浅谈高等学校的档案收集管理工作

刘伟

摘 要：高等学校的档案收集管理，是学校功在当代、利在千秋的一项工作，它对学校的建设发展具有重要影响。但目前这项工作还存在诸多问题，我们必须对此引起足够的重视，加大投入、完善制度、创新思路、改进方法，把这项工作做实做好，使之更好地为学校的发展建设服务。

关键词：高校档案；收集管理；意义；问题；对策

高等学校的档案收集管理工作，就是把学校在教学科研以及日常管理活动中直接形成的，对学校和社会有一定保存价值的各种图文、音像等不同载体的文件资料收集起来，并进行科学的统一管理的档案工作。它是学校档案工作的源头，在学校档案管理中具有重要作用，处于特殊地位。因此，通过档案收集管理工作实践，摸索出一套既符合我国经济社会发展需要，又与高校改革发展相适应的档案收集管理办法，是档案工作者义不容辞的责任。

一、高等学校档案收集管理工作的重要性

（一）档案收集管理工作可为学校积累原始办学史料

高等学校在办学过程中，文件材料的处理和流转真实地记录了学校管理建设过程，反映了工作成果，蕴藏着丰富的经验教训和管理信息，有珍贵的保存和利用价值。高校档案工作者就要随时随地精心收集整理这些文件，使之客观真实、完整有序地反映学校的办学历史。

（二）档案收集管理工作能为档案管理提供管理对象

高等学校的档案收集管理工作可为学校档案管理提供内容丰富的图文、音像资料。没有档案资料的收集工作，就没有学校档案的管理、鉴定、统计、保管与利用，档案管理工作就没有了管理对象，也就无从谈起档案工作。

（三）档案收集管理工作的质量直接影响学校的办学质量

高校的档案资料是高校发展的历史记录 ，是高校日常管理工作的查考凭证，是教学改革和科学研究工作的参考依据，是教学评估工作的基础和前提，是办学宣传的生动素材，是编史修志的资料来源；总之，是保持高校管理建设工作连续性的参考资料。所以，档案资料的收集管理对高校教育事业的发展来说，至关重要，档案收集管理工作的质量直接影响学校的办学质量。

二、高等学校档案收集管理工作中的存在问题

（一）学校对档案工作的重要性大多认识不够

由于我国基层档案收集管理的法制还不健全，学校管理层并不十分重视学校档案工作，并没有从思想上认识档案工作的重要性和从行动中时时关心、支持档案工作。往往是重招生而轻学生资料的建立与完善，重教学而轻教学资料的收集与整理。大多不会把档案工作纳入学校议事日程，对档案工作的人力、物力与财力的投入往往不主动、不到位。

（二）学校档案收集管理制度大多不很健全

从目前高校档案管理现状来看，仍存在着管理制度不健全的问题，其具体表现为：一是制度缺乏，对有关文件资料的收集，没有明确的制度要求，缺乏有效的监督、指导和协调；二是临时工作，没有指定专人负责文件资料的收集归档工作，每到年度归档立卷时临时安排人员搞突击；三是管理不善，文件资料保管不严，需要时乱翻乱取，借阅、传阅不认真登记，极易造成重要文件的损毁与流失。

（三）学校档案管理人员专业素质大多不很高

目前，高校档案管理员尤其是各院系和部门的档案管理员，专业素质普遍偏低，具体表现在：一是“非专业”，大多数档案管理员不是科班出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性；二是“非专人”，有些院系的档案工作是由老师兼任，这些兼职人员由于平时忙于教学、科研与管理等事务性工作，应收集的一些重要文件、重要事件依据往往会被忽视；三是“非专职”，管档人员在管理上流于形式，仅仅充当档案“保管员”的角色，对档案资料的收集管理不经常、不主动，导致了档案内容不全、管理混乱等问题的发生。

（四）学校档案收集管理工作效率大多不是很高效

目前，许多高校中存在信息开发不够的问题。各系部之间的档案收集管理互相封闭，不能相互借鉴和交流。不少单位往往只注重设施、设备、技术的投入，而不注重其效益的产出。21世纪是一个网络化、信息化的时代，这对我们的档案管理工作提出了新的挑战。而现在计算机网络虽然被普遍应用，但档案的收集管理还未能实现网络化、信息化，导致档案资料的收集管理效率低下。

三、高等学校档案收集管理工作的改进措施

（一）进一步规范和完善档案收集管理制度

一方面，要进一步健全和完善档案收集管理的规章制度。要按照国家和上级档案管理部门的有关法律与规定，制定合乎本单位实际的《归档制度》、《归档实施办法》等。另一方面，要确定各部门的档案收集管理人员及其职责要求。通过推行岗位责任制，使档案收集管理人员树立起强烈的责任心，调动其工作积极性，对于不能很好地完成收集归档任务的部门、人员，要及时进行监督、批评，并责令其按要求改进工作，达不到要求的，及时挑选合适人员替换。

（二）努力提高档案收集管理人员的综合素质

首先，要提高档案收集管理人员的思想素质。通过有效的思想政治工作，使其对本职工作认真负责，有强烈的责任感和事业心，能爱岗敬业、无私奉献。其次，要提高档案收集管理人员的专业素质。可以通过送出去进修，或组织在职自学和工作经验交流等形式，不断提高其专业素质，使之不仅具备传统技能，还具有现代技术，特别是要提高他们的计算机应用能力，使其能为档案资料的收集与管理提供精准快捷的服务。再者，要提高档案收集管理人员的政策法规意识和服务意识。由于档案资料涉及材料多、内容广，有的还具有一定的机密性，这就需要我们的档案收集管理人员从学校利益出发，做好安全保密工作，并使档案工作主动服务于学校的发展与建设。

（三）积极改进档案资料的收集管理方法

第一，要搞好全面收集整理。为了保证学校档案系统、完整，必须搞好档案资料的全面收集整理工作，要坚决杜绝文件资料丢失和遗漏现象的发生。第二，要搞好重点收集管理。在全面收集整理的基础上，要通过分析，确定重点人员与重点事项，进行重点收集管理。如教师个人的论文、专著手稿，科研人员的科研记录、草稿等；再如对科技成果和新产品鉴定、报奖、基建工程的验收等，这些都是要及时跟踪、重点收集整理的。

（四）大力加强档案收集管理的现代化建设

要加大档案收集管理的投入。为了对学校和社会的历史、当前与将来负责，学校要适当加大对檔案收集管理的投入，要建立综合档案室（馆），确定专人、专班定时做档案资料的收集与管理工作；要投入专门经费，完善综合档案室（馆）的设施与设备，确保档案工作的正常工作经费。要创新档案收集管理的模式。随着科学技术的发展，档案收集管理工作也要从硬件到软件方面有创新发展，要加强现代化技术在档案收集管理工作中的应用，建立一个以数字化、网络化、信息化为主，以纸质档案为辅的、各类档案资料齐全丰富的新型档案管理模式，不断提高档案收集管理的效率和质量。

四、结语

实践证明，高等学校档案收集管理水平的提高，需要我们不断的从思想上和行动上去追求、去创新。这是一项任重而道远的工作，但只要我们能清醒的认识到存在的问题，并坚持不懈地去改进工作、创新思路，我们高校的档案收集管理工作一定会越做越好。

参考文献 ：

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