基于诊改理念的高职院校党政办公室工作效能提升路径探析——以常州工程职业技术学院为例

文/常州工程职业技术学院 魏娜 丁敬敏

基于诊改理念的高职院校党政办公室工作效能提升路径探析
——以常州工程职业技术学院为例

文/常州工程职业技术学院 魏娜 丁敬敏

诊改是高职院校继教学评估之后，政府简政放权、实现管办评分离的大背景下，高职院校自我保证办学质量的有力举措。高职院校党政办公室作为高职院的中枢机构，在职业院校内部质量保证体系建设及诊改工作中发挥着举足轻重的示范及纽带作用，基于信息化进行岗位、工作标准、工作流程的设计制定并进行绩效考核，能切实提高工作效能。

诊改；高职党政办；工作效能；路径

自《教育部办公厅关于建立职业院校教学工作诊断与改进制度的通知》（教职成厅〔2015〕2号）发布以来，全国各地高职院校诊改工作有序开展，笔者所在的常州工程职业技术学院作为江苏省高职院校诊改试点单位之一，同时作为全国诊改专委会秘书长单位，在全院上下教学、科研、行政、服务保障等领域全面开展了基于诊改的内部质量保证体系建设及工作标准制定，下面笔者结合党政办公室工作谈谈如何将诊改理念贯穿于工作全过程。

一、按岗定编，明确岗位职责

按照江苏省事业单位三年一聘的岗位聘任时间，根据岗位性质、工作内容与工作量，党政办与人事处科学测算，合理布局，协同编制岗位数，解决缺编及冗员现象。在三年中，对岗位实行动态调整，根据工作实际需要进行增编或缩编。在工作中综合采用在编、人事代理、劳务派遣等多种聘用方式，在节约用人成本的前提下，确保工作效率最大化。党政办持续优化科室结构布局，文秘、督办、外事、档案、接待等各司其职，各科室制定明确的岗位职责交由党政办、人事处负责人审阅，查漏补缺、厘清界限，明确各岗位工作职责、范围、内容。

二、制定岗位工作标准，严格按照工作标准进行绩效考核

引入SMART目标管理原则，每个岗位主体根据SMART原则的要求，即绩效指标必须是具体的（Specific），绩效指标必须是可以衡量的（Measurable），绩效指标必须是可以达到的（Attainable），绩效指标是要与其他目标具有一定的相关性（Relevant），绩效指标必须具有明确的截止期限（Timebound），五个原则缺一不可，制定岗位工作标准，编制系列表格，以党办秘书科为例，经过任务分解后，从学院顶层到具体部门，再到具体岗位工作标准确定。

依据SMART原则，将工作具体到岗位即个人，每项工作设定工作标准，用具体的、可以衡量的、可以达到的、具有相关性的、有明确截止时限的要求来界定工作的完成结果及质量。制定工作标准后，每一个具体的常规工作均有章可循，有据可依，新入职科员或者调整岗位者均能尽快熟悉工作流程，掌握工作标准，迅速适应岗位要求。同时，工作标准成为对部门及个人工作绩效考核的重要依据。

三、梳理工作流程，实现一站式网上办公

拥有工作标准可以做到有据可依，怎样才能做到工作全过程的有据可查呢？“互联网+”时代，应充分利用信息化手段。2016年上半年及暑期，学院花大力气梳理职能部门大部分主要工作流程，建成师生一站式网上事务大厅，实现多应用统一身份认证与统一门户信息展示，提供一站式访问的个性化信息服务。能够实现事务的在线办理、在线评价和建议，以及事务的上下追溯与跟踪，实现有据可查，留下痕迹。

经过信息中心与各部门的通力协作，学院实现100多个工作流程上线试运行，其中党政办工作流程近十个。流程上线后大大减少了办理人线下找领导签字、跑流程的烦琐程序，同时打通手机端，流程相关人可以在手机端进行待办事务浏览办理，大大提高了工作效率。通过用户体验不断完善流程细节，将党委会、院长办公会等重要会议流程上线，将会议决议通过网络进行督办，跟踪进度，实时掌握决议执行情况，大大提高了行政执行力及监督力。

四、动态微调岗位工作内容及标准，在实施的过程中贯彻诊改理念

高职院校诊改理念其核心即是动态调整，在工作运行的过程中不断进行纠偏纠错，实现PDCA①循环。PDCA是英语单词Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Action（纠正）的首字母，PDCA循环就是按照这样的顺序进行质量管理，并且循环不止地进行下去的科学程序。实际工作中，我们利用PDCA循环，根据制定的目标，按照工作标准，推进工作进程，在工作中发现影响质量的问题，找出原因，及时进行调整与改进。同时，总结成功的经验，把没有解决或新出现的问题转入下一个PDCA循环去解决。不断形成大环套小环，小环保大环，互相促进，推动大循环的过程，推动工作质量螺旋上升，工作质量不断提高。例如文秘科依据PDCA循环不断微调岗位工作内容，优化工作流程，及时加入新增工作项目，修正工作流程中陈旧、保守、落后的因素，保证办公室工作实事求是、与时俱进。

五、强化目标管理，切实提高工作效能

2015年是“十二五”的收官之年，在这一年，学院各职能部门依据SWOT②分析，将学院主要内部优势、劣势和外部的机会和威胁等，通过系统梳理调查列举出来，并依照矩阵形式排列，然后用系统分析的思想，自创九宫格模式，把各种因素相互匹配起来加以分析，据此科学制定“十三五”事业发展规划。根据学院“十三五”规划目标任务，分解为年度路线图，每年年初按照年度目标由党政办联合质管办进行各职能部门任务分解，将年度工作分成重大（A类）、重要（B类）、日常（C类）等三部分，分别进行考核与赋分。党政办承担的更多为日常工作（C类），重大（A类）或重要（B类）任务，多为辅助或配合性工作。C类工作由部门列出，部门分管领导审核，满意度测评为主要考核依据，评分借助信息系统由职能相关部门和分管领导打分。年度工作再度分解到月、周，明确到岗位即个人，从院到部门到科室再到岗位，层层落实、层层考核，实现了办公室工作效能的最大化。同时，借鉴一页纸项目管理法，对重大及重要任务进行监控，这种管理方法能清晰地展示任务的责任人、进度执行情况、未来预测等。

基于诊改理念，利用信息工作平台，将学院“十三五”事业发展规划分解为部门年度目标任务，由此进行定岗定编，厘清岗位职责，根据岗位职责制定岗位每项具体工作的工作标准，所有的工作完成由事务大厅进行全记录，据此生成工作质量，并不断发现问题，形成PDCA循环，不断总结、完善、提高工作质量。

我们应将诊改理念贯穿于学院党政办公室工作的全过程，视质量为办公室工作的生命，培养自律的质量文化，变外部“要我改”为内需“我要改”，自我诊断，自我改进，自我提高。目前，我院正处于内部质量保证体系的实施阶段，启动建立“五纵五横一平台”为基本框架的内部质量保证体系，学院以考核性诊改为抓手，推动向部门、个体自我诊改持续迈进。最终实现“工作常做常新，学习、创新动力取之不尽、用之不竭，目标导向和问题导向统一于工作全程。”

党政办公室作为保障高职院校各项工作正常运行的中枢机构，职能几乎遍布高职院校管理系统中的执行、监察、反馈、决策等各个系统，在质量保证体系建设的过程中，高职院校办公室务必率先了解高职院校诊改的核心要义，掌握质量保证体系建设的内涵精髓，率先示范，充分发挥带头作用，用实际行动为诊改出力，为高职院校人才培养质量提升保驾护航。

【注释】

①PDCA循环又叫质量环，是管理学中的一个通用模型，最早由休哈特于1930年构想，后来被美国质量管理专家戴明博士在1950年再度挖掘出来，并加以广泛宣传和运用于持续改善产品质量的过程。马仁杰，王荣科，左雪梅．管理学原理：人民邮电出版社，2013年9月。

②SWOT分析法，用来确定企业自身的竞争优势、竞争劣势、机会和威胁，从而将公司的战略与公司内部资源、外部环境有机地结合起来的一种科学的分析方法。

[1]杨应崧.教学质量要"医院体检",更要"自我保健"[N].中国教育报,2016-10-29.

[2]袁洪志.高职院校质量保证主体责任须落实[N].中国教育报,2016-1-12.

[3]常州工程职业技术学院内部质量保证体系建立与运行实施方案,2016(10).

[4]马培安.把握好"诊改"内涵才不怕"走偏"[N].中国教育报,2017-2-5.

[5]王成方.用人才培养状态大数据诊断和改进教学[N].中国教育报,2016-2-23.

[6]戴勇.高职院校诊改工作若干问题的思考[J].机械职业教育,2016(7).

[7]杨应崧.诊改不是加给学校的"紧箍咒"[N].中国教育报,2016-7-5.