关于加强档案信息化建设的几点思考

陈常军?孙张峰

[摘 要]档案信息化是国家信息化战略在档案领域的具体体现，是档案事业发展的战略目标。现代社会已进入信息的高速公路时代，电脑、多媒体逐渐走进各行各业，成为各项工作中不可缺少的好助手，档案工作的信息化管理已是必然趋势，采用现代化信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化、提升档案管理水平和服务效率，最大限度地满足社会档案需求，是档案信息化工程建设的主要目的。

计算机网络的发展促进了档案信息化建设的进程，数据库技术、网络技术、数据存储等各种信息技术的迅猛发展，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了前所未有的技术条件，网络基础设施不断改进完善也为档案信息化建设创造了良好的硬件环境；同时实现档案信息资源共享，为社会提供全面、准确、快速、方便的档案信息服务提供保障。

[关键词]计算机；信息化建设人才

一、领导重视群众参与是档案管理信息化建设的根本保证

近年来，要求“协同政务”、“一站式服务”的群众呼声日益高涨，通过政府自上而下的大力推进信息化建设，各级领导的认识水平得到很大提高，特别是一些直接涉及民生领域，如人力资源和社会保障等政府民生部门，业务种类多，覆盖面大，要让领导充分认识档案信息化的重要性，认识到档案信息化对企业各项事业创新与发展的重要性，切实把档案信息化提高到政府改革的高度来对待，把档案工作落实到实处，把档案工作纳入主要领导的议事日程，纳入部门的考核，纳入档案人员的职责范围。做到领导保证、人员保证、时间保证、经费保证。

二、发展信息管理平台的一体化建设是档案管理信息化的必要条件

文件、档案一体化管理的技术保障是计算机和网络技术为代表的信息技术。数字化技术的应用和推广简化了文件、档案管理的工作程序、提高了文件、档案管理的工作效率，并且也改变了文件的生成方式和载体性质。网络技术的出现改变了文件运转的的方式和特点。这些都使得文档一体化管理有了实现的技术基础。

针对档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，档案人员工作量加大以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体和依靠网络共享档案资源。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。

五莲县人社局统一档案管理平台。以“OA”为基础，在OA办公系统平台中，文件承办完后，通过一个数据接口，将需归档的文件材料自动转入档案管理系统中，实行文件和档案一体化管理。OA办公系统平台是一个功能完善，操作简单，兼容性和安全保密性强的档案管理系统，对硬件设备要求相对较低，具有管理实体文件、档案目录和电子文件、档案原文的双重功能，能根据单位的自身职能特点和专业信息要求制定数据标准和规范，并随着业务处理平台的变化而改变工作方法，提高工作效率。各科室可以通过本单位局域网，对本单位的文件及档案资料进行查询利用，充分借助OA办公系统平台的基础，实现文件数据库和档案数据库的信息资源共享，提供给各级领导及业务人员利用，并从系统的角度出发，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，以期发挥各自及总体最大效能，从而提高各类机构管理效能。

三、强档案信息化人才队伍建设是信息化档案建设的保障。

档案管理信息化对档案管理人员来说是一个全新的领域，需要学习计算机技术、通信技术、网络技术等现代信息技术，需要学习档案管理信息化规章制度和标准，需要和计算机系统管理人员沟通，并参与到管理系统的开发应用中去。加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，普及信息技术知识，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能，坚持把档案信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入培训计划，是强化档案信息化人才队伍建设的前提和保障。根据档案管理信息化进程的需要，要通过培养人才、引进一些素质高、热爱档案事业、专业技术知识和实践经验丰富的人才来从事档案事业，做好收集和分析档案利用效果的信息工作，为了解社会和生产部门对档案的需求的走向，分析掌握档案利用动态，不断改进和加强自身工作奠定基础，同时也是提高服务质量的一条重要途径。

四、积极充分利用好现有信息化资源是重要的过渡

要利用现有信息化资源克服“等”的思想。要利用现有计算机设备已可以把现有的档案资料从“零”开始，不能因为档案管理高科技的信息化设备不到位便将现在的所有档案材料藏于“死库”，把档案资源逐步推广信息化，如通过普通的办公軟件也可以实现按类储存、实现方便的查询、提高案卷的质量、建立档案目录数据文件管理等工作。

五、加强档案信息化的安全管理

电子档案的网络共享服务要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保生产经营和管理活动记录的完整性与信息的安全性。

1.建立规范的管理机制。在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。

2.创新档案管理制度。档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。

总之，在高科技、信息技术迅猛发展的今天，对档案管理的要求也就会更高，对档案管理人员的要求也会越来越高。为管理好档案，就要使管理者与现代技术二者更好结合，不断提高操作、探索、掌握信息技术的能力。运用娴熟信息技术管理档案，不断提高档案管理的质量和效率，使它真正成为档案管理的有效工具，实现它的最大效能。

参考文献：

[1] 高朝霞.档案的一体化管理模式浅探[j]《科技创新导报》2011年第18期.