的有效发展。

关键词：事业单位财务档案；管理；特征；问题；措施

一、事业单位财务档案的概述

事业单位财务档案一般指事业单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等内容。 （1）会计凭证。会计凭证主要包括事业单位自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表等。（2）会计账簿。会计账簿是以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账等。（3）会计报表。会计报表是反映事业单位会计财务状况的总结性书面文件，主要有财务指标快报，月、季度会计报表等。（4）其他会计核算资料。其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由事业单位会计部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料等。

二、事业单位財务档案管理的主要特征

事业单位财务档案管理的特征主要表现为：（1）财务档案由财务部门归集，一般是先在财务部门保存1～2年以后，才移交到单位综合档案室。这就涉及到财务档案在财务部门的归集、装订和保管存放，移交到档案部门的内容、移交时间、相关的借阅手续、保管存档时间、过期档案的销毁手续和程序等。（2）事业单位财务档案既是单位档案的重要组成部分，又是记录和反映企业经济业务、财务状况的重要史料和证据。财务档案的真实性和完整性是体现了单位综合管理水平的一个重要方面。（3）在单位财务实务中，财务档案主要包括两方面的内容：一方面是会计核算的专业材料，另一方面，是财务收入票据类。这两方面的财务档案构成了单位财务日常经济业务的收入和支出情况，完整地反映单位财务状况。（4）随着财务会计电算化的普及，会计档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式，历年的会计数据不仅以打印的纸质形式保存，还存储在硬盘、光盘等载体上，这就存在磁性介质档案的保管要求和相应措施。

三、事业单位财务档案管理存在的主要问题

1、财务档案管理制度不完善、机构不健全的问题。《会计法》规定，出纳人员不得兼任会计档案管理。目前。单位财务部门普遍没有安排专职人员管理财务档案，一般情况下，往往是除了出纳之外指定某个财务人员兼管资料档案，分工不明确。以至于平时其他相关的财务人员手中都有档案资料。这对财务的内部控制的实施，防止经济犯罪都有不利的影响。即使档案管理由专人负责，也片面的认为档案只要做到不借、不乱、不丢的“三不”就可以了，这与财务档案的规范化管理还存在一定的差距。

2、财务档案管理的认识问题。财务档案管理工作的目标是为了保存历史，服务现在，维护单位各项工作的正常。顺利运转。随着单位不断持续、有效的进行中，财务档案管理作为单位管理工作中极其重要的组成部分，却也是单位管理中的薄弱环节。目前，相关很多档案管理人员没有认识到财务档案管理工作对单位发展的重要性，只关注了档案管理的形式，而对档案资料的收集。资料的整理缺乏应有的重视，导致很多重要的财务档案信息流失或失真。

3、财务档案管理人员素质问题。素质是一个综合性的概念，其包含了文化知识、业务水平、法律常识、职业道德等一系列重要的要素。从事单位财务档案管理工作，不仅要拥有档案管理相关的专业知识，而且要能够将纸质的财务档案转化成电子的财务档案。

四、加强事业单位财务档案管理的措施

1、健全完善财务档案管理制度与机构。（1）做好档案管理工作的制度建设。制度规范人，人遵守制度，这是单位制定制度来保障财务档案“规范化”管理的初衷。单位应依据《档案法》和《财务档案管理办法》等文件规定，结合实际情况，制定并不断完善财务档案管理的归档制度、保管制度、查阅和复制登记制度、销毁制度、立卷制度、岗位责任制度、移交制度等，努力克服人员编制和机构设置两者之间存在的矛盾，使单位的档案管理工作能够真正的做到有章可循，有法可依，确保了财务档案管理的权威性。（2）实现档案管理部门的独立性，档案管理不能隶属于其他职能部门或与其他部门合并，单位应设立独立的档案管理部门，确保其工作范围足够广泛，增强独立性、权威性、根据单位的自身情况，确定专门负责财务档案的管理人员，管理人员一方面要遵守财务相关资料的保密原则，另一方面要保管好财务资料，对所有的财务制度、财务文件、会计凭证、会计资料等妥善保管，按时归档，避免丢失。

2、增强财务档案管理的认识。（1）加强对档案管理工作的认识，大力宣传财务档案管理工作对单位发展的重要性，使所有人员都能够真正的了解到单位所面临的严峻形势和档案管理的各项要求。财务档案管理工作的相关人员非常重要，要形成档案管理人人有责的氛围。（2）组织单位负责人。档案管理人员以及其他相关人员进行定期或不定期的培训。通过对财务档案管理工作重要性的宣传，引导他们的思想，提高单位负责人。档案管理人员以及其他人员的档案管理意识，使所有人都能够认识到档案管理工作不只是领导和财务部门的事情，而是与所有人息息相关。此外，财务档案管理人员的工作不仅仅是审核、监督、并管理好财务档案，而是要加强对整个财务工作的监督作用，全心全意为财务档案的管理工作做好服务，发挥好档案部门的监督和协调作用。

3、全面提高财务档案管理人员的综合素质。（1）配备专业的财务档案管理人员。从事档案管理的人员既要拥有档案管理的专业知识，也要具有较高的业务能力。随着单位经济业务的繁重，财务档案数量的逐渐增加，对档案管理人员也提出了越来越高的要求。一方面，档案管理人员要对会计或审计的专业知识熟练掌握，另一方面，对于档案工作中涉及到的管理、经济、计算机、法律等相关的内容，也要有一定的了解，能够很好的应对各种情况的发生，财务档案管理人员要成为具有各方面综合知识和能力的“多面手”，而不是单一的档案管理人员，这样，才能推动档案管理人员队伍的多元化。（2）规范职业道德，提高对财务档案的管理水平。首先，结合企业的实际情况，建立一套关于职业道德的规范体系，进而使档案管理人员都能够做到目标明确，整体观念大致趋同。其次，制定单位财务档案管理人员职业道德规范，并使其与相应的法律法规等保持一致，成为单位对档案管理人员的主要道德准则。

结束语

综上所述，财务档案管理工作作为财务整体工作的重要组成部分，是单位有效开展各项活动的基础，对单位的发展起着举足轻重的作用。随着会计工作改革的不断深入，经济业务往来日趋频繁，既给单位的财务档案工作带来了机遇，也带来了挑战，所以事业单位的财务档案管理工作必须不断发展，与时俱进，以适应事业单位各项工作提出的新要求。

参考文献：

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[2]何玉红.企业财务档案管理的问题与应对措施[J].办公室业务，2015（06）

[3]苏红.事业单位财务档案管理的有关问题[J].财会学习，2017（05）endprint