档案管理浅谈

马星昊

摘 要：档案是原始记录，是见证各种事实关系，反应一个单位工作内容工作业绩的历史证明，档案管理的重要性不言而喻。本文主要围绕档案管理的重要性以及档案管理与保护的要求谈谈个人对档案管理的看法。

关键词：档案管理；重要性；维护；安全

什么是档案？《中华人民共和国档案法》为档案作了定义：指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。档案是原始记录，是历史，能反应一切活动的原始面貌，所以，档案并不是新产生的事物，而是由有形的原始记录材料转化而来，具有极其重要的历史价值，我们有责任、有义务管理好日常工作中的各类文书档案。

1 档案管理的重要性

首先，因为档案是一切人事、活动的原始记录，所以-一个单位档案的建立能够确保在有需要的时候能够做到有据可依、有证可查。在如今经济高速发展的现状下，单位职工流动率高、变动频繁也是一个普遍存在的现象，在这样一种形势下，良好的档案管理变身为一座坚固的桥梁，为工作的正常有序开展打下了坚实的基础；其次，我们能够通过对档案历史数据的统计分析，对某一项工作的发展做出趋势线判断，或者通过数据分析的结果，判断我们所做的决策是否正确，需要进行怎样的调整，为今后更好更有效的开展工作奠定了基础；最后，档案也是一个单位的成长记录，是这个单位的文化沉淀，是单位的内涵及外在形象体现。

2 档案管理与保护的要求

《中华人民共和国档案法》对档案工作的基本原则作了规定：统一领导、分级管理、维护档案的完整与安全、便于社会各方面的利用。基于国家对档案工作所作的具体规定，一个单位的档案管理与维护应该要做到统一领导、集中管理、对档案进行维护管理并确保档案安全、便于社会各方面的利用。

（一）、单位负责人统一领导。目前，传统档案管理过程中存在很多问题，如领导不重视、档案管理现代化意识不强、人才不足、资金短缺、档案管理设备和技术不先进等，再多的问题，其源头其实都是领导不重视引起的。如何取得领导的重视？首先，要将自己推销出去，让领导认识并赞赏自己，当然，这个推销并不是抓住一切机会对领导溜须拍马，而是要在日常工作中踏踏实实、尽心尽责，充分发挥主观能动性，在有限的资源条件下将档案管理得有条不紊，能保证档案的绝对安全并能得到充分的利用，让领导能够注意到自己，更能够注意到自己的工作；其次，也要加大宣传力度，有事没事在领导耳边多念叨念叨档案管理工作的重要性，有事没事多在领导耳边念叨念叨其他先进单位档案管理的先进性，我们自己还缺点啥，所谓好事多磨，也许正是如此；最后，日常在与其他科室同事交流过程中也要多做档案管理工作重要的宣传，得到其他同事的认同，不能让他们感觉单位资源的分配不均而引发不必要的矛盾。

（二）、单位档案实行集中管理。一个单位，有很多不同种类的档案，如人事档案、文书档案、财务档案以及与专业工作相关的专业档案等，如果单位具备条件，最好能由专业人员采取专业的设备技术实现集中管理。集中管理有很多优势，如能引起管理层的关注、能更好的实施各项工作制度、能减少管理及维护成本、能节约管理场地的建设、能充分采用先进技术设备进行现代化管理、能减少档案的安全管理难度等。

（三）、档案的维护。日常我们要对档案的全面完整性、真实性、时效性以及规范性进行维护，这是档案管理最起码的基本要求，完整有效规范的档案才能为档案工作提供必要的物質基础。全面完整性：主要是指三个方面，第一是数量的完整，要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少。第二是质量意义上的完整，也就是从系统性方面要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零散的堆砌，第三是要避免在档案的保管和利用过程中，因各种理化因素或有害生物对各种档案制成材料产生不同程度的损害，一旦发生这些情况，为了使这些破损档案恢复原貌，继续发挥作用，必须由专业人员对破损档案进行及时修复。

（四）、档案的安全防护。安全主要有两方面，一是力求档案本身不受损坏，切实做好防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作，延长档案寿命，即保证档案管理物质安全；二是要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。档案室管理所用的电脑及数字档案需进行加密处理，档案室内需安装360度无死角摄像头，同时还需做到人离锁落、定期对档案室进行检查清点等。

（五）、档案的利用。档案利用是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。这是档案管理的根本目的，是档案管理的价值体现，所以档案的收集、整理、鉴定、保管、编目等各项工作，都应该要以方便利用为目的而不断进行优化，尽可能提供高的服务效率和服务质量。如何优化？首先在档案收集过程中一定要做到全面完整，同时除了首次收集外，在日后的工作中还要将人事或其他工作的整个变化过程所产生的有用的资料进行及时补充收集整理，只有掌握丰富、齐全、完整的原始资料，才能形成高质量的档案，才能在提供利用上掌握主动权。反之，档案的利用工作便失去了物质保障。所以档案的收集及接受相关的制度流程一定要制定完善并严格执行；其次，对于收集的档案要加强审查并整理归类。传统的分类检索方法主要是通过全宗目录、卷宗目录及卷内文件目录进行检索，如果能有针对性的编排文号目录、人名目录、分类目录、专题目?等，一定能为利用者提供更有效快捷的服务，同时还能够提高档案管理的工作效率。在单位内部，部分档案除了要能方便查阅外，还要能对历史数据进行统计分析，用以总结过去，为未来的发展提供有利的判断或建议。如统计单位人员流失率以及对辞职原因的分析，既能够让管理者对目前单位人员管理过程进行反思，是薪酬待遇不足、福利不好还是企业文化有所欠缺等，从而进行调整。通过对辞职人员的流向调查分析所形成的档案还能够从侧面了解同行业中竞争对手的实力。所以说，档案，一定要充分利用才能体现其价值，单位的各位领导也一定要重视档案的管理单位的发展才更有可能蒸蒸日上。

参考文献

[1]薛四新.主编.《现代档案管理基础》.2007.1.

[2]王丽.《科技信息》，2010，02（23）：242-242.

[3]吴琼英.《办公室业务》，2014（1）：74-74.

（作者单位：巨野县人力资源和社会保障局）