浅析科研档案管理存在的问题及对策

瞿晓芳

摘 要：科研档案是在科学技术活动中形成的各种形式的材料的总称，是科研单位在科学技术活动过程中形成的真實记录，具有重要的参考作用。本文从科研档案管理工作的实际出发，介绍了科研档案的内容，分析了科研档案的特点及其在科研活动中的重要作用，对当前科研档案管理过程中存在的问题进行了论述并提出了相应的对策，从而更好地开展科研档案管理工作。

关键词：科研档案 问题 对策

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）08（b）-0119-02

科研档案是科学技术档案的简称，是人们在从事科学活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的科技文件材料。科研档案是科研单位开展科学技术活动的重要基础，是在科学技术活动中形成的真实记录，是对该单位科学技术水平高低的真实反映，对该单位科学技术活动的可持续发展起着重要的作用。

1 科研档案的内容

构成科研档案的科学技术研究文件材料主要包括：

（1）科研档案科研准备阶段的科研课题立项论证、审批文件；委托书、合同、协议书等相关材料。

（2）开题论证阶段的开题报告；课题（项目）任务书；课题（项目）研究大纲；方案论证报告、评审及批复等相关材料。

（3）研究试验阶段的各种载体的重要原始记录；实验文件；设计文件；检验报告、合格证；故障分析报告等相关材料。

（4）总结鉴定验收阶段的实验结论性文件；用户使用报告；技术总结、学术论文或专著；经济分析报告等相关材料。

（5）成果和鼓励申报阶段的成果和奖励申报及审批文件；奖励材料；专利申请的有关部门文件等相关材料。

（6）推广应用阶段的推广应用方案、总结；市场调查、分析报告；转让合同、协议书；用户反馈意见；国内外学术交流材料等相关材料。

（7）计算机软件项目则还应包括源程序；开发计划；需求分析报告；概要设计说明；详细设计说明；数据库设计、硬件平台及操作系统说明；用户手册、程序维护手册；测试计划；测试分析报告；安装实施过程记录；项目开发总结报告；软件著作权申请材料及证书等相关材料。

2 科研档案的特点

（1）专业性、成套性强。科研档案由各类科学活动中直接形成的科技文件材料转化而来，具有非常强的专业性。科研档案记录着单个独立的科研项目的各个阶段，每一个阶段形成的技术文件材料组成一整套该项目的科研档案，该套科研档案中的每一份文件材料都有着不可分割的有机联系，具有很强的成套性特点。

（2）种类、形式多样。从科研档案的内容上可以看出，科研档案在文件种类上呈多元化，既有管理方面的各类红头、白头文件等，也有技术方面的各类设计、试验文件等。从科研档案的表现形式上看，类型也比较丰富，有报告、图纸、数模、照片、录像、源代码、光盘等各种形式。

3 科研档案的作用

（1）为科学技术活动提供有力的科学依据。科研档案是在科学技术活动中直接形成的各类具有保存价值的科技文件材料，收集齐全、完整、成套的科研档案为科学研究提供了理论依据，具有重要的参考作用。

（2）为科技管理的决策奠定基础。科研档案是科研工作发展进程的真实记录，是提高科研管理水平的基础和前提，为领导决策和科研工作提供重要凭证和参考。根据完整、准确的科研档案，可以更科学、更规范、更高效地开展科研管理工作，促进科研管理工作的可持续发展。

（3）为科研项目的研究提供必要的条件。继承和借鉴前人的成果，是科学再生产的基础和前提条件，科研项目研究需要吸取、借鉴大量已有的科技成果和研究方法，大量的可靠的科研档案成为科学研究不可缺少的条件。

4 科研档案管理工作中存在的问题

4.1 档案意识比较薄弱

部分科研单位对科研档案的价值和作用认识不足，单位领导缺乏重视，员工在科研活动中不注意科研项目档案的积累。在科研活动中只注重收集相关纸质材料而忽略收集其他形式的材料；只注重收集技术性文件而忽略收集立项、评审等阶段的管理性文件。

4.2 档案材料收集不全

科研项目的工作周期一般都较长，档案部门对科研工作的前期立项和各阶段工作开展情况不了解，部分科研项目在结题验收时未通知档案部门参加，导致档案人员在文件归档时才对整个科研项目形成的文件材料进行全面审查，致使归档的文件材料不齐全，文件缺乏有效性和规范性，不符合归档要求。

4.3 档案管理方式落后

现今社会已经是信息化社会，科研档案的表现形式已经从大量的传统纸质档案变成数模、照片、源代码等各种形式，但是部分科研单位的档案管理方式和手段仍比较落后，未能与时俱进，缺乏档案信息化建设力度。

4.4 宣传培训力度不够

档案部门对本单位科研档案归档工作的宣传培训力度不够。科研项目的各个阶段都会产生不同的科技文件，全程参与项目的科研人员在科技文件的形成和积累过程中起着重要的作用。但是，科研项目一般周期较长，参与该项目的科研人员可能变动较为频繁，针对科研人员的档案宣传和业务培训不够，不利于科技文件的收集、积累，最终影响该项目档案的完整性。

5 加强科研档案管理工作的对策

5.1 提高科研人员的归档意识

作为科研档案形成的主体，通过各种形式对科研人员进行本单位档案工作相关规定的宣传教育，提高科研人员的归档意识，使科研人员在科研生产过程中注重科技文件的收集、整理，提高科技文件的归档质量，促进单位科研档案管理工作的顺利开展。

5.2 加强科技文件的收集

科研单位应按照《科学技术研究档案管理暂行规定》的要求，做到科研档案工作与科研工作“四同步”。在科研管理部门在下达科研课题任务时，档案部门应提出科技文件材料归档的具体要求，作为科研人员收集科技文件的参考依据；在检查科研课题计划进度时，档案部门应检查科技文件材料的形成情况，对缺少或不符合归档要求的文件提出整改要求；在验收、鉴定科研成果时，应通知档案部门参加，检查该项目形成的科技文件材料的完整性、有效性和规范性，并将检查结果呈现在评审意见中；在上报登记、评审奖励科研成果及科技人员晋级考核时，档案部门应坚持先归档后出具归档情况证明的原则，督促科研人员及时归档。在严格执行“四同步”要求的基础上，各单位档案部门要根据国家、行业有关规定，结合本单位的实际情况，制定相应的科研档案管理制度，明确归档范围和归档要求，同时对科研档案管理的业务流程进行梳理，编制相应的流程图，为科研人员的归档工作提供便利，提高科研人员的归档积极性。endprint

5.3 加快档案信息化建设

通过建立和完善档案管理信息化平台，利用先进的信息技术对科研档案进行有效的整理和收集，把紙质、声像等形态的科研档案转化成数字化的信息资源，提升科研档案信息保存和检索功能，并对数字化信息资源进行系统梳理和编辑，开发实用性强的科研档案信息产品，提供高效的科研档案利用服务。

5.4 加强宣传和业务培训

加大对本单位科研档案管理办法及相关制度的宣贯培训，使一线科研人员了解科研档案管理办法的内容和科技文件材料的归档要求。通过举办档案宣传周等手段，使本单位各级领导和科研人员认识到科研档案管理工作的重要性，提高科研人员的归档意识，把归档工作真正融入到科研工作中。同时，不断加强对科研档案管理人员的培训，积极组织其参加各级档案主管部门举办的档案业务知识培训，不断提高专业档案管理人员的综合素质及业务能力，使本单位档案工作顺利开展，符合国家、行业各类档案管理办法、制度及标准的要求。

6 科研档案管理实践

笔者所在单位是一所科研院所，科研档案管理工作是单位档案管理工作的重要组成部分。针对科研档案管理，制定了《科学技术研究档案管理办法》，明确了科学技术研究档案由档案部门集中统一管理。档案部门负责对各部门科研文件材料的收集、整理与归档工作进行监督、检查和业务指导；明确了科研人员负责对工作中形成、积累的科研文件材料进行收集、整理、归档工作。同时规定在进行科研课题（项目）鉴定验收、成果评审等活动时，应有档案部门人员参加。在对本单位科研工作产生的技术文件进行统计分析的基础上，制定了《科学技术研究文件材料归档范围和保管期限表》《计算机软件项目文件归档范围和保管期限表》《科研课题（项目）等级划分标准》等具体文件，并结合科研档案管理实践，明确提出了科技文件材料的具体归档要求，例如：以课题（项目）为单位由立卷人填写《档案预立卷清单》《归档电子文件登记表》《档案鉴定表》；归档时应由课题（项目）组成员填写移交清单，档案部门按归档要求进行检查，符合标准后，双方办理交接手续等。对已获得奖励或正在上报的科研成果，如检查发现其档案不符合要求的，档案部门有权建议有关部门推迟或撤销对该项成果的奖励。不仅积极参加国家档案局举办的各类档案培训，并定期开展针对兼职档案员的培训工作并举办档案宣传周活动，增强员工的档案意识。这些措施有效保证了本单位科研档案的齐全完整性，为本单位的科学技术活动的可持续发展提供了有效保障。

7 结语

综上所述，科研档案是科研单位科学技术活动的真实记录，是科研单位开展科学技术活动的重要基础。档案部门应加大科研档案工作的宣传力度，提高科研人员的归档意识，规范科技文件的收集、整理、开发利用等档案管理工作，提高科研档案管理的现代化管理水平，从而保证科研档案的质量，为单位科研工作的可持续发展保驾护航。

参考文献

[1] 倪晓燕.浅析当前科研档案归档管理存在的问题及对策[J].机电兵船档案，2013（5）：42-44.

[2] 李春丽.浅谈科研单位的科研档案管理工作[J].兰台世界，2014（8）：54-55.

[3] 马艳艳，赵敏.浅谈新形势下如何做好科研档案管理工作[J].兰台世界，2015（12）：166-167.endprint