公共图书馆采编业务外包质量控制之思考

符玲

摘 要：图书馆采编业务外包是将图书馆采编部门的某些业务以合约的方式全部或部分外包给外部的专业公司代理。但采编业务外包的质量控制成为图书馆采编业务外包后采编馆员的主要工作职责，通过几年来的采编业务外包实践，有些达到预期目标，有的还需进一步完善。本文主要对公共图书馆采编业务外包质量控制进行简单分析。

关键词：公共图书馆 采编业务外包 质量控制 思考

中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1003-9082 （ 2017 ） 08-00-01

一、前言

近年来，将采编业务外包成为了许多公共图书馆减轻压力的一种策略，以期达到节省人力、提高工效、加快文献信息传播速度的目的。采编业务外包不仅能最大限度地节省图书馆的人力、物力、财力资源等，还能从根本上解决图书馆新书上架滞后等问题，达到节省人力、提高效率、加快文献信息传播速度的目的。

二、加强采编业务外包质量控制的必要性

公共图书馆每一项业务活动中的每一个环节都不可避免地涉及质量。实际工作中，在利益面前，外包书商不会耗用过多的资源去提高图书质量，从图书书目数据编制来说，书商属下的采编人员很少，编目员流动性较大，对图书馆的馆藏文献建设普遍缺乏基础性的认识，对编目数据标准化规则的掌握也比较简单，编制的书目数据中常常会出现只求数量不求质量的情况，尤其对有些图书的分类，特别是有些边缘学科的图书及港台文献、地方文献的分类标引难达到著录的标准。此外，书商为不同的图书馆供应图书，他们的编目员就要同時为多个图书馆提供编目服务，而不同的图书馆，内部自定的编目细则又有所区别，易造成书目数据编制混乱，从而影响图书馆书目数据库的质量建设，这已成为公共图书馆采编工作寻求业务外包急需解决的问题。

如果在编目工作的质量问题尚未解决好的情况下，盲目将采编全部业务实行业务外包，很可能非但没有达到解放人力、提高效率的目的，反而增加数据后期审校的难度，从而影响整个图书加工流程。对此，在购书经费大量增加的情况下，有必要完善对采编业务外包质量控制的措施，以减低图书质量上的风险。

三、提高采编业务外包质量的建议

1.细化与书商的外包合同条款

与选定书商合作时，为确保双方合作的顺利开展，必须用细化合同的方式来保证各自的利益，在合同中明确业务外包所规定的质量、执行标准、业务完成期限、数量规格、经费等，以及毁约和违背合同后的法律责任。为避免合作冲突，还可在合同中增加订立服务水平协议条款，用可度量的方式对服务质量进行定义，列出如果达不到相应质量时书商应承担的赔偿责任。通过制定服务水平协议，明确对业务外包服务进行定量的评估，增强图书馆对业务外包的管理，并在合同中书面说明超范围服务时的协商机制，图书馆可以根据此协议在合同签订后对服务需求进行适当的调整，减少交易上的不确定性。服务水平协议可在一定范围内约束图书馆和外包书商在服务过程中的一些随意的行为，保障双方的利益。

2.审核加工质量

图书的物理加工质量也是编目外包成败的一个关键因素。与上述3个因素的控制方法不同，外包商因素、采访批量验收和书目数据审校3个环节必须由图书馆进行控制，而审核加工质量这一环节要求工作人员不必具有很强的专业知识，只需要认真、仔细、责任心强即可很好完成。这一环节可以由图书馆来完成，也可以由外包商人员到馆完成，但图书馆须做好相关约束和规定。大连医科大学图书馆向外包商明确表明：在外包商验收加工质量时自行发现并及时改正的错误，图书馆不计入错误率统计中，如果进入典藏流通环节被书库管理人员或读者指出的错误将加倍计入错误率统计当中。

加工质量审核人员接受书商发送的全加工后的图书，进行拆包验收，核对书单（题名、ISBN、价格等），同时检查图书是否有明显的破损、缺页等现象，并重点检测磁条加工情况。将拆包验收后的图书在自动化管理系统中按到书批次进行清点，将图书实物与自动化系统中的数据进行核对。扫描财产号后需要仔细审核数据与实物的ISBN、索书号、题名、责任者、价格和出版社等字段，特别是多卷书索书号的核对，以免发生加工时张冠李戴的情况。

3.控制采访图书的验收

采购图书与进入编目外包流程的图书是否相符，是图书馆采编业务外包中的另一关键因素。一些书商会因为片面追求利润，将一些图书馆未订购的图书强行配送。这种情况在图书馆对外包商建立长期的科学有效的评价机制后可以降低发生率。图书馆采访验收人员通过将书商的编目数据自动匹配订购记录进行有效控制，完全可以避免该情况的发生。

远程外包通过批量导入带馆藏的MARC数据，实现批量验收功能。这就要求外包商按照图书馆的要求添加相应的馆藏字段，还需要自动化管理系统能实现批量导入功能、自动验收功能和自动与订购记录相匹配的功能。图书馆采访验收人员必须严格控制采访图书验收的关键步骤以保证外包的质量。在读取书商数据文件导入自动化管理系统之前，首先预览一下数据，简单检查一下馆藏数据及MARC数据，如有明显问题则返回外包商进行处理。在导入数据时，通过自动化管理系统自动匹配订购记录、更新订购MARC记录，将完整的编目MARC数据覆盖订购的简单MARC数据，并与订购信息链接在一起，便于反馈相关订购信息，如图书强行配送问题、订购查重问题、催缺问题、读者荐购记录的链接等。

4.构建培训机制以加强队伍建设

采编是图书馆专业性很强、很重要的一个部门。加强公共图书馆采编人员队伍的素质建设已刻不容缓，应从完善公共图书馆的培训机制入手，切实把采编人员的学习和提高纳入图书馆发展规划，并从整体上统筹规划好长期目标和短期计划，以业务学习、外出进修、岗位交流、学术研讨会等措施来强化图书馆采编人员的知识结构。学科知识结构、职称结构等比较合理的采编人才队伍。

四、结语

总之，要实施好采编外包就要制订合适的外包策略，全面实施全程质量监控管理，健全监测评估机制，规范完善市场秩序。正确认识高校图书馆采编业务外包的利弊，分析采编业务外包的需求并制定正确的实施策略，保证采编业务外包质量。

参考文献

[1] 赵秀华.浅谈图书馆采编业务外包.企业文化，2010（2）.

[2] 秦春.也谈图书馆编目业务外包的质量控制.图书馆界，2006（2）.